《VO導讀》：麥肯錫管理顧問公司創立至今88年，最強大的核心能力，就是「正確定義問題」。而他們都是怎樣準備、怎樣上台？麥肯錫菁英們有個不成文的說服技巧，那就是由上而下的簡報，再搭配策略性的服裝、表情和動作，就算是世界級難搞的客戶與問題，也能輕易被解決！
由上而下的簡報要這樣做
由上而下法的基本結構是：清楚傳遞訊息–> 描述根據–> 再度確認訊息
一般而言，聽者除了眼前的簡報發表者之外，還會因外在的許多事情而分心，不太可能全神專注傾聽所有說明。所以，為了使聽者至少能夠了解此次簡報最想傳達的事情，反覆說明自己的主張非常重要。
此基本結構，適用於整份簡報及個別頁面的說明。
主題→訊息→佐證→訊息
接下來，用由上而下法的簡報（發表）基本架構，來解說一般的基本頁面
❶ 先閱讀「主題」，告知聽者接下來要說明的事項，讓聽眾的大腦進入容易接收訊息的狀態。
❷ 接著說明該頁面的「標題訊息」。在簡報開始，告訴聽者該頁面最想傳達的訊息。
❸ 再闡述足以佐證標題的根據一（佐證訊息）。
❹ 闡述足以佐證標題的根據二。
❺ 闡述足以佐證標題的根據三。
❻ 最後回到「標題訊息」，重新確認該頁面的訊息。
實際練習
接下來，我用具體的例子來說明訊息傳遞的基本架構（如下圖）。簡報發表順序的具體例如下：
❶ 「首先，我要說明的是今日簡報的重點（主題）。從結論來說的話，
❷ 就是『不實施根本性改革，本公司業績將無望回升』（標題訊息）。必須實施根本性改革的理由如下：
❸ 第一，本公司產品在品質方面有缺乏競爭力的傾向。（根據一）
❹ 第二，競爭同業果敢打出低價策略。（根據二）
❺ 接下來，必須實施根本性改革的第三個理由是，因顧客需求細分過度，本公司的既有產品已不足應對。（根據三）
❻ 基於上述三個理由，得到『不實施根本性改革，本公司業績將無望回升』的結論（再次強調訊息）。接下來，我將進一步探討必須實施改革的三個理由。」
連接詞不可或缺
簡報發表能否順暢，與上一個重點說明，能否順利轉移到下一個重點說明，有極大的關係。
簡報發表順暢的成功關鍵在於，是否使用合乎邏輯的恰當連接詞，例如：「具體而言」、「儘管如此」、「因為」、「結果」等。使用合乎邏輯的連接詞，讓上一個重點能順利連接到下一個。
請在簡報之前，充分了解各訊息間的關係及關聯。
策略性的簡報穿著與臉部表情
人重要的是內在，並非外表。這句話一點也沒錯。但是，發表者外表給人的印象，對簡報整體評價有極大影響的事實，也不容忽視。所以服裝穿著務必配合TPO。(意指：Time,Place以及Occasion三字)
舉例來說，蘋果電腦的前總裁史蒂夫‧賈伯斯（Steven Paul Jobs，1955-2011），總是穿著高領毛衣和牛仔褲出席產品發表會。因為這是最符合象徵業界榜樣的高社會地位、高科技、革新性、自由奔放、創造性、聽者都是麥金塔迷……等設定的服裝。
但如果是同屬高科技產業的創投新企業的年輕社長，向投資法人做簡報，賈伯斯式的穿著就不適合了。在這種情況下，不論男女都穿西式套裝最為合適。
做商業簡報時，男性的規定服裝是深藍色或灰色的西裝，避免穿著粗條紋或格紋西裝。若無特別理由，記得扣上西裝外套的鈕扣。領帶最好選擇深紅色或藍色系列，避免選用給人輕浮感的明亮紫色，或駭人的粉紅色。
女性則可以穿著稍微亮麗的套裝，但要注意避免使用過於花俏的領巾，以免給人走伸展台的感覺，分散聽者的注意力。同樣地，耳環和項鍊等飾品也要避免過於華麗。鞋子也是一樣。另外，有些女性會因為站立的位置和聽者有一定的距離，而刻意化妝以加深印象，這固然有其道理，但也要避免過於濃妝艷抹。
這不是自拍，頭髮不要遮到臉
髮型要避免遮到眼睛。因為這不僅會妨礙眼神交流，也會帶給聽者鬱悶的感覺。頭髮遮蔽到臉部時，難免會無意識地用手指梳理頭髮，但常常這麼做會給人不好的印象。而且，頭髮遮到臉部，簡報發表者本身的視野也會因此受到遮蔽，看不清楚投影機和器材。女性可使用不顯眼的髮夾，男性則建議使用沒有黏膩感的髮膠，固定前額的頭髮，避免遮到臉部。
臉部表情與肢體語言要配合主題
露出配合簡報內容的表情，也是服裝儀容的一環。嚴肅的內容，要用正經的表情；輕鬆的內容，就用開朗的表情。主題和表情不一致，會帶給聽者矛盾的感覺，造成認知性的不協調。這會讓聽眾在無意識中感到極大不快。尤其是為了不幸事故、意外事件而召開記者會時，時常可以看到發表者不自覺地露出不適當的微笑。這時，請務必注意自己的表情管理。
除了簡報內容要和表情一致外，也需注意身體動作和內容的一致性。如果是開朗的主題，採用較誇大的手勢，並不會給人奇怪的感覺，甚至可以在舞台上四處走動。但如果是沈重的主題，動作就要盡可能減少，並放慢速度。
表情和動作，會反映出發表者本身的個性。有些人個性開朗、動作大喇喇；有些人則個性陰鬱、動作謹慎小心。並沒有規定所有發表簡報的人，都要用開朗的表情、誇大的手勢做簡報。因為簡報發表者首要重點是，努力把自己想要說的話傳達出去，然後再根據自己的個性，表現出和主題相符的表情和動作就可以了。
不把玩簡報筆，甚至你不該用！
簡報筆（指揮棒）屬於簡報器材的配件，一定會事先預備好。簡報筆確實具備便利性，可用來指點螢幕上的小細節，還可當作發表者的權威象徵。但除了上述優點外，簡報筆的缺點反而更多。用簡報筆敲擊螢幕、下意識地隨意揮動、反覆伸縮、擔在肩上，有的人還會用筆指著聽眾，或是把筆當成護身符似地雙手緊握。這些都是在使用簡報筆時應注意的小地方。
如果會議室準備的螢幕，是運用雙手即可指點的大小，不妨丟掉簡報筆吧。
另外，雷射簡報筆更是需要謹慎使用的工具。因為它的光點不顯眼，而且在螢幕上的移動速度又快，非得使用的話，請務必定點指向要提醒聽者注意的地方，避免在螢幕上隨意旋轉。
利用排練影片自我檢查
若能在正式簡報之前錄下排練影片，就可以全面性地客觀檢視，自己在聽者眼裡的形象，例如：確認自己站立的位置、姿勢、眼神交流、身體和雙手的動作、表情、音量、說話速度、發音、噪音等。可以的話，再請旁人幫忙拍攝臉部、雙手、雙腳等部位的特寫，以觀察身體的微妙動作。觀看自己的影像會讓人感到害羞，但請克服這種感覺，仔細觀看影片，花時間改善不自然的舉止。
延伸閱讀：
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（本文由大是文化出版《麥肯錫不外流的簡報格式與說明技巧》授權刊載；首圖來源：NASA Goddard Photo and Video，CC Licensed；禁止轉載。）
