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【只是好好生活,工作竟然變順了】職涯教練:照顧自己的生活,從「準時下班」開始

TO推薦熱門書摘:《我只是好好生活,工作竟然變順了》

看著桌上堆疊的文件,再看看牆上的時鐘,看來今天又得加班了⋯⋯。美國知名職涯教練克莉絲坦・扎沃在《我只是好好生活,工作竟然變順了》這本書中分享了 Apple 與 Google 前策略師也推崇的「讓工作和生活相輔相成」的法則:若想在工作上有更突破性的成就,必須先照顧好自己的生活,而想照顧好自己,得先從「讓自己準時下班」開始!

文/ 克莉絲坦・扎沃

如果你要優先考量自我照顧,並在工作上設立界線,那你就需要確保在工作時間內效率很高。我們都聽過、也經歷過老格言或帕金森定律(Parkinson’s Law)所言,就是工作總要拖到最後時限才會完成。這尤其適用於你在做不喜歡的工作、地方和不喜歡的人共事的時候。

你討厭自己工作的時候,很自然就會做一些事去拖延,不管是玩臉書、和同事聊八卦或是吃很久的午餐。但當你決定只花固定的時間工作,你就得明智地運用這段時間。上班的時候好好工作,這樣你下班後才可以不用工作。

在剛開始的時候,你會發現,你知道自己得在特定的時間下班,那你就會更快完成工作,深夜加班會變成例外,而非常規。事先規劃會有助於你提高工作效率。如果你買了表演票、要和朋友共進晚餐,或是已經繳了瑜伽課的費用,那你就更有可能為了能準時下班,變得非常有效率。

要做到如此,以下是我最喜歡的五個生產力祕訣:

1.把會議最小化

無數的調查和研究顯示,會議不但浪費時間和金錢,還會影響生產力和幸福感。在我上一份公司的工作,一天安排七個小時的行程並不罕見,因此幾乎不可能在上班的時候實際完成什麼工作。

如果可以的話,我建議在目標和角色不明確的情況下拒絕開會,或是至少在參加之前釐清這些事項。問問自己是不是可以派團隊的其他成員去,或是不是整個團隊都受邀出席,那麼參加會議才有意義。要是你就是那個發送會議邀請的罪魁禍首,那麼請花點時間考量一下是不是發送電子郵件代替就可以了。如果不是,那麼也許開會時間短一點、議程更緊湊一點,都能夠減輕一些時間的負擔。

2.保護自己的「魔力時間」

美國作家克雷格.巴蘭坦(Craig Ballantyne)在他《完美日程安排》(The Perfect Day Formula)書中,把你的「魔力時間」定義為一天當中,你能夠比其他任何時間多完成三倍工作量的時間。你可能已經知道是哪個時間點。我自認是晨型人,念大學的時候,從來沒有整晚熬夜過。有考試或報告要交的時候,我不會用咖啡因替自己提神,而是晚上十點去睡覺,然後凌晨四點起床,才有清晰的腦力做事。不管是哪時候,請盡最大的努力維護它,然後用它作為實際、專注的工作時間。我還在公司工作的時候,一週有三天的早上不能工作,因為那段時間必須安排開會。當然,有時候會有例外(甚至一週會有好幾次),但毫無疑問地,是我能夠主動、而非被動地掌握自己的行程,維護更多自己的時間。

3.減少分心干擾

研究顯示,在你工作被打斷之後,要再進入到狀態,需要花費 11 到 25 分鐘的時間。難怪我們會整日忙碌,到了應該下班的時間,卻什麼也沒做完。我發現在工作時,把會令你分心的因素降到最低,可以提高工作效率,並減少工作時間。這對你來說可能代表,你需要關掉電腦上Outlook電子郵件的彈跳通知、在特定時間檢視電子郵件(例如早起第一時間、午餐前,以及下班前),以及把手機正面朝下擺放,或是設定為飛行模式。如果你是在開放式的辦公室裡工作,同事常常停下來提問或聊天,那你可以找找看有沒有其他能夠工作的地點。我遇到這個問題的時候,發現帶著筆記型電腦到會議室或自助餐廳去,是把握專注、不受打擾時間的好方法。

4.分批處理任務

與被打斷後,要再回到工作狀態類似,一心多用地處理工作項目,也會讓你缺乏效率。所以才出現了把類似的活動安排在一起、分批處理任務的方式。當你列出週六早上要執行的所有差事,或撥出幾個小時的時間打掃家裡的時候,你已經在私人時間做到了分批處理。根據你的工作類型,這可能代表安排幾個小時或甚至一整天的時間完成類似的任務,比如寫作、打電話、管理職責等等。

5.休息小憩

我看過報導,美國人平均的專注時間是八秒鐘,比金魚還要短。但我們卻得坐在辦公桌前,連續工作八、十、十二個小時,你很難每隔幾秒、幾分鐘就休息一下。研究顯示,每 50 到 90 分鐘起來伸展、走一走,有助於提高生產力。設定計時器實驗看看,看看哪種方法對你有效。我發現,只要知道快要休息了,就能夠激勵我保持專注,完成更多工作。

《我只是好好生活,工作竟然變順了》

(本文書摘內容出自 《我只是好好生活,工作竟然變順了》,由 采實文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖圖片來源:shutterstock