不論是中小企業還是知名大公司，永遠開不完的會議是員工最困擾的工作之一。疫情後，混和辦公成為常態，遠距會議的大量增加以及低效率會議品質，不僅浪費時間，更影響了員工的工作效率和心情。
開會真的這麼浪費時間？
根據 Atlassian 的研究發現，美國企業在不必要的會議上浪費了 370 億美元的工資成本，平均每人每月要參加 62 次會議。而 Otter.ai 的研究發現，在公司引入遠距工作模式後，大約 70% 的員工會議次數增加了 70%。也就是說，雖然在家工作很棒，但缺點可能是會帶來更多的會議。
根據 Atlassian 的數據指出，47% 的員工認為開會很浪費時間，45% 的人因為開不完的會議而感到工作過度。甚至，許多人表示他們參加的會議中，有一半是沒有意義的。且超過六成的員工表示，會議若有遲到、議程不清、討論不相關的內容等情況，都會讓人感到煩躁、甚至會影響員工生產力。
根據 Grammarly 的數據，大多數員工有約 51% 的時間屬於獨立工作，另外 49% 時間則需與他人合作。對於高度要求溝通與合作的工作來說，會議便成了各部門協作時，不可或缺的橋樑。
然而，開會真的能達到 100% 的效益嗎？
LiveCareer 研究便指出，約有 91% 的人在會議期間發呆，且當會議時間太長、太無聊、缺乏小組討論或演講者沒有活力時，甚至有 39% 的人會在會議期間打瞌睡！除了發呆和睡覺之外，Fuze 的一項研究也指出， 92% 的人會在會議期間同時執行多項任務。
從上述研究和數據可以發現，在一週有限的工作時間內，員工花了過多的時間在「沒有效率」的會議上。但會議仍有其重要性，但如何才能提升開會的效率和品質？
掌握開會 5 大原則，再也不開沒用的會議！
- 設定議程
這似乎是一個合理的要求，但其實很多會議一開始都沒有明確的目的。若沒有設定議程，員工很容易就在會議中走神。
會議的議程可以寫在白板上或是透過 Email、 Google 日曆寄送。在會議開始前就需要明確點出會議的核心，讓每個人都知道他們為什麼要聚在一起，以及他們應該完成什麼。議程就像是一場會議的指南針，如果討論偏離正軌，有了明確的議程，就可以快速回到正軌。
- 準時開始，準時結束
應該大家都有這樣的經驗：會議開始了，但負責人或老闆因行程遲到，因此所有人一片靜默，在會議室中發呆或做自己的事情。這樣的會議不僅浪費時間，也影響了員工的工作效率。原本準備好開會要討論的事項，卻因會議延遲而只好在等待期間轉而處理其他工作。等與會者都到齊時，員工已經失去對會議的專注。
梅西百貨董事長 Terry Lundgren 便嚴格執行準時會議政策。而他也表示，不只準時開始很重要，準時結束也一樣重要。訂定一個明確的結束時間，將有助於有效率的完成議程上的安排。
- 給每個人一個角色
在會議開始前，先問問自己，「這場會議參與者的角色是什麼？」大型會議中，有三種常見類型的員工：喜歡主導談話、只會提出批評、不願提供意見。
如果人們知道自己應該扮演什麼角色，他們就更有可能做出貢獻。會議的目的是討論出重要的決定、創意發想，還是訂定一個大型計劃？
若是重要決定，那麼決策者或領導人的角色就會是會議的關鍵；若是訂定一個大型計劃，從討論到取得共識，每個參與者都將扮演不同的角色；而若是創意發想，那麼所有人的想法都將至關重要。
- 提升會議重要性
為何會有這麼多會議？其實許多會議都是在大家沒有意識到的情況中，逐漸出現的。且甚至成為每週或甚至每月都會重複進行的例行公事，即使有時可能根本沒有重要的討論事項。
為了控制會議，應每隔幾個月就進行一次會議審核。思考是否每次會議都是對每個人寶貴時間的最佳利用。
Slack 的負責人 Stewart Butterfield 為了解決會議過多的問題，甚至採取了更激進的手段——把所有定期會議都取消！當所有的定期會議都取消了，主管以及團隊就必須重新評估哪些資訊和會議是真的有必要，並等真正需要的時候再重新安排會議。
- 會議結束前，決定好下一步
會議結束前，最重要的是要留下最後幾分鐘來討論接下來的步驟。該討論的內容應該包括決定誰負責什麼、截止日期，以及會議結束後的下一步。
這樣可以確保所有人都了解會議的結論，以及了解自己的任務如何協助團隊完成共同目標。透過明確分配工作，也能讓每項任務責任歸屬更加清楚。
本文開放合作夥伴轉載，參考資料：fastcompany、nytimes、The Washington Post，首圖來源：Unsplash
