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文/高嶋美里

我說過大多數人一開始都算不準自己花在工作上的時間。頭腦和時間是無形的,很難妥善整理,但它們卻是工作上最重要、最應該整理的事物。

利用 Google 日曆把時間視覺化,讓整理作業變得更容易。利用 Google 日曆規劃時間表,配合它來工作,便可看出自己花在工作上的時間。

可是,Google 日曆是以三十分鐘為單位,無法靠它掌握確切的時間。因此,為了準確掌握自己的時間,要確實地把時間記錄下來。

透過記錄來了解自己到底花了多少時間在什麼事情上,可以養成提高時間效率的習慣。掌握確切的時間,才能做好時間管理。

  • 只是每天記錄時間,學生的成績就進步了

以前我擔任補習班講師時,為了拉高學生的成績,我要所有人把從早上起床到晚上睡覺的時間通通記錄下來。因為當時還沒有 Google 日曆,我便要求他們記在筆記本上,藉此讓他們關心到時間。

都來上補習班了,學生們也堅持自己每天都有唸書,成績卻沒有進步?這太奇怪了。為了讓他們察覺其實自己根本沒在唸書,才叫他們記錄時間。因為,人只要沒有自覺,就絕對不可能改進。

結果,效果好極了!持續記錄了一個月之後,也沒做其他特別的事,學生們的成績就在轉眼間進步了。為什麼會這樣呢?因為他們察覺到,實際上自己虛度了許多時間。

舉例來說,不要只是寫「從○點讀到○點」,而是寫成「從○點○分到○點○分,把題庫從第 X 頁寫到第 X 頁」,具體地記錄下時間和進度很重要。

要是唸書時沒有具體的目標,就白記錄了。我要求學生用數字來記錄進度,唸書以外的時間也一樣,無論做了多麼瑣碎的事情,都要寫下來。試著記錄後,每個學生都發覺,不知道自己在幹嘛的時間比想像中的多。他們都以為自己每天都在唸書,但其實有很多時間都浪費了。

把全班學生浪費的時間平均起來,一天多達五個小時!

這段空白,有跟沒有是一樣的。我告訴學生:「如果把這段時間全都用來唸書,成績應該會贏過所有人吧!」於是,學生們恍然大悟,也開始改變心態,不必特地要求他們唸書,成績自然就會進步。這個班級的學生並沒有特別優秀。但書唸得比別人多,成績當然會進步。

  • 以「分」為單位記錄

我到現在都會在為商務人士舉辦的研討會上,向他們提出記錄時間的建議。可惜的是,大人嘴上說會記錄,但實際上都不會去做,所以收不到像高中生那麼好的成效。

即使做了紀錄,卻寫成「九時至十七時:工作;十九時至二十時:晚餐」,

這樣一點意義也沒有。

記錄時間的時候,必須寫下確切的工作內容,以及在工作以外做了什麼,而且要細到以「分」為單位。

八點五十八分 就座
八點五十九分 啟動電腦
九點零四分  泡完茶回到座位
九點零六分  開始看信
九點二十七分 看完信件
九點三十一分 開始回信

像這樣,每個動作之間一定有幾分鐘的空白你就會發現,即使紀錄上寫著九點開始工作,但其中還包含就座、啟動電腦、泡茶等動作的時間,並非從九點那一瞬間準時開始。

  • 每人每天有五小時的空白時間

我想你大概從未做過如此詳細的紀錄,如果可以,請你要持續一個月,至少也要維持一周。反覆記錄自己的作業,就知道自己的一天到底做了什麼,慢慢地便能準確預估一項作業的花費時間。

以瘦身為例,近期流行只要用錄音持續記下自己吃了什麼、動了多少,就能達到瘦身的效果,時間管理也是相同的道理。

其實,在使用 Google 日曆規劃行事曆之前,最好先持續一陣子記錄時間的作業,如此持續記錄,會發現各項作業之間有好幾段空檔。此外,儘管一直以為自己有在工作,還是會發現實際上很多舉動都跟工作沒有直接關聯。

例如,在利用網路查資料時,不自覺地沿著連結開始在網路上亂逛。把這些時間加起來,甚至有人一天花超過兩、三個小時在上網。

記錄時,不要只寫「上網查資料」,而是要記下具體的行動,像是「查詢○○」、「搜尋△△」或「瀏覽 XX 的文章」。這樣子,就能看出自己花多少時間在跟工作無關的事情上。

把這些空白的時間,再加上零碎的空檔,結果是,在上班時段內,每個人平均有五個小時沒在工作。

壓縮工作以外的時間

極力削減跟工作無關的空白時間,將會加速工作速度。首先,從時間記錄表中,挑出「上廁所.回座」、「跟隔壁同事聊天」這些工作以外的行動。要是這些空白時間過長,最好要自我檢討。

除了上廁所之外,你是否會不小心跟在廁所遇到的同事聊得太忘我?假如你是女性,是不是常花時間反覆補妝?雖然你以為沒有聊那麼久,但還是可能花了五到十分鐘。持續做記錄,會產生注意時間的習慣,花在某個行動上的時間會更準確。像是上廁所預計 X 分鐘,就真的只花 X 分鐘解決。這樣做,可以把工作以外的時間壓縮到最短。

接著,以「分」為單位來記錄工作內容,應該會感覺到除了主要工作,花在事前準備、事後收拾、取出&尋找物品及通勤時間也不少。要是這些時間過長,就代表實際用在工作上的時間只有一點點,大多時候都在處理附加事務。

  • 空白的五小時就用來進修

持續精確計算並意識自己的時間,就能估算一項作業所需的時間。持續計算一個月左右,估計時間和實際時間的誤差應該會消失。

詢問那些在商場上成果卓著的人如何利用時間,得知他們平均一天花五個小時在職能進修上。

聽到五個小時,會覺得他們一定撥出了很多時間,但原因其實是前面所說的,每位上班族平均每天有五個小時的空白時間。每天把這五個小時用來進修,工作水準當然會更上一層樓。

削減這些空白時間,原本必須加班才做得完的工作便能準時完成,下班後可以去上課、閱讀或參加研討會。

而且,如果該做的事情提早做完,還可以利用剩下的工作時間收集可作為素材的資料,或是替新的企劃案進行事先調查,每天替未來做好準備。總是忙於工作,認為自己根本沒空進修的人,其實浪費了很多時間。

年薪高和年薪低的人,差別在於除了每天必須完成的工作之外,還學了多少東西。現在是資訊革命的時代,社會變動的速度前所未聞。要是只做眼前的工作,不要說未來了,連當下的商機變動都跟不上。

對浪費的時間有所自覺,加以削減並用來進修吧!

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(本文為《三采文化》授權刊載,作者:高嶋美里 ,書名:就是比你早 3 小時下班:從「桌面淨空」開始!重整工作、情報、大腦的 14 天整理術圖片來源:We have moved! Please visit /highwaysengland,CClicense ,非經允許,不得轉載。)


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