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企業管理者必須看透的「營運冰山」:數位轉型策略牽動 5 大「看不見的成本」

隨著數位轉型風潮逐步落實到各產業,企業也更務實地去思考這樣的趨勢如何能夠幫助達成更好的客戶服務、更有效率地發揮數據所帶來的生產力革命與長期商業價值。數位轉型概念逐步深化,許多國際頂尖管顧機構已經開始發展論述,認為在數位經營與管理轉型的深水區,數位轉型已經不只是導入數位工具,而是演化至「如何持續強化數位免疫系統(Digital Immune System)」的營運課題高度。

根據 Gartner 發布的2023 十大策略科技趨勢報告,以風險控管作為前提,企業需要一個完整的數位免疫系統,其中包含軟體設計、開發、營運、分析到資料保護都涵蓋在內。目的是為了要讓企業的日常流程維運、應用程序具備高度韌性與穩定度。若遇到任何突發狀況時,數位免疫系統都可以非常快速的讓企業回到正常營運狀態。

想要企業長期營運順暢,先盤點出「隱性成本」所造成的生產力與財務影響!

企業的風險定義十分廣泛,各個生產環節都有可能遭受威脅損失。企業在盤點日常營運風險時,也不只是為了承受攻擊,而是要讓長期營運體質越來越穩健,甚至可以做出第二商業創新成長曲線,成為企業在數位時代墊高自身價值的重要指標。

管顧機構 Forrester 發現 40% 企業都面臨因為多元工具而造成生產力低落的管理問題。這些隱性成本意味著,員工可能需要大量切換工具造成效率低落,且相對應部門需要投入的維運時間與人力成本不一定有被計算到,是排擠創新、影響企業績效的機會成本。

因此,長期協助企業數位轉型的微軟建議高層營運者:企業需思索可能造成企業內耗的隱形成本,並在多雲環境的日常應用上,使用一致性、方便管理的雲平台與數位工具,讓企業與員工專注於發展業務目標。如此一來,啟動企業數位免疫系統的重要槓桿,並善用「雲端」這個支點,達到事半功倍的營運功效!

微軟亞洲區總裁 Ahmed Mazhari 表示,IT 數位工具可幫助企業管理者在營運上事半功倍,用更少的時間和成本做到更多創新。(圖片提供:Microsoft

隱性成本 1:員工切換使用多平台及工具造成的生產力浪費

管顧機構 Forrester 針對 IT 管理者做的調查顯示,40% 企業面臨「軟體效率低下而導致的員工生產率問題」。員工使用多平台或多應用程式時頻繁切換的時間,是非常容易被企業管理者忽略的成本,在全球有 15 萬員工的 Dell 公司,內部大量員工回饋,「希望可以減少使用的工具數量,以提升工作效率,進而創造平衡生活。」

Dell 公司因此決定全球透過 Microsoft 365 整合零散工具到單一平台,大幅減少員工完成任務所需工具數量。Dell 全球內容與協作服務主管表示,「在近兩年,我們已將員工使用的工具從 30 種以上減少至 6 種,員工滿意度也提高了 60 % 以上。」透過整合員工日常生產力工具,除了提升效率之外,更重要的是可以提升員工體驗,降低不必要的工作,解放員工的潛能。

減少員工使用多平台或多應用程式時頻繁切換的時間成本,就能立即提高員工生產力。(圖片來源:shutterstock)

隱性成本 2:為員工部署軟體的效率成本

不讓員工空轉或是忙於非業務核心的工作項目,就是提升企業營運的機會成本。降低員工到職或啟用新應用程式所等待配置的時間成本,對於員工人數動輒上千上萬的大型企業尤為重要。

美國資訊科技服務商 Cognizant 在全球的員工人數超過 30 萬,2020 年因為疫情迫使員工在家工作, IT 人員面對必須迅速設定遠端工作的上萬台電腦以維持服務正常運作的龐大壓力,決定採用 Microsoft Intune 與 Windows Autopilot 工具,在一週內完成原本需耗時兩年的部署工作,大幅度加速了企業員工可投入工作產出的時間,而不至於在疫情期間折損營收,確保營運不間斷。

隱性成本 3:用線上會議,節省企業營運的差旅成本

疫情過後,企業充分體會高效的「線上會議」可節省大筆的差旅成本。

美妝龍頭 L’Oréal 萊雅集團,在導入 Microsoft 365 Teams 視訊會議工具之後,萊雅讓身處不同時區的跨國員工不用出差,也能有效率地協作溝通,大量節省機票飯店等差旅費用,而且不需擔心實體距離造成協作的困難,反而透過線上會議討論各區域市場對美妝趨勢的獨特觀點見解,以維持其在美妝市場的領先地位。

L’Oréal 萊雅集團導入 Microsoft 365 Teams 視訊會議工具之後,讓身處不同時區的跨國員工不用出差就能有效率地協作溝通。(圖片提供:Microsoft

隱性成本 4:企業 IT 管理和維運所造成的財務影響

隨著業務的變化和發展,企業的 IT 架構複雜度也隨之增加,進而提升 IT 管理與維護成本與資料治理課題。

10 年前就展開數位轉型的日本 FUJIFILM 富士軟片集團即發現,不同子公司導入不同的數位工具,造成同集團各子公司無法高效溝通,IT 部門必須管理維運多套系統,並暴露在多套系統潛在的資料治理與控管風險之中。如何降低部署複雜性成為集團最大課題,後來 IT 部門決定使用 Microsoft 365 一站式生產力工具,利用單一平台系統化管理,維運上更加省力亦能提升資安防護。

如此一來可大幅提升 IT 管理效率,並透過 Microsoft Intune 行動裝置管理,簡化遠端管理員工裝置上的流程及佈署時間。根據統計,使用 Microsoft 365 生產力解決方案的企業,可將部署和管理新軟體所花費的時間,減至 24%之多。

隱性成本 5:企業營運的安全合規成本

「混合辦公」成為現今企業生產力的新模式,意味著企業需要面對更加複雜的資安挑戰。加上 AI 科技進化,網路攻擊也日益嚴峻,企業需要不斷提升安全防禦能力來應對;而企業在拓展業務到新的國家或區域時,更必須應對各地完全不同的資安合規要求。

總部位於德國慕尼黑的 Seimens 西門子擁抱「零信任」的資安架構,運用 Microsoft 365 E5 整合式和自動化安全性的擴展身分識別與威脅防護,讓全球員工一起防禦攻擊,合規保護並控管創新研發的機敏資料。

通過「零信任」安全架構,企業可以在權限管理與身份識別控管上更加游刃有餘。企業可以降低 45% 的資料洩露機率,減少 90% 以上獨立安全事件或誤報,節省 88% 的威脅回應和 65% 的威脅調查時間。

以簡馭繁 擁抱數位轉型讓營運事半功倍

在全球經濟充滿不確定性的非常時刻,台灣微軟總經理卞志祥表示,這也是企業重新檢視自身營運策略與彎道超車的機會。

為了要確保高度韌性的營運彈性、加速數位賦能與維持良好的客戶體驗,企業必須正視這樣的挑戰已經在叩門了。如何用更少的資源與成本,去做更多的事,是未來企業必須具備的商業思維,也是促成數位免疫系統能快速到位、發揮價值的關鍵作法。因此,徹底盤點企業營運上「看得見」和「看不見」的各項成本,才能儲糧以因應未來的不確定性。

從軟體工具的盤點、平台一體化、自動化的營運升級與更加全面且靈活的零信任資安體系建置,都會是企業當務之急的任務。慎選合作夥伴與應用工具,企業可以擁抱的是更加多元、彈性的創新,也能讓企業在這波挑戰逆風直上,開創新局!

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