郵件內文最重要的，就是要能容易閱讀，而內容能逐字逐句來閱讀的簡潔寫法最為理想。所以，書寫的時候，不要把所有的內容塞進一篇文章當中，最好採用逐條書寫的方式。舉例說明如下：
＜非逐條書寫的郵件文例＞
明天的會議內容，將針對專案進度進行報告，以及預估下個月的營業額，還有提交給 S 公司的企劃進行檢討。另外，關於下個月的營業額預估，請攜帶最新的營業預估書到場。
這封郵件的內容本身是相當明快的，但是，在「明天的會議內容」這個主詞後面加上長篇大論的話，就得看到最後「……做什麼」才能知道「是什麼事情？」，如此一來，就要多花費時間去閱讀與理解。
如果同樣的內容以逐條書寫的方式來表現，就會如以下方式呈現。
關於明天的會議內容，請各位確認：
1. 專案的進度報告。
2. 下個月的營業額預估。
3. 檢討提交給 S 公司的企劃書。
此外，針對事項 2 的部分，請攜帶最新的營業預估書到場。
相較之下，我認為逐條書寫的方式，馬上就可以讓人一目了然。商業文書在書寫上最重要的一點就是，要讓人能夠簡單且正確地閱讀內容。
所以，逐條書寫是最適合的寫法。
此外，書寫者在逐條書寫的時候，必須事先掌握重點，事先確認想要傳達的內容有多少，如此就會很自然的事先整理情報。如此一來，寫出來的文章就會讓對方一看就懂了。
逐條書寫時，要儘量簡潔地表達。如果太過冗長，就失去逐條書寫的意義了。最適合的長度是：每一條項目控制在 10～15 個字左右。
文字出處：高寶出版《講重點 完全圖解 書寫／傾聽／提問 一出手就切中要點的職場晉升術》，不得轉載。
