PPT 做再漂亮也沒用!要求員工以文章形式寫報告,寫作能力太差還會被淘汰

PPT 做再漂亮也沒用!要求員工以文章形式寫報告,寫作能力太差還會被淘汰

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常見的會議報告形式,是以 PPT 簡報條列式註明要點。但 Amazon 創辦人卻規定會議的報告必須以「文章」的方式呈現,他認為,條列式的報告在閱讀時容易因人而異,而產生不同詮釋。「報告最重要的是內涵,而不是外觀」Amazon 新穎且高效的會議方式,還有哪些值得參考的?

文 / 佐藤將之,譯者 / 卓惠娟

最常見的會議報告,就是 PPT 簡報裡以條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明,對於簡報者而言,製作上不會太費力,聽者也能聽取準備好的內容,因此非常多企業及團體採用這個方式。

然而在亞馬遜則幾乎看不到 PPT 簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以 Word 製作,印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業,竟然多半使用文章形式的報告,或許會令人感到意外。

而且這份報告,通常在開會前或會議時才發放,所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解

為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或 PPT 簡報當作會議報告呢?原因是一旦以重點條列的方式來寫,閱讀時容易因人而異,產生不同詮釋。

另外,發表者也常會穿插說明種種想法及研究,日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。

這個缺陷在重點條列的 PPT 簡報更加明顯。

例如 PPT 簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」,簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標,而所有與會人員也都聽到了,但日後重新檢視這份報告,或是其他沒有與會的人看到這份報告,又會是什麼情況呢?通常會發生「我記得說了這樣的內容吧?」「要表達的應該是這個意思吧?」等任意解釋的情況,難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。

這些誤解,即使一開始只是小小的偏差,卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距,最後造成難以修正的巨大偏離,無法達成預定成果。

在小規模的組織中,每天見得到彼此,能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法,應該比較不會發生這樣的問題,但是隨著組織規模變大,彼此的狀況不再那麼顯而易見,無法頻繁地一一確認。

我想亞馬遜在公司規模還小時,應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用 PPT 製作會議報告,也採用重點條列的方式。然而隨著成長為國際化企業之際,員工大幅增加,組織內部的溝通不再那麼容易,其中的弊病也無法視若無睹。

因此,亞馬遜在二○○六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式,必須使用敘事法書寫。換句話說,就是訂下以文章形式來表現的規則。

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件,因此條列式所衍生的問題,他應該比其他人更感到困擾吧?

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簡報降低開會效率

除了內容會偏離以外,PPT 簡報的條列式報告還有一個問題。

要寫好幾頁的文章,是相當勞心勞力的工作,如果是條列式的 PPT 簡報,比較容易立刻完成。不需要在意頁數,把想到的內容列舉在投影片上,開會當天再一邊播放投影片,一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說,有可能是急就章而完成報告。

但是,要好好寫出一篇文章,在閱讀時能夠前後邏輯一貫,避免自相矛盾,必須從一開始就掌握住一致性。因此,必須反覆推敲斟酌,使用正確資訊並重複校對。

擷取精髓內容整理成文章,要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程,因而制定這個規則。

報告最重要的是內涵,而不是外觀

此外,為了使 PPT 簡報看起來美觀,很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字,也可以藉由逐行出現的動畫,吸引觀看者的興趣。

但原本就很厭惡做白工的貝佐斯,或許覺得加這些動畫只是浪費心力。

禁止使用 PPT 製作會議報告的規則,可能也是基於貝佐斯認為「不需要華而不實的報告」的想法吧。

沒有寫文章的能力就進不了亞馬遜

因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告,所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。但是,亞馬遜並未特地實施商業文書寫作研修等訓練,因為在錄用前就已經先篩選了。

剛開始禁止條列式報告時,多數員工原本就不太擅長寫文章,據說連貝佐斯也常抱頭苦思。因此,後來在錄用新進員工時,文章寫作能力就成了篩選的候件之一。應徵者必須寫文章,若是寫作能力太差就會被淘汰。

被錄用的人,從日常的實際工作中,參考其他人寫的文章,透過重複書寫練習,來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。

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*本文書摘內容出自《亞馬遜會議》,由 三民 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:Photo by Windows on Unsplash

(責任編輯:陳可錞)