《VO導讀》:簡報的大學問可不只是所需的投影片、講義和腳本,接著就只剩下等待簡報當天的到來了。為了避免各種突發狀況,簡報前還需要面對一些容易略的小細節,準備各式各樣的器材與設備是必須得列進行程清單的呦!

  • 預約場地

會場的大小依觀眾人數而異。如果觀眾只有十人左右,或許可以使用公司內的會議室,但如果觀眾人數多達五十或一百人,就必須預約大型會議室,或租借外部會議廳。必須注意的是,某些熱門的場地可能在兩、三個月前就已經訂滿了,所以必須盡早預約。此外,如果要在已預約好的會場進行簡報,也可以事先取得場地大小的資訊。

  • 準備電腦

如果可以的話,建議不要使用會場準備的電腦,而是自己平常使用的筆記型電腦。因為自己的電腦操作起來比較順手,就算臨時出了什麼狀況,也能很快靜下心來處理。不過,有些場地只允許講者使用他們準備的電腦,因此必須事先確認。

  • 準備投影機和螢幕

一般都會使用會場附設的螢幕和投影機。請事先調查相對於會場面積與觀眾人數來說,螢幕是大還是小。如果會場的螢幕較小,就必須修改投影片,例如放大字體。

另外,最好可以事先拿當天要使用的電腦和投影機進行連接測試,確認可以正常投影。有些投影機投射出來的影像會偏暗或有色差,也可能無法投影出完整影像,因此必須仔細確認投影尺寸。測試時,了解連接電腦與投影機的電線長度是否足夠也很重要,如果電線不夠長,必須準備延長線。

  • 準備白板

最近也出現整面牆壁都做成白板的會議室。講者必須先確認簡報會場使用的是安裝在牆上的白板,或是可動式白板。此外,簡報時也經常發生想在白板上寫字,結果白板筆卻沒水,或會場只準備細字白板筆,導致坐在後面的人看不清楚的情況。為了避免這種窘境,可以自行事先準備好新的黑、藍、紅三色粗字白板筆。

  • 準備音響設備

第一個要確認的是麥克風。麥克風的種類很多,包括有線麥克風、無線麥克風、頭戴式麥克風等等,請先確認會場準備的麥克風屬於哪一種。如果打算在簡報時播放音樂或使用音效,也必須先弄清楚音效設備如何接線,並確認連接方式,並考量應該使用自己的播放器,還是使用會場準備的設備等。

  • 準備桌椅

最適當的桌椅數量,應該是比預定參加的人數再稍微多一點。我們經常在簡報會場看到工作人員把用不到的桌子排在一起,或是靠著角落擺放。但基本上,用不到的桌子應該擺在會場外面,保持會場內部的清爽。椅子也一樣,用不到的椅子不要疊在會場內,應該收進倉庫或其他房間。

此外,桌子如何擺放也很重要。一張桌子要坐兩個人或三個人?要擺成幾排、幾列?如果參加的人數沒那麼多,桌子擺成ㄇ字型或口字型是否更有利於簡報進行?這些事情都必須事先考慮清楚。

  • 準備講桌

講桌主要是用來擺放電腦之類器材的臺子。除了考慮簡報時要使用講桌或一般桌子外,它們的擺放位置也很重要。如果講者是右撇子,講桌擺在螢幕左側比較好。這樣的話,就能一邊用左手操作電腦,一邊用右手在螢幕上指出重點。

  • 準備時鐘

時間控制對簡報來說很重要,所以時鐘是絕對不可缺少的器材。講者站在臺上時,可以正面看見時鐘是最好的,但並不是所有會場都會在正後方懸掛時鐘;話說回來,也不能因為看不到時鐘,所以一邊瞄手錶,一邊進行簡報,這樣看起來很不專業。如果會場沒有時鐘,或從講者的角度不易看清時間,可以準備稍微大一點的鬧鐘,事先擺在講桌上。

  • 其他設備

簡報時一定要準備要喝的水。因為說話會讓喉嚨很乾,雖然茶或咖啡也可以潤喉,但我還是建議準備較不刺激的白開水。此外,如果有遙控器的話,操作投影片時就會很方便,不用每次換頁都要在電腦旁邊敲鍵盤。依簡報需求,也可以準備指示棒或雷射筆。這在無法用手指出重點的大型會場,或使用大螢幕進行簡報時會很方便。如果有需要,也可以準備響鈴或計時器。

93-94_94

  • 請助理幫忙

如果光靠自己一個人準備前面介紹的這些器材或設備,未免也太辛苦。這時,請積極借助工作人員或助理的力量。講者可以準備簡單的流程表、機器設備清單等,讓工作人員或助理也了解必需的資訊。而工作人員與助理除了可以幫忙確認相關設備,也可以協助影印、裝訂和將當天要發放的講義裝袋。

除了機器和設備的準備可以找人幫忙,如果你是個不擅長用PowerPoint製作投影片的人,也可以請擅長的人幫忙做,讓自己專心準備簡報。

  • 別忘了稱讚工作人員

簡報的成敗,有時甚至會掌握在助理和工作人員身上。如果觀眾在簡報會場看到到處晃來晃去、無所事事,完全不跟其他人打招呼,甚至一問三不知的助理或工作人員,他們會怎麼想呢?光是這樣,就足以破壞他們對整場簡報和主辦單位的印象。

相反的,如果助理與工作人員積極地準備開始前的大小事務、能充分掌握現場狀況、態度親切有禮,觀眾的感想又是如何呢?參加者想必會覺得安心,而且也會對接下來的簡報產生期待喔!

93-94_93

延伸閱讀:

面對專業的價值,老闆們願意付出多少?

為何頂尖菁英都是「清單控」:一張列得好、列得對的 memo 紙,升職加薪全靠它!

《麥肯錫精英最重視的 39 個工作習慣》:職場十年修練手冊

 

t0700075_v(本文由究竟出版《公司不需要不懂簡報的員工》授權刊載;首圖來源: GotCredit,CC Licensed;禁止轉載。)