【賈伯斯工作術】為什麼賈伯斯寄來的 mail,絕不說嗨?


不必每封信都回覆,郵件要短而簡潔

外國人在用電子郵件溝通時,和我們有很大的不同。我想和外國人通過電子郵件的人都知道,他們的內容都短而簡潔。這表示他們只 把郵件當作工作上的傳達工具,而不是連絡感情的溝通管道

賈伯斯寄來的 mail,絕不說「嗨」

我曾收過國外寄來的電子郵件,內容只有一句話,或甚至只有一個標點符號:「?」。起因是有一天,某個來自美國的觀光客,到東京時碰巧看到 7-Eleven 內販賣的 iTunes 卡,便拍照後傳給蘋果客服:「日本在這種地方賣 iTunes 卡,這樣好嗎?」賈伯斯收到這條訊息後,立刻傳送電子郵件給庫克,並夾帶這張照片。郵件內容只有短短一句話:「這是什麼?」。庫克則直接將這封信轉寄給我,連一句話都沒多寫。平常他們寫的郵件就很短,但很少會傳無言的郵件。每當他們會傳來只有一個符號「?」的郵件時,我都會緊張到冒冷汗。

收到庫克轉寄的信後,我立即向所有日本蘋果的員工下令:「把所有正確且正面的 7-Eleven 資料找出來!」所幸,我在一份「日本人最常回頭的店家排行榜」中,發現 7-Eleven 的受歡迎程度,僅次於東京迪士尼樂園,位居第二。我在這份排行榜的資料上加了三句說明後,就將郵件回傳。點選傳送鍵時,我真的是抱著「聽天由命」的心情,不由得閉上了眼睛—這是在我收到「無言郵件」的十分鐘之後。

如果不接受這個答案,他們會直接回覆只有「NO」的郵件來。然而,在過了二十四小時後,我都沒有收到回信。以一般人的角度來看,一定會緊張地覺得:「對方該不會無法接受吧?」、「難道還在生氣嗎?」但 其實「沒有回信」,就表示「他們接受了」—這就是跨國公司之間的工作郵件

信件只要傳達「正確訊息」,不用話家常

我認為大家還是必須了解,仰賴郵件和國外進行溝通,很難有所進展。人人必須具備足以面對面溝通、傾聽對方要求的能力才行。有些人或許認為,用郵件便足以代表溝通,像是立刻回信具有的獨特意義、開會後回信道謝是一種禮節,又或是為了完整表達自己的想法,寫了非常長的郵件……等等。

這些方式並沒有錯,可是在未來全球化的職場上,以上郵件代表的溝通意義並不是通則;相反的, 郵件內容很長的人,甚至會被認為思考整合力不足

我在蘋果工作時,每當要寄信給賈伯斯的時候,都會儘量在三行內解決。以某些人的角度來看,這種直接的表達方式太過無禮,郵件內容拐彎抹角、長篇大論,通常是為了怕讓對方不悅、考量到對方的心情。

但這在以「訊息正確」為重、盛行簡報文化的歐美人士眼裡,非常匪夷所思。他們認為又臭又長的郵件只不過是藉口,郵件內容長,就是歷練和工作能力還不夠的證據。

郵件內容簡明,代表你已經思考過了

簡短的郵件內容,就代表了自己反覆思考後的結果,「我希望你們能……,因為……」「我想……,因為……」「我希望你能理解,如果不行的話……」把自己想說的話和希望對方做的事去蕪存菁,清楚的寫出一至二項重點

郵件內容會愈寫愈長,就是因為沒有思考過想說的話,必須重新審視表達的重點順序。這對於習慣開頭問候、結尾話家常的人來說,聽起來似乎非常無禮,但這種溝通方式才是未來所必須的。

某位連鎖企業的英國 CEO 曾經說過,日本人寫的郵件內容總是辭不達意,光會用一大堆「Thank you」或是「I’m sorry」,但根本搞不清楚他們到底想表達什麼。在和國際接軌時,一堆藉口絕對行不通,郵件的內容一定要簡明易懂。

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300dpi(本文:《我跟賈伯斯學到的 40 堂超強工作術:IBM、甲骨文、蘋果電腦,明星外商公司的全球化職場學》授權,圖片來源:ssoosay, CC Licensed,不得轉載。)


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