• 寫日期後再依序排列,整理名片超簡單

出社會後,隨著資歷增長,名片也會愈來愈多。一開始習慣放進名片專用夾中,但是爆量的名片,只會變得愈來愈難收納…這種情形屢見不鮮。

  • 先看手帳上的「開會」記事,再依日期找出名片

所以十分建議各位,善用手帳來整理持續增加的名片。承前所述,只要透過「將手帳當作索引」的不同使用方法,保存名片時將會出乎意料地輕鬆又簡單。

而且只需要做兩件事就好:

1收到名片後,立刻在名片左上方以八個數字標記日期。

2依照日期順序排列,每一個月份用夾子夾起來。

不會吧?就這麼簡單?或許有人會質疑,不過這個方法的優點還不少。

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  •  ✽想查閱舊名片時,只需翻閱手帳即可

舉例來說,想查閱「A公司部長的名片時…」,只要翻一翻手帳,找出與對方會面的日期,接下來只要從該月分的名片堆中,找出當天的名片即可。

比起依五十音順序歸檔的名片,不但更容易查詢,而且不管名片再多,收納起來也不花時間。

  • ✽不占空間,也方便丟棄

市售的資料夾總是很占空間,而且不斷添購也需花費不少費用。但是利用夾子或橡皮筋整理收納,就能輕鬆省下許多收納空間。

此外,想丟棄老舊名片時,只需從年份最久的名片依序丟棄即可。而且工作上主要來往的對象,大多會利用電子郵件聯絡,所以大多數的人都認為,「萬一需要聯絡時,沒有名片也無所謂」。

而且只要超過三年,人員異動或職位變動的情形也是常有的事。所以請各位最好以三年為基準,將老舊名片處理掉

  • 每周一早上,花五分鐘整理名片、提起幹勁

利用電腦軟體管理名片資料時,必須每周整理一次,並將「□整理名片.歸檔」記在手帳待辦清單上。只要同時記在周計畫表與月計畫表上,就能提醒自己不會忘記整理。

因為屬於行政類的作業,不妨利用每周一早上,工作情緒尚未上緊發條時,將上周的名片資料,一口氣建檔完畢。當然,也可於周五將當周的資料全部整理好。

無論是用夾子整理好的名片堆或資料,年度結束時,都必須檢查是否有需要丟棄的名片或資料。這項工作也要記在月計畫表三月的「本月工作清單」上。

定期整理名片,才能善用難得的人脈,成為未來的墊腳石!

10.25.42(圖文: 《【圖解】一寫就成真!神奇高效手帳筆記術:4色手寫+40種記事提案,教你寫出100分人生》授權,不得轉載。)