【TechOrange 編輯部導讀】
身為主管的你，比起當面與部屬溝通，更偏好使用 Email 嗎？透過 Email 可以幫助你更清楚地向部屬傳遞訊息，或讓文字內容成為日後易於搜尋的文本，以便快速找到重要資訊。但你知道嗎？並非所有情境都適合用 Email 溝通。本文為你列舉 4 項 Email 使用禁忌場景，幫助你在按下發送鍵之前三思。
Email 無疑是現代人在職場溝通時的一大重要工具，與口頭說明相比，它能將溝通過程電子化的同時，還能讓訊息成為易於日後搜尋的文本。雖然並非所有情境都適合用 Email 溝通，但在 Randstad US 的調查中，高達 56% 的管理者承認會用 Email 或通訊軟體而非當面討論來處理工作衝突。
身為管理者的你，過於依賴電郵溝通可能會造成風險，輕則讓團隊成員感覺受傷，重則可能影響公司對外形象，以下就列舉出幾項 Email 使用禁忌場景，管理者、經營層們在按下發送鍵之前務必三思。
1. 團隊組織變化、人事變化
今年全球許多大企業紛紛傳出裁員消息，包含 Meta、Twitter、美光等大企業，許多內部員工集體無預警收到裁員通知，一顆顆震撼彈讓科技業風聲鶴唳，無論原因如何，為了組織與團隊內士氣的穩定，都不建議管理層以電子郵件的方式無預警通知下屬任何與解雇、縮減或裁員的消息。
此外，因為電子郵件可以任意轉發或公開到任何媒體上，這種形式的訊息發布有可能立刻對外流出引發負面輿論，進而對公司形象造成傷害。
2. 情緒性訊息
文字無法完整傳達情緒，相信身為管理者的你也深知這一點，因此若需要處理或表達敏感情緒的時候，Email 就不會是個好選擇，情緒表達上，電子郵件不但無法傳達你的真實情緒，甚至還可能會被誤解，即便我們無意傳達刻薄或冷漠的態度，郵件本身卻容易夾帶這些訊號給收信者。
帶有責備、憤怒、質疑等負面情緒的 Email 則強烈建議不要按下發送鍵！這些情緒發送後對事情本身毫無幫助之外，也會對團隊造成難以修復的傷害。
3. 緊急事件
無論這件事是否緊急，都強烈建議管理者們不要在郵件主旨上寫【緊急】【立即開信】等訊息，這種訊息不但會對收件者造成壓力與恐慌而不利於事件溝通，如果遇到需要立即解决的緊急狀況，Email 郵件的訊息傳遞與溝通過程是相對比較長的，無法滿足「迅速、緊急處理」的需求，這種情況下電話、即時線上會議或是面對面說明都是更合適的解法。
更糟的是，若事件本身並沒有緊急重大到需優先插件處理的程度，只是希望收件者盡快閱讀，那這樣的 Email 郵件溝通方式只會讓收件者對你的信任度大幅降低，未來甚至影響團隊協作的效率。
4. 說明文字較多的郵件
大多數專業工作者平均每天會收到 50～100 封電子郵件，因此對現代人來說接收與理解數位訊息的時間都很短且破碎，若將較複雜問題長篇大論用郵件來傳達，非常大概率會造成誤解，甚至被收件者直接略過，這種情況下直接與對方當面說明或是發起會議討論才是最有效率、清晰且有用的交流。
而這類「複雜主題」包含了：專案產生的重大變化、公司營運方針的改變、理念溝通等等。
混合、遠端工作自疫情後開始盛行之後，數位溝通的角色愈來愈重要，相信這些線上會議、Email 溝通技巧等「數位禮儀」對身為經營層或即將成為管理者的你也會越來越重要，未來在按下信件發送鍵之前，我們都可以再次思考這些溝通是否有效。
*本文開放合作夥伴轉載，參考資料：Randstad US、FastCompany，圖片來源：unsplash
（責任編輯：游絨絨）
