【起床後的黃金 1 小時】成功人士培養高效率的「5 個秘密」:不要先處理別人的問題

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《VO》導讀:

你知道嗎?早上起床後第一個小時內做的選擇,會大大影響我們當天做事的效率。因此,只要學會好好利用晨間時光,便能夠有效提升自我專注力與生產力。但具體該怎麼做呢?讓我們從成功人士的經驗中,學習早上到底「該做什麼」以及「不該做什麼」。

(責任編輯:陳奕安)

文/「我的晨型人生」網站(mymorningroutine.com)創辦人 班傑明.史鮑、麥可・桑德

「無論當天是要寫作、設計或畫畫,都要從持續練習、實踐晨間習慣開始。」— 艾兒.露娜(Elle Luna),藝術家、作家

通常早上是我們精神最好、活力最充沛的時候,因此,看到許多成功人士利用起床後前幾個小時盡可能地提升自我專注力與生產力,我們完全不意外。

這種習慣會隨著時間變得越來越重要。插畫家與作家馬斯.多利安(Mars Dorian)就說:「近幾年來,我的晨間習慣變得更緊湊、目標也更明確。年紀越大,我就越不想浪費時間。」神經科學博士達雅.羅斯(Darya Rose)也說:「早晨會讓大腦做好準備,決定接下來一整天的運作模式。 你想變得容易分心,像無頭蒼蠅一樣在一大堆事情間繞來繞去?還是想集中精神,有意識、有目的地選擇自己要做的事?我個人比較喜歡後者,因為這樣我才能完成更多事、端出更好的成果,而且在那種狀態下,我的壓力會減少,態度也更為積極。所以我會盡量讓早晨時光保持簡單、井然有序。」

當然,不要為了這段高專注力與高生產力的時間而犧牲自己的家庭。找到個人內在的平衡非常重要。無論是在家或是旅行途中,與家人一起享受平靜的早晨都能提供你所需的燃料,讓你一整天工作更有效率。用美國華盛頓州檢察長鮑伯.佛格森(Bob Ferguson)的話來說:「我希望孩子每天都能有個好的開始 ⋯⋯ 晚點上班、晚點開會或晚點做其他事都很簡單,但我無法保證自己晚一點一定有時間陪他們,所以我想把早上這段時間留給我的孩子。」

請嘗試以下五項練習,看看你能不能變得更專注、更有生產力:

擬定待辦清單,確實完成所有待辦事項

「擬定待辦清單,確實完成所有待辦事項」是提升整體專注力與生產力的第一步。建議你可以在當天下班或工作結束後,將隔天的待辦事項寫下來 (用紙筆或數位方式記錄都可以),這樣第二天坐下來開始工作那一刻,你手邊就會有完整的待辦清單。

這個方法能有效減輕「決策疲勞」,因為你知道這一天該做什麼,不會像以前一樣容易分心、繞著一大堆不重要的事情打轉。制定待辦清單能釋放你的心,讓你不再為了重要任務煩憂,寫下來就表示你隔天一定會記得(去做)。傑瑞米.佛戈法官在訪談中告訴我們,他每天早上都會「仔細思考哪些是真的必須完成的正事(而不是一大堆占用時間的瑣事),以及要怎麼做才能做到最好」。

我們很鼓勵你用這張清單來釐清工作,並將其轉化為自我動力,但是千萬不要讓清單滿到超出個人負荷,導致最後累癱,什麼事都沒做。 清單上只要列出五到六個項目就好,除此之外,你可以穿插幾個比較輕鬆簡單的工作,讓自己淺嚐一下勝利的滋味、享受完成任務的成就感 ,這種感覺非常關鍵,絕對不可小覷。若你發現自己無法在一天內完成三件事,那就減少項目,就算清單上只有一件重要事項也沒關係,完全不嫌少。

假如你在工作時突然想到新的待辦事項,除非這些任務非常緊急、一定要在當下立刻完成(不過通常都不是啦),否則就另列一張清單(也就是「暫存清單」),這樣你在寫隔天的待辦清單時,就可以把當天尚未完成的任務及暫存清單裡的項目列進去。

如果沒有提前擬好待辦清單也沒關係,早上上班或工作前寫就可以了。不過一般來說還是在下班或工作結束後擬定比較好,這樣隔天一早就能馬上進入狀態。

先做最重要的工作

待辦清單上的項目一定要排出優先順序 ,不然沒什麼用(除非你是個自動自發、紀律超嚴謹的人)。抓完順序後,記得,先做最重要的工作。

每個人都有過這種經驗:明知道自己手上有一、兩件應該要完成的事,最後卻選擇其他比較簡單的事來做,這種情況我們稱之為「積極拖延」(positive procrastination)。如果只是偶爾發生,的確能創造出一定程度的成果和價值,但如果想讓待辦清單發揮正確的功效,一定要先做最重要的工作。

現在你已經知道最重要的工作是什麼了。實際上做起來可能不太輕鬆,不過一旦跨出第一步,著手處理那些很想做、卻一直延宕的事(例如需要全神貫注才能好好完成的工作),或許你會發現過程非常有趣,甚至很享受也說不定。

喬治城大學電腦科學系副教授卡爾.紐波特(Cal Newporter)在他二○一六年出版的《Deep Work 深度工作力》(Deep Work)一書中將「深度工作」定義為:「在不分心的狀態下進行專業活動。這種專注可以把認知能力推向極限,而這些努力可以創造新價值、改善自身技術,讓他人難以模仿。」相反的,「淺薄工作」則是:「往往在分心狀態中執行且無需高認知能力的後勤類工作,這些努力通常無法創造出多少新價值,他人也很容易模仿。」

這就是你的首要任務。用簡單一點的話說,就是 把早上這段時間拿來思考工作,其他枝微末節的小事留到下午再做吧。

不要一大早查看電子郵件

大部分的人一大早就打開電子信箱或登入社群網站,然而這種行為會嚴重削弱個人的晨間生產力。

起床後立刻查看電子郵件」表示你用當天的現實來喚醒自己,這種方式會讓大腦承受極大的壓力,導致你態度消極(而非積極),因為你決定先去承擔他人的需求,而非處理自己的需求。 正如企業家兼作家朱利安.史密斯(Julien Smith)所說:「(一早起來就)看電子郵件,然後其他什麼事都沒辦法做的感覺真的很討厭。」

不看電子郵件與社群網站能讓你更容易掌控自己的思緒。假如生活中需要一點紀律,可以移除社交軟體、關閉手機通知,或至少設定隱藏,不要讓這些訊息(及其他應用程式)跳出來、顯示在鎖定螢幕上;這樣一來,你就必須先認真完成手上的工作才能悠閒地滑手機、做其他事。要是這些方法全都沒用,那就在早上生產力最高的這段時間把手機放到別的房間吧。

「說到電子郵件,最糟糕的反應就是『回信』,因為接下來只會你一封、我一封,沒完沒了。」—— 史考特.亞當斯(Scott Adams),超人氣漫畫《呆伯特》(Dilbert)創作者

打開電子信箱的那一刻,你就進入了被動反應模式,開始處理他人的需求與計畫,而非完成自己的工作 ,無論你是受雇員工或自行創業都一樣。千萬不要讓任何人(老闆除外)阻礙你和當天所需執行的任務;至於其他的事,都是別人的問題。

你可以視工作環境的嚴苛程度適當調整這個方法,以確保自己能在早上掌握重要訊息、無所遺漏,同時減少查看電子郵件的頻率(搞不好你晚一點回覆,問題就自行解決了。)關於這種情況,軟體工程師與多元化支持者崔西.周(Tracy Chou)提出了一個絕佳的應對策略:「我會一大早查看電子郵件,但我只會回覆那些用一、兩句話就能快速解決的信。」

早上一定要保持積極主動的態度,不要陷入消極被動的漩渦。 畢竟你可能一直到死都還是會收到電子郵件。

排除晨間會議與電話聯繫

如果你發現工作時間經常被一大堆會議吞噬,請試著與相關人士或部門協調討論,減少參加會議的次數。你可試著展現決心說服老闆,表示自己一定會好好利用會議的時間努力工作,說不定他們就會允許你缺席一些比較不重要的會議(請把這件事視為長遠的目標,逐步減少參與會議的次數)。

雖然實踐這個方法的可能性與成功率取決於個人的職業、工作內容及資深程度,但我們還是建議你盡量試著把晨間會議與電話聯繫的次數降到最低。

「執掌派拉蒙影業那段期間,我幾乎每天早上八點半都要開早餐會議。離開派拉蒙兩年後,我就不再每天安排早餐會議了。」—— 雪莉.蘭辛(Sherry Lansing),好萊塢史上第一位領導電影製片公司的女性

假如早上是你生產力最高的時段,那把這些寶貴時光浪費在開會與電話聯繫上真的很沒道理,而且老實說這些事通常也不需要你火力全開、發揮百分之百的實力去做。 作家蘿拉.范德康(Laura Vanderkam)就說:「安排日常行程時,我會把早上的時間空下來,讓自己好好專心,等到上午十點半後才開始用電話。雖然有時還是會破功,但我試著盡量堅守這項原則。」

若你的職位角色可以對他人需求設下界限,請清楚表示自己每天方便的會議與電話時段為午餐時間前、接近中午這段時間,或午餐時間後的下午一點到兩點,同時確保他人尊重這些界限(若是與他人共用行事曆,可以把早上的時段標記為「已安排」),只有在非常例外的特殊情況下才能打破這項原則。

化大目標為小目標

也許你有聽過「要怎麼吃掉一頭大象?一次一小口慢慢吃」的說法(類似「九層之臺,起於累土;千里之行,始於足下」,亦即所有遠大的成就都是從細微的小事開始的)。雖然我們建議早上還是吃清淡一點比較好,但如果你想好好運用晨間時光來完成最重要的工作,一定要把這句話聽進去。

沒有人能一頭栽進遠大又充滿野心的驚人計畫,同時又期待自己能立刻攻頂、達成所有預先設想的目標。這種大規模的工作不僅需要妥善控管、掌握進度,也需要拆解成多個小任務,也就是「一次一小口慢慢吃」。 如果你想在早上(也就是日常生活中的責任開始步步進逼前)完成最重要的工作,請將它化為一個個可行的小目標,然後再著手處理,因為這些小目標不僅容易上手,也很容易完成。

反向操作

要是早上偏偏不是你生產力最高的時候,而且不管再怎麼努力都一樣,那該怎麼辦呢?

作家克里斯.古利博(Chris Guillebeau)說:「自己的習慣就是最好的習慣。 像我都在早上看電子郵件,而且晚點才會運動。如果有人提倡相反的做法,那也很好,但我認為大家都應該要找到最適合自己的方式,而非一味模仿別人。」想找到最適合自己的方法,一定要睜大眼睛、拿出實驗精神,嘗試一下截然不同的工作模式,並觀察一、兩個星期,接著再轉換跑道,而採取新的模式後也同樣要堅持一段時間,看看成效如何再做定奪。

如果你下午、甚至是晚上的工作效率比較高、成果也比較好的話,可以把上述建議全都顛倒過來、反向操作 ,也就是在早上這段生產力低落的時間處理電子郵件、行政工作與枝微末節的小事,將生產力最高的時段留給最重要的任務。

如果因為工作的關係必須一大早就查看電子郵件,這點完全可以理解,再說我們也不想提出什麼會害你被炒魷魚的建議。在這種情況下,你可以採取中庸的方式,在工作時過濾電子郵件,好讓自己能妥善掌握、了解當天有哪些必須處理的事項,接著投入最重要的工作,每隔一小時(或你方便的時間)就看一下信箱,這樣你就能即時回覆緊急或重要的訊息。

職場心理學教練與專家梅樂蒂.威爾汀(Melody Wilding)表示:「大多數人都知道自己在特定時段的生產力比較高,但重要的是你有沒有能力找出這些時段,並據此調整自身的行程計畫。 好好注意一下自己何時最有工作效率吧。」

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(本文書摘內容出自《起床後的黃金 1 小時》,由臉譜出版授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)


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