「效率高的人,是從不說忙的!」聰明分段 3 步驟,不論生活或工作都不再瞎忙

真正工作效率高的人,是從不說忙的!」工作效率高的人其實工作量也相當大,但為何還是可以空出時間來呢?

反而是,每天嘴巴上時常掛著「好忙喲~」習慣的人,不論自己再努力,還是會被週邊的人貼上工作效率差的標籤…

為了不讓工作量讓生活感到忙碌,首先把手邊的工作檢視一下,先劃分出“整理出非做不可的事”。再從“整理出非做不可的事”當中,介紹大家如何聰明分段進行 3 步驟。

步驟 1:即使再細小的事也記錄下來

「到底哪些是非做不可的事?」、「到何時為止一定要完成?」等,這些繁瑣事項能全部清楚記住的人一定不多。為了要搞清楚狀況,首先先認知清楚自己還有多少工作沒完成,了解“現狀”是相當重要的環節。

建議,隨身攜帶一本專用記事本把「TO DO =(非做不可的事)」都清楚記錄,儘量養成馬上記下的習慣。這個時候,像是「要回電給誰~」「下班後要買牛奶回家」等,不論重要或不重要的小事全部學會記錄下來。

步驟 2:將「馬上可執行的事」先行處理

從第一步驟記錄下來的所有事情中,將“馬上可執行的事”就先完成吧!

不是最重要,或是稍後再處理的事,就可以從 TO DO 的項目中依序完成。而且,確認完成的事就可以畫上斜線刪除。一眼望去要做的事項目漸漸少去,腦中自然產生「順利執行中」的訊息,心情也跟著變輕鬆唷!

若每天都想著自己還有好多事要等負面思考的話,就會影響心情生活步調變混亂。所以儘量去看自己完成了多少事,不要去數有多少事還沒做,這樣才能正面思考充滿能量。

步驟 3:剩下的部份,再記錄到行事曆內

記事本是將 TO DO 的事隨時記錄,再將馬上可執行的事先完成,之後就開始針對其他的事做先後的排序。

不過,若每天看記事本發現 TO DO 的事不斷的增加,反而引發負面情緒,變得太多事沒完成。建議大家,剩下的項目就依照需執行的時間,正確的轉寫記錄在行事曆中吧!

使用公司的線上行事曆管理的人,又或者習慣手寫行事曆的人,都會將 TO DO 的執行時間與過程分段正確填入。這個時候,其中一個非做不可的事分段進行轉記在預定日裏是一個重要環節唷!

例如,「5 月底前報告要完成」的事項要進行,就可以自行規劃分段進行的時間「5 月 13 日:決定標題」、「5 月 15 日:規劃報告流程」、「5 月 20 日:完成 powerpoint」、「5 月 25 日:email 給上司相關資料確認」。將每段工作內容區分清楚,並規劃出必需完成的執行預定日。

重要的事項漸漸地越來越多時,就更需要沈著地清楚知道完成的時間,以分段的方式按照行事曆進行就不會手忙腳亂囉~以上提供不論工作或私生活都聰明分段進行 3 步驟的撇歩給大家參考!

工作效率高的人或許就有執行以上 3 個步驟唷!不過,若自覺自己容易手忙腳亂的人,或者老是覺得自己很忙的人,不妨試試看吧!

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(本文由水 day 授權刊登,原文標題:我做到了!不論工作或私生活都聰明分段進行 3 步驟 ;未經允許禁止轉載。)


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