《VO》導讀:

PDCA管理術,是專案管理中很重要的技巧,該怎麼執行這個循環?行為科學家石田淳認為,我們通常都強調規劃(Plan)跟執行(Do),但後半段的檢視(Check)與改善(Act)在行為科學中其實是很關鍵的兩個要素。

(責任編輯:鄭閔文)

文/行為科學管理研究所所長 石田淳

所謂的PDCA管理循環,是讓生產管理或品質管理等的管理業務,都能順利進行的一種技巧。PDCA是由規畫(Plan)、執行(Do)、檢視(Check)、改善(Act)的英文單字首字母所組成的詞彙,意指依據這四個階段重複循環來改善,就能提升品質。想要成為高手,執行PDCA管理循環是很重要的。

聽到「練習」時,只限於「規畫(Plan)=規畫練習的計畫」和「執行(Do)=實際上的練習」這兩項就可以了嗎?實際上,只執行這兩項技巧,是無法變厲害的。因為你很有可能在同一個程度裡打轉。一定要一開始就在整個過程中,加上「檢視(Check)」和「改善(Act)」,才會有進步的上升循環。

總之,要有「下一次如果改成這麼做的話,結果會變得更好嗎?」這種「檢視」的假設,並在下一次練習時實際試做看看,也就是所謂的「改善」。正確的模式是,在連續一週、兩週的練習之後,內容會改變,練習的品質也會提升。

高手會注重「行為」,而非「結果」

高手能放下「結果」。為什麼呢?因為結果是無法控制的。跟對手團隊比賽時,一定會有一方勝利、一方失敗。雖然任何人都有想獲得勝利的心情,但現實就是這樣的。對於「比賽得勝了嗎?」「工作上的合約拿到了嗎?」「考試及格了嗎?」這些結果,都是自己無法控制的。

那麼,高手在意的是什麼?就是「自己的行為」。為什麼呢?因為自己的行為可以由自己控制。例如,不知道這次的比賽能否獲勝,但是自己能夠為了獲勝而做出努力。也就是說,分析對方團隊的戰術,磨練己方團隊的技術,就能提高勝利的機率。

心中不要煩惱「自己無法控制的事」,要集中精神在「自己可以控制的事」上。若想要成為高手,這點是非常重要的想法。

NG常犯的錯誤:只會想到不好的結果

那種「想要贏」、「想做好」的心情愈強烈,就愈容易想像到不好的結果。我能理解這種心情,但請不要放任這種不安,就去行動吧。試著寫出讓自己感到不安的地方,然後試著去做能夠消除那種不安的行動,就算時間很短暫也無妨。重點是,要讓身體動起來。

高手會回顧自己的行為

在前面曾提過「PDCA管理循環」,這是讓生產管理或品質管理等的管理業務都能順利進行的一種技巧。這種想法是認為以「規畫(Plan)→執行(Do) →檢視(Check)→改善(Act)」循環不斷重複進行,就有可能持續改善。

一個人若想變得厲害,也要根據「PDCA管理循環」來行動。特別是在變厲害這件事上,最重要的關鍵是去做「規畫(Plan)」和「執行(Do)」,並且有著「檢視(Check)=回顧」的習慣。

關於「回顧」,或許很少聽人談起,主要有三個回顧重點:

1.        做得很好的事。

2.        想要改善的事。

3.        哪裡可以做得更好?

將上述事項做定期回顧並寫下來,就可以了。

NG常犯的錯誤:只做到「規畫」、「執行」就結束了

如果不做「檢視=回顧」,就沒有時間去思考哪裡要怎麼做才會更好,也會找不到接下來要說明的「關乎成果的精確定位行為」(參照第124 頁)。因此,就算下次再練習,也只是重複同樣的行為,進步速度就會變得緩慢了。

高手會找到「關乎成果的行為」

關乎成果的行為,在行為科學裡稱為「精確定位的行為」。高手能找到精確定位的行為,並因此持續進步。

關乎成果的精確定位行為是什麼呢?我們以「快走」為例來思考看看。改變手的擺動幅度,或是改變腳抬高的方式後,試著快走好幾次,若是發現手快速擺動就會大幅縮短快走時間的話,「手要快速擺動」就是精確定位的行為。

還有,精確定位的行為在一個人逐漸變厲害時會有所轉變。對於手的擺動速度已經提升的那群人而言,下一個精確定位的行為是什麼?這就有必要做很多嘗試,以便把它找出來。

要找到精確定位的行為,最重要的就是回顧習慣。現在,為了讓自己變得更厲害,請在回顧時找出精確定位的行為。

NG常犯的錯誤:只練習而不思考

你總是抱持著「要進步,就只能一直練習」的心情,不管三七二十一的拚命做嗎?持續練習本身是很好的,但是如果有思考「什麼是關乎成果的行為」,練習的品質就會有劇烈的變化。請務必思考看看。

高手會讓行為的紀錄具體可見

高手很會自我鼓勵。那麼,實際上要用什麼方法來鼓勵自己呢?其中有一個方法是讓行為紀錄「具體可見化」。我特別推薦的方法是將紀錄轉化為點數卡。為什麼呢?因為人類有一種「累積點數就很開心」的心理。

準備好了。練習好了。唸好了。一開始就設定好規則,當自己做了某個行為後,就會獲得點數。例如,跑步的話,可以設定為「跑30分鐘可以得到一點」。完成行動後,就在筆記本上貼貼紙,或是在日曆上畫圈,這就是點數卡紀錄。

或許有人會認為:「咦,累積點數很有趣嗎?」但是,就像蒐集怪物的智慧型手機遊戲在全世界引起話題,那也是因為「累積點數就很開心」的心理所導致的。這個效果在世界各地都被「證實」了。

NG常犯的錯誤:只展現「結果」

只把「結果」(如減肥時的體重、取得資格的模擬考試成績等)展現出來,就「清楚自己的變化」這部分來說並不是一件壞事。但更重要的是,要讓「行為」具體可見化(如減肥時的跑步量、為了取得資格的讀書時間等)。讓我們持續行動,累積更多點數吧。

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活動辦法:只要填寫表單,就有機會抽中《行為科學的魔法》
抽獎日期:於 2018/11/27 中午截止並抽出 2 名 VO VIP

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(本文書摘內容出自《行為科學的魔法:52個技巧,鍛鍊更厲害的自己》,由如果出版社授權轉載,並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。)