職場上常會需要和主管或甚至和老闆報告工作進度、討論專案進度,但是主管們的時間常被滿滿的會議和行程塞滿,連回訊息的時間都沒有,想要擠出一小時的空檔進行討論,真的是難上加難。到底該如何在老闆繁忙的日程中抓時間,快速又有效率的進行溝通?
和老闆溝通的正確方法
由於主管、老闆行程繁忙,因此在溝通上需要以最高效率的方式進行。以下整理了幾個和主管約時間應該注意的 7 點原則,讓整體溝通流程能更順暢。
1. 確認時間發會議通知
職涯發展顧問 Hallie Crawford 建議,和主管約好時間後,先透過電子郵件將想要討論的內容和詳細時間段簡短列出。 Crawford 表示,詳細將議程列出不僅有助於討論的進行,還可以讓老闆事先為會議做準備。
2. 抓住議題重點不離題
和主管會面時,可以直接進入主題。但是要注意,由於主管們大多需要同時處理許多專案和工作,在溝通時需要提供具體細節以及。如果問題是人際問題,請保持冷靜和冷靜,提供日期,詳細說明已發生的任何事件,並清楚地解釋這件事如何影響您的工作。
列出議題重點的另一個好處就在於,可以讓雙方都更清楚知道這段對談的重點。有時候因為要討論的事項太多,或可能會牽扯到其他專案,討論過程中可能會偏離主題。而適時的把主題拉回來,才能確保在有限的時間內,將所有重點都討論完。
3. 隨時準備做好調整
雖然和主管喬好時間、發好會議通知了,但老闆隨時都有可能會有更急迫的會議,因此要把握每分每秒的時間。在列議程時,最好也將事項的急迫性先排好,以免最重要的議題反而沒有時間討論到。
4. 講重點
和主管溝通的一大關鍵就是:講重點。
主管的行程大多很滿,因此最好要先列出溝通重點,或甚至是把可行的方案和備案都準備好再進行匯報。這樣一來,主管才能更精準地了解並回答問題,另一方面,自己消化、準備後才來進行溝通,可以讓主管知道自己的能力,而非只是個請求指示的接收者。
5. 持續追蹤後續進度
職場專家 Amy Cooper Hakim 指出,在討論的過程中,應該隨時記下重要的討論事項,然後在討論結束後發送一封電子郵件,包含後續行動項目或反饋的重述電子郵件。
和老闆溝通時應避免什麼?
其實和老闆交談有點像面試,通常只有有限的時間來陳述觀點,而且無法預料到被問到的每一個問題。
在與老闆溝通時,不僅要有效率、有重點,以下 7 點要有意識的避免,包括使用負面語言、八卦其他員工、以衝動或具有攻擊性的方式溝通、越級報告、以辭職作為談話籌碼、過度謙虛或自卑,以及貶低老闆的地位。