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在過去,人們總是強調時間的線性,電子鐘閃爍的數字不斷變換,我們的生命也跟著從過去來到現在,繼續奔向未來。因此,我們也經常感覺自己追著時間的軌跡奔跑,讓人不禁有「愈趕愈沒時間」的錯覺。

何不把時間想像成空間呢?試著把時間看成我們所處的空間,就像可以往裡面堆疊貨物的一個個房間。每個小時都是一個「時間房」,可以用活動填滿它。只要把時間當成空間,管理起來就容易多了。

當我們開始把每個小時都當成可以塞入活動的空間時,制定出來的計劃也會更實際,因為我們都知道房間(不管是真的房間,或是比喻中的「時間房」)能塞得下的東西有限。

 選擇活動就像點菜

其實,人們原本就會直覺地把時間想像成空間,所以才會有餐盤和點菜的比喻—餐盤就是我們擁有的時間,活動則是一道道不同的菜餚。餐盤就那麼大,想要點的菜餚卻很多,有時甚至不知從何選起。幸好,我們每天都會收到一個全新的空盤,上面分了 24 格,每一格就是一小時,可以讓我們放入選擇從事的活動。

把時間當成空間的能力相當重要,所以有必要好好設計行程表的格式,確保表格上有 24 個「時間房」。在行程表上以空格代表小時的靈感,來自桌上遊戲,這樣的行程表能幫助我們將時間具體化成空間。讀者可以上本書網站 www.attackyourday.com 下載這份行程表的 PDF 檔,試用一週。等到你習慣將時間視為空間之後,就能將同樣的技巧運用在任意的紙本或電子工具上。

今天你的表格中塞入了哪些活動?你是否曾花時間整理表格?還是讓別人的事填滿了你的表格?想要解決「行程表太滿」這個問題,就必須養成一個簡單的好習慣:跟自己約定好,每天抽出時間安排一天的活動。有些人管這個步驟叫「制定計劃」,但我更喜歡「安排活動」這種說法。

大多數人被問到是否安排好一天的活動時,都會回答:「當然,我都列好清單了!」但是,列好清單並不算是計劃,哪個人身後不是拖著一連串待辦事項忙碌著呢?就像英國一名幽默作家所說的:「人生中唯一重要的問題是:接下來我該做什麼?」

提前做好計劃,可以幫助你決定接下來要進行清單上的哪一項活動;但是,難就難在最寶貴的資源—時間—是有限的。就像前面提到的,我們每天都被分配到 24 間「時間房」,每一間房都是滿滿一小時的空間,該怎麼做才能最有效利用這些空間呢?

所以,我們現在所面臨的挑戰是:該如何安排,才能把所有的活動都塞入 24 間「時間房」呢?還有,要怎麼在各個房間裡預留空間,應付可能的突發事件?該怎麼安排,才能對個人、家庭、工作和社會都負起責任,並取得平衡?最後,身為一天活動的執行者,自己的精力又該如何分配呢?

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說到這裡,大概所有人都會同意,安排好一天的活動是一項艱鉅的挑戰,這也是許多人不願正視這項任務的原因。但是,如果不花時間好好安排,活動被打斷的可能性就更高,而你也更有可能中途分心,或是陷入一片混亂。

想要降低干擾和分心所帶來的影響,就必須具備活動管理的第二項關鍵能力—妥善安排活動的能力。換句話說,也就是往你的時間房塞東西的能力。

每天一開始,我們就必須面臨兩個沉重的問題。第一個問題是:「我今天要做什麼?」第二個問題則是:「要如何把這一堆事都辦好?」要回答這兩個問題,關鍵就在於前面提到的一個觀念:你必須跟自己約定好,每天抽出時間好好安排一天的活動。

從過去的經驗中,我發現大多數人只花一到五分鐘來計劃一天的行程。這讓我想起小時候媽媽簡單打掃完之後會說的一句話:「先這麼應付應付著吧!」聽過這種說法嗎?不難猜到她的意思是,自己並沒有花太多時間打掃,掃得不徹底,甚至掃得也不是很乾淨。

制定計劃時「應付應付」,通常會導致執行計劃時倍感挫折、失去控制;不但不能掌控時間,反而會被時間追著跑。

安排一天的活動時,要考慮的細節太多了,不可能在兩分鐘內就完成。底下就是必須列入考慮的重點:

  • 將創造性活動安排在一天中創造力最佳的時段。
  • 需要外援時,記得安排空白時間讓他人加入。
  • 安排獨處的時間,以便專注在重要活動上。
  • 安排時間恢復精力。
  • 將家庭成員的時間表納入考量,安排全家相處的時間。
  • 考慮如何預留時間給可能發生的突發事件(「可能發生」和「突發」聽起來矛盾,但實際上「預判」就是如此)。

只要考量到以上這些事情,就不難想像為什麼時間管理對大多數人相當困難,一點也不簡單;不過,真正會讓時間管理陷入困境的,其實是選擇不花時間規劃一天的行程。

(本文:沐風《其實,你不是沒有時間:掌握 5 項活動管理技巧、101 個簡單策略,從此擺脫瞎忙鳥日子!》授權,圖片來源:potzuyoko, CC Licensed,不得轉載。)