2442880304_761b6209bb_b

對你來說,最可以專心做事情的地方是哪裡?家裡?圖書館?咖啡廳?或是地點根本不重要,你在意的只是一個特殊的時間點,凌晨半夜或是周末?

這是個很有趣的問題,因為極少人的回答是「辦公室」,可是大部分的人都必須到「辦公室」完成他的工作,許多時候,結果就是勞累了一天,你卻發現自己一點效率都沒有。

聞名全球的專案管理工具軟體 Basecamp 製作人 Jason Fried 研究了這個問題十年,他在 TED 上的演說,創下超過 30 萬點閱率。他認為其原因有二:

分段的工作時間

在辦公室裡面總是會有數不清的「瑣事」要處理,哪裡有同事需要幫助哪裡有電話沒有人接,工作就像睡眠,需要循序漸進。如果你持續被干擾,只能不斷的重新來過,永遠無法更進一步的思考工作中最核心重要的部分。

這也是為什麼大家對於「最可以專心做事情的地方」的回答會有這麼多選項。

經理和會議

經理是一個專職打擾人的職位。因為這個職位沒有明確的工作,所以他只能用「盯著別人」工作,當做自己的工作。偏偏這個舉動,總是會打斷員工們的思考,或是迫使員工放下手上的工作來應付他,反而得不償失。

經理所造成的災害不只如此。市面上的經理,都著迷於開會。那是辦公室裡最大的慘劇。

很多會議,一點都不重要,他只是讓兩三個人就可以輕鬆解決的問題,拖到原本可以專心完成自己工作的員工面前,然後衍生更多的會議。一個小時的會議,如果有十個人,就代表公司失去了十小時的生產力。成本之大。

面對上述的問題, Jason Fried 有 3 個建議:

Idea 1:周四無言日:
就像周五便服日一樣,選一個月的周四,或是每周一次,在辦公室裡面禁止說話。你會發現這非常的有用,只要給有一個安靜不被打擾的四小時,你可以完成的事情比你想像中的多。

Idea 2:善用通訊軟體:
用 mail 或是一般通訊軟體代替面對面說話。有些人很不喜歡通訊軟體,但你可以關掉軟體,你不能關掉老闆。如同上述,工作是有階段性的,等到完成了一個工作,你再打開通訊軟體,處理雜事,就可以免於被干擾的窘境。

很少有事情是急到必須馬上處理,通訊軟體讓辦公室的時間更為彈性。

Idea 3:停止會議:
如果你的位置夠高,全力夠重,拜託取消會議。你會發現,沒有了例行會議,工作依然會前進,地球依然在轉動。

(資料來源:TED 影片Why work doesn’t happen at work – Jason Fried 圖片來源:楊阿步,CC license


 

延伸閱讀 :

工作不保》機器人大軍壓境,東莞高科技企業成無人工廠

人生選擇題》30 歲後該追求夢想?還是求穩定工作?

凹別人工作又不支薪,為何連政大校長都在吹捧這種壓榨勞工的文化?