運用「紙一張」, 讓會議更有效率

那麼,TOYOTA 所用的「紙一張文件」,實際上是如何發揮功效的呢?讓我來介紹一個案例。

首先,是會議的資料。

我發現 TOYOTA 的會議相關資料主要有兩個功用。第一是「減少無意義的會議」、第二是「讓會議順利進行」。在 TOYOTA 開會的時候,負責會議的工作人員一定要預先準備開會用的資料。

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開會的目的、現況、議題等,將會議必需的資料整理在一張紙上,並放在每一位與會者的手邊,因此與會者沒有人空著手開會。在這種資料上,幾乎可以說必有的「TOYOTA的紙一張文件」的特徵就是「框格」。

希望在會議中提出的議題可以預先整理成各個主題,視覺上內容將會「具體」地呈現在框格內。如此一來,這張文件中到底有幾個已經整理好的議題、今天的會議內容是什麼,全部一目瞭然。看到「空白框格」,就會產生填寫的欲望再加上,有時會刻意預留「空白框格」,好讓與會者填寫會議的結論。

例如,會議的目的是希望集思廣益想出一個對策,「對策」的議題下必須預先做好空白框格。框格內什麼都沒寫,讓它空白。如此,當會議出席者看到文件時,自然就會注意到空白的框格,也會自然而然地將精神集中在「對策」上。這樣的框格排列比預期的更清楚明瞭。

例如,你一定聽說過「如果將你的夢想或願望寫在紙上,會比較容易達成」的說法吧?雖然聽過這種說法,實際上真的寫在紙上的人意外地少。再來看看日本七夕的紙片或廟宇的許願木片,恐怕很多人都曾在這種紙片或木片上寫上願望吧?

當連紙片或木片都沒有的情況下,請你寫出許願的事,可能大部分的人都寫不出來吧!但如果拿一張紙片短籤或紙片放到任何人眼前,對方就會產生想寫的心情。說不定很多人都會想寫寫看。

也就是說,如果眼前有一個空白框格,人們就會集中精神,產生想「填寫」的心態。這是因爲人的視線會無意地朝向一個空白的四角形框格中間,精神也比較容易集中。紙片或紙片短籤也是空白框格的一種,會讓人不禁想寫些什麼。

完成的「紙一張」,就可直接成為會議紀錄有能力的 TOYOTA 員工,不管是刻意或不是刻意去做,他們總是在會議資料中巧妙地運用框格的特性。在會議資料中加入框格後,與會者就會順應框格上所記載的主題,而把注意力投向框內的資訊。

再者,隨著場合的不同,也會刻意準備空白的框格。如此一來,利用與會者產生想填寫空白框格的心理作用,最後討論的方向也自然朝向統整為「填入空白框格的內容,與目的相符的內容」。

討論時既不易失焦,就算偏離主題,因為有這個框格,也會立即修正回來,讓討論的方向再度朝原來的目標前進。因此,框格所帶來的提昇集中力效果比預期的還更強。

當我擔任會議的工作人員時,經常在必要時也會準備有空白框格的文件。而且在會議開始時,我會先宣布:「在今天的會議中,希望各位能花一點時間將建議填入框格內,請大家支持指教。」如此一來,會議就會更順利地進行。

此外,會議結束後若必須寫會議記錄,也可以活用這個空白框格。開會討論時,如果有人提出的意見被認為「這就是今天會議的重點」,就立即將那人所說的內容填入框格內。

如此一來,完成的一張資料就直接成為會議紀錄。不需等到開完會後再去整理成其他文件,節省很多手續。預先準備好「一張」有空白框格的紙,不僅可減少會議拉長的時間,會議記錄也在會議結束時同時完成,可獲得一石二鳥的效果。

會議的資料中加入空白的框格—。只是這樣做,手上的文件就變成「有功效的一張紙」。如何?下次參加會議時,一定也要在會議上試試這個方法!

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(本文由天下雜誌授權刊載,全文摘錄自《在toyota學到的只要紙一張的整理術 》。;首圖來源:Brentano fabrics CC Licensed;禁止轉載)