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管理者們,這 4 個 Email 使用情境禁忌千萬不要犯!

types of emails managers should never send

【TechOrange 編輯部導讀】
身為主管的你,比起當面與部屬溝通,更偏好使用 Email 嗎?透過 Email 可以幫助你更清楚地向部屬傳遞訊息,或讓文字內容成為日後易於搜尋的文本,以便快速找到重要資訊。但你知道嗎?並非所有情境都適合用 Email 溝通。本文為你列舉 4 項 Email 使用禁忌場景,幫助你在按下發送鍵之前三思。

Email 無疑是現代人在職場溝通時的一大重要工具,與口頭說明相比,它能將溝通過程電子化的同時,還能讓訊息成為易於日後搜尋的文本。雖然並非所有情境都適合用 Email 溝通,但在 Randstad US 的調查中,高達 56% 的管理者承認會用 Email 或通訊軟體而非當面討論來處理工作衝突。

身為管理者的你,過於依賴電郵溝通可能會造成風險,輕則讓團隊成員感覺受傷,重則可能影響公司對外形象,以下就列舉出幾項 Email 使用禁忌場景,管理者、經營層們在按下發送鍵之前務必三思。

1. 團隊組織變化、人事變化

今年全球許多大企業紛紛傳出裁員消息,包含 Meta、X(前 Twitter)、美光等大企業,許多內部員工集體無預警收到裁員通知,一顆顆震撼彈讓科技業風聲鶴唳,無論原因如何,為了組織與團隊內士氣的穩定,都不建議管理層以電子郵件的方式無預警通知下屬任何與解雇、縮減或裁員的消息。

此外,因為電子郵件可以任意轉發或公開到任何媒體上,這種形式的訊息發布有可能立刻對外流出引發負面輿論,進而對公司形象造成傷害。

2. 情緒性訊息

文字無法完整傳達情緒,相信身為管理者的你也深知這一點,因此若需要處理或表達敏感情緒的時候,Email 就不會是個好選擇,情緒表達上,電子郵件不但無法傳達你的真實情緒,甚至還可能會被誤解,即便我們無意傳達刻薄或冷漠的態度,郵件本身卻容易夾帶這些訊號給收信者。

帶有責備、憤怒、質疑等負面情緒的 Email 則強烈建議不要按下發送鍵!這些情緒發送後對事情本身毫無幫助之外,也會對團隊造成難以修復的傷害。

3. 緊急事件

無論這件事是否緊急,都強烈建議管理者們不要在郵件主旨上寫【緊急】【立即開信】等訊息,這種訊息不但會對收件者造成壓力與恐慌而不利於事件溝通,如果遇到需要立即解决的緊急狀況,Email 郵件的訊息傳遞與溝通過程是相對比較長的,無法滿足「迅速、緊急處理」的需求,這種情況下電話、即時線上會議或是面對面說明都是更合適的解法

更糟的是,若事件本身並沒有緊急重大到需優先插件處理的程度,只是希望收件者盡快閱讀,那這樣的 Email 郵件溝通方式只會讓收件者對你的信任度大幅降低,未來甚至影響團隊協作的效率。

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4. 說明文字較多的郵件

大多數專業工作者平均每天會收到 50~100 封電子郵件,因此對現代人來說接收與理解數位訊息的時間都很短且破碎,若將較複雜問題長篇大論用郵件來傳達,非常大概率會造成誤解,甚至被收件者直接略過,這種情況下直接與對方當面說明或是發起會議討論才是最有效率、清晰且有用的交流

而這類「複雜主題」包含了:專案產生的重大變化、公司營運方針的改變、理念溝通等等。
混合、遠端工作自疫情後開始盛行之後,數位溝通的角色愈來愈重要,相信這些線上會議、Email 溝通技巧等「數位禮儀」對身為經營層或即將成為管理者的你也會越來越重要,未來在按下信件發送鍵之前,我們都可以再次思考這些溝通是否有效。

*本文開放合作夥伴轉載,參考資料:Randstad USFastCompany,圖片來源:Unsplash

(責任編輯:黃俊誠)