【TO 編輯部導讀】
在現代快節奏職場中，我們每天都在與同事、客戶和合作夥伴進行無數溝通。這些溝通不僅消耗時間，還可能導致精力分散，影響工作效率。但你知道嗎？我們每天花很多時間在進行各種形式的溝通。那麼，如何才能更有效地利用時間，減少不必要的溝通，並提高工作效率呢？答案可能就在 AI 技術中。
疫情期間，全球的辦公模式發生了巨大的轉變，而在現今的後疫情時代，遠距辦公成為新常態後，隨之而來的問題，就是會議時間似乎變得更多、更長了。
影響生產力的最大因素：低效會議
在過去三年中，Microsoft Teams 用戶每週參加的會議數量增長了 3 倍，而調查中超過 60% 的員工表示，他們很難有足夠的時間和精力來完成工作。
不過，隨著科技越來越進步，應該要讓人類的工作「越來越有效率」，而不應該像現在這樣反而「榨光了員工所有的時間」。微軟 Teams 副總裁 Nicole Herskowitz 表示，低效的會議是影響生產力的最大因素，但 AI 將成為一個強大的工具，可以防止低效的會議浪費員工的時間和精力。
根據 Microsoft 365 中的生產力報告顯示，員工有近 60% 的時間用於交流，包括管理電子郵件、聊天和進行會議，也就是說，只剩下 40% 的時間用於產出新工作。如果今天可以將這些瑣碎的工作委派給 AI，讓 AI 協助查找資料和答案、幫忙做會議的重點紀錄，或甚至從雜亂的工作中協助員工規劃一天的行程安排，也許就可以讓員工從這些繁瑣的雜項中解放出來。
會議前：問對問題讓 AI 幫你快速回顧、做決策
如果以開會的前、中、後舉例，在開會前，AI 可以協助處理日曆管理、建立會議議程，以及協助製作事前的簡報文件，讓員工能更專注在會議要進行的對話策略和討論。而 Nicole 也表示，自己在和客戶見面前，也常常會問 AI 「上次客戶會議後，我採取了什麼行動？」等問題，幫助自己快速回憶起先前對話中「已決定」和「未解決」的問題，才能在客戶會議前更有效率地做好準備。
會議中：不小心遲到，有 AI 幫你跟上會議進度
至於在會議中，AI 工具可以協助降低背景噪音，以及提高影片畫質等，讓會議的參與者即使在家中、路上或咖啡廳，都可以不受地點影響，進行更高品質的會議。除此之外，Nicole 表示，未來的 AI 工具還可以透過會議記錄功能，讓那些遲到的人不需要打斷討論，就能快速跟上會議進度。
會議後：摘出對你重要的資訊，還幫忙安排行程
而會議後，可以透過 AI 快速回顧會議討論，標示出有用的重點或資訊、自己名字被提到的部分，以及根據 AI 產生的筆記來安排自己的工作行程。
除了會議和日常工作安排之外，AI 也在各個領域改變了公司的工作模式。例如透過 AI 分析求職者的數據，就可以幫助 HR 根據教育、工作經驗、技能等不同的項目，找到某職位的最佳人選。不僅讓招募流程更有效率，也可以減少偏見和歧視的可能性。
或是在製造業領域中，可以透過 AI 打造協作機器人，在工廠中實現「人機共存」，或甚至是「人機協作」，為人類完成危險或是需要大量體力勞動的工作，人類也可以更專注在決策制定或是創造性與批判性思維，打造一個更安全、高效率、高產值的工作環境。
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不怕被 AI 取代，你需要這些「為 AI 下指令」的核心技能
隨著今年 AI 技術大爆發，Google 和微軟等大企業也紛紛在過去的傳統服務中，增加了 AI 的功能。許多人開始擔心，未來自己的工作會被 AI 取代。世界經濟論壇預測，到 2025 年，AI 將在全球取代 8500 萬個工作崗位，但同時也會創造 9700 萬個新工作，且 AI 創造的工作類型將與現有的的工作將截然不同。
由於 AI 大多適合用在自動化重複和平凡的任務，例如數據輸入和處理，也就是說這些技能的工作將來可能會自動化；但是，機器還是不太可能取代需要「人類」技能的工作，也就是說，未來，解決問題的能力、創造力和同理心，將會是人類工作的關鍵。另外，求知慾以及「為 AI 下指令」，也是全球領導者認為對未來相當重要的技能。
微軟指出，全球 82% 的領導者表示，在 AI 驅動的未來，員工將需要新技能，而這些領導者認為最重要的三大技能分別是：分析判斷力、靈活性和情商（emotional intelligence, EQ）。
微軟強調，這不是只是 AI 專家或技術人員需要的技能，而是未來每位員工都必須具備的「新核心能力」，並接著補充，「在判斷何時該使用 AI 或人類時，才是真正需要人力的地方。」
*本文開放合作夥伴轉載，參考資料：《Fast Company》、《CNBC》、《IntellectData》。首圖來源：Unsplash。
