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RPA 就像一個常駐電腦的虛擬助理!導入三大成效:消弭流程斷點、降低人為疏失、提高員工生產力

近年來,許多產業都面臨缺工問題,根據國家發展委員會「112-114年重點產業人才供需狀況調查結果」, 19 項重點產業中有 10 項產業、高達 5 成以上的廠商反映人才不足,面對人才難覓的挑戰,推動流程自動化與智慧化,將有限人力配置在更有價值的工作上,成為企業克服缺工危機的最佳解方。

日前由 TechOrange科技報橘策劃舉辦的「2024 AI 智慧大工廠論壇」上, 台灣富士軟片資訊數位事業推廣處市場推廣部經理蔣秉涵分享,企業如何運用RPA(Robotic Process Automation)打造自動化流程,提升營運效率。

RPA是串接各種應用軟體或流程斷點的橋樑

在數位時代,企業營運離不開系統或應用程式,平均一家企業至少會使用 50 種以上不同的軟體與服務,員工在跨系統查找與𢑥整數據時,因為彼此資料格式不一致,經常要反覆執行查找、資料登打或轉檔等作業,不只費時費力還容易有錯誤風險,而 RPA 恰好可以解決這些問題。「透過 RPA 串接不同系統或應用程式的資料,使系統得以自動化溝通,才能有效釋放人才與生產力,」蔣秉涵說。

蔣秉涵形容,RPA 就像一個常駐在電腦或伺服器裡的虛擬助理,可以代替員工執行重複性高的例行性作業,例如處理文件、核對與整理資料、開啟電子郵件、自動登錄網頁應用程式/企業系統、搜尋網頁資訊、𢑥整與上傳申報資料,更可利用OCR 光學字元辨識,擷取紙本文件中資料、進行數位化建檔及處理。

當這些高度重複的人工作業轉交給 RPA 來負責後,員工就可以專注於高價值的工作上,進而提升企業營運效率及降低成本。

成功案例:RPA為半導體材料業者節省 90% 計算存貨的時間

整體而言,企業導入 RPA 後可帶來三大效益,第一是可以輕鬆連結數據、表單與系統,不必擔心系統或平台出現斷點;第二是可以一天 24 小時一週 7 天全天候作業,不會因為工作勞累而造成資料錯誤;第三就是可以將人為疏失降至最低、提高員工生產力。

蔣秉涵進一步分享台灣富士軟片資訊協助客戶導入 RPA 的成功經驗,例如某半導體材料業者透過 RPA 處理訂單及管理存貨數量,該業者在台灣有多個廠房且採取寄售庫存模式,也就是將貨品分批存放客戶倉,以方便客戶提取,在導入 RPA 之前,該業者必須配置 4 名人力,每人每日 8 小時處理上百張訂單及計算各倉別庫存;如今透過 RPA 自動處理訂單資料輸入、資料轉換及存貨計算等作業,同仁只要整理來自各家廠商的寄售訂單即可,大幅節省 90% 計算存貨的時間,且不再有人為疏失風險。

另外,某製造業者則是將 RPA 與 OCR 光學字元辨識應用於銷售訂單流程自動化。該業者在過往人工處理銷售訂單時,一直存在著三大痛點:第一,輸入與核對訂單資料耗時費力,且難以避免人為疏失;第二,合作供應商多達上百家,來源文件樣式不一,容易漏看資訊;第三,因為客戶遍及全球各地,受到時差影響,同仁必須輪班 24 小時不間斷處理客戶訂單,避免逾期下單造成的違約風險。現在該業者透過 RPA 與 OCR 光學字元辨識自動分類文件及抓取資料,不僅解決上述三大痛點,更減少繁瑣的重複性工作、有效避免人為疏失及提升資料準確度,總計共釋放 90% 人力工時,加快資料辨別速度 95%。

蔣秉涵強調,台灣富士軟片資訊擁有 RPA 應用至各領域經驗,提供完整的端到端解決方案及一站式顧問服務,從事前評估、整合、流程優化、RPA 導入,再到導入後的訓練及維護服務,都有專業團隊提供專業服務。結合自身與眾多客戶的導入經驗,可協助企業梳理複雜流程,打造專屬的 RPA 機器人,讓自動化不只能用於解決缺工危機,更可成為客戶成長、更有競爭力的最佳助力。

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