不論是中小企業還是知名大公司,永遠開不完的會議是員工最困擾的工作之一。疫情後,混和辦公成為常態,遠距會議的大量增加以及低效率會議品質,不僅浪費時間,更影響了員工的工作效率和心情。

開會真的這麼浪費時間?

根據 Atlassian 的研究發現,美國企業在不必要的會議上浪費了 370 億美元的工資成本,平均每人每月要參加 62 次會議。而 Otter.ai 的研究發現,在公司引入遠距工作模式後,大約 70% 的員工會議次數增加了 70%。也就是說,雖然在家工作很棒,但缺點可能是會帶來更多的會議。

根據 Atlassian 的數據指出,47% 的員工認為開會很浪費時間,45% 的人因為開不完的會議而感到工作過度。甚至,許多人表示他們參加的會議中,有一半是沒有意義的。且超過六成的員工表示,會議若有遲到、議程不清、討論不相關的內容等情況,都會讓人感到煩躁、甚至會影響員工生產力

根據 Grammarly 的數據,大多數員工有約 51% 的時間屬於獨立工作,另外 49% 時間則需與他人合作。對於高度要求溝通與合作的工作來說,會議便成了各部門協作時,不可或缺的橋樑。

然而,開會真的能達到 100% 的效益嗎?

LiveCareer 研究便指出,約有 91% 的人在會議期間發呆,且當會議時間太長、太無聊、缺乏小組討論或演講者沒有活力時,甚至有 39% 的人會在會議期間打瞌睡!除了發呆和睡覺之外,Fuze 的一項研究也指出, 92% 的人會在會議期間同時執行多項任務。

從上述研究和數據可以發現,在一週有限的工作時間內,員工花了過多的時間在「沒有效率」的會議上。但會議仍有其重要性,但如何才能提升開會的效率和品質?

掌握開會 5 大原則,再也不開沒用的會議!

  1. 設定議程

這似乎是一個合理的要求,但其實很多會議一開始都沒有明確的目的。若沒有設定議程,員工很容易就在會議中走神。

會議的議程可以寫在白板上或是透過 Email、 Google 日曆寄送。在會議開始前就需要明確點出會議的核心,讓每個人都知道他們為什麼要聚在一起,以及他們應該完成什麼。議程就像是一場會議的指南針如果討論偏離正軌,有了明確的議程,就可以快速回到正軌。

  1. 準時開始,準時結束

應該大家都有這樣的經驗:會議開始了,但負責人或老闆因行程遲到,因此所有人一片靜默,在會議室中發呆或做自己的事情。這樣的會議不僅浪費時間,也影響了員工的工作效率。原本準備好開會要討論的事項,卻因會議延遲而只好在等待期間轉而處理其他工作。等與會者都到齊時,員工已經失去對會議的專注。

梅西百貨董事長 Terry Lundgren 便嚴格執行準時會議政策。而他也表示,不只準時開始很重要,準時結束也一樣重要。訂定一個明確的結束時間,將有助於有效率的完成議程上的安排。

  1. 給每個人一個角色

在會議開始前,先問問自己,「這場會議參與者的角色是什麼?」大型會議中,有三種常見類型的員工:喜歡主導談話、只會提出批評、不願提供意見。

如果人們知道自己應該扮演什麼角色,他們就更有可能做出貢獻。會議的目的是討論出重要的決定、創意發想,還是訂定一個大型計劃?

若是重要決定,那麼決策者或領導人的角色就會是會議的關鍵;若是訂定一個大型計劃,從討論到取得共識,每個參與者都將扮演不同的角色;而若是創意發想,那麼所有人的想法都將至關重要。

  1. 提升會議重要性

為何會有這麼多會議?其實許多會議都是在大家沒有意識到的情況中,逐漸出現的。且甚至成為每週或甚至每月都會重複進行的例行公事,即使有時可能根本沒有重要的討論事項。

為了控制會議,應每隔幾個月就進行一次會議審核思考是否每次會議都是對每個人寶貴時間的最佳利用。

Slack 的負責人 Stewart Butterfield 為了解決會議過多的問題,甚至採取了更激進的手段——把所有定期會議都取消!當所有的定期會議都取消了,主管以及團隊就必須重新評估哪些資訊和會議是真的有必要,並等真正需要的時候再重新安排會議。

  1. 會議結束前,決定好下一步

會議結束前,最重要的是要留下最後幾分鐘來討論接下來的步驟該討論的內容應該包括決定誰負責什麼、截止日期,以及會議結束後的下一步。

這樣可以確保所有人都了解會議的結論,以及了解自己的任務如何協助團隊完成共同目標。透過明確分配工作,也能讓每項任務責任歸屬更加清楚。

本文開放合作夥伴轉載,參考資料:fastcompanynytimesThe Washington Post,首圖來源:Unsplash