開會

【為什麼我們要挑選這本書】 許多企業響應 Google 等大公司使用的 OKR 管理法,來深入公司日常運行,但碰到不少挫折。

擔任企業顧問的作者克莉絲汀娜.渥德科, 8 年前曾出版 OKR 入門書,後來被許多企業詢問實際執行上碰到的難題,她便集結問題與解方,寫成《OKR最重要的一堂課》一書。下文將分析,管理者如何運用 OKR 管理法,實際搬到例行會議中,來提升效率。並教導如何詳細擬定一套循環流程,來追蹤成果,以達到成功管理。(責任編輯:洪郁萱)

許多嘗試 OKR 的公司都失敗了,他們把責任歸咎於系統本身,但如果你不持之以恆,任何系統都起不了作用。僅僅設定 OKR 還不夠,必須定期追蹤其進展。

事實上,OKR 的節奏是使 OKR 發揮作用的原因,它比設定一個鼓舞人心的 O 更重要,甚至比把 KR 設定為結果更重要。每當有人問我(編按:作者) OKR 和 SMART 目標、關鍵績效指標(KPI)或其他目標設定方法之間有什麼區別,我會告訴他們區別就在開會的節奏,正是此節奏讓目標設定和目標達成兩者之間有所區別。

使用 OKR 追蹤方法,縮減開會次數

當我第一次開始幫助新創公司執行 OKR 時,我不得不修改我在社群遊戲公司星佳所做的 OKR 追蹤方法。年輕的新創公司對任何會議的容忍度都極低,更別說每天對戰術和指標進行深入分析了,我直接縮減為每週開兩次關鍵會議一次是設定重點工作,一次是慶祝進展。

如此一來,針對公司試圖完成的事項,便在每週首尾形成明確的提醒。我的前老闆傑夫.韋納曾說:「你要說到唇焦舌敝,人們才會開始聆聽。」設定 OKR 工作方向與慶祝OKR 進展的節奏,代表你在不斷地自我重複──用好的方式。

每週一使用四方陣表檢視 OKR 的進展

每週一,團隊應該開會檢視 OKR 的進展情況,並承諾完成協助公司達成 O 的各項任務。我建議使用四方陣表的格式

  1. 本週的重點工作:為了達成 O,本週你必須完成的三到四件最重要的事情是什麼?討論這些優先事項是否能使你更接近 OKR。
  2. 未來一個月的預測:你的團隊應該知道哪些即將發生的事情,是他們可以協助或準備的?
  3. OKR 實行狀態:如果你設定的信心度為五/十,那麼現在上升了還是下降了?討論一下原因。
  4. 健康指標:當你努力追求卓越時,選擇兩到五件你想維繫的事項,有什麼是搞砸後無法承受的?與客戶的關鍵關係?程式穩定性?團隊幸福感?當事情開始偏離正軌時,立刻做個記號並討論。

之所以提供上列概述,是為了可以同時看到重點工作與 O,本文件是一份不折不扣的對話工具,可以討論下列議題:

本週工作優先順序

P1:與 TLM Foods 簽訂合約

P1:新訂單流程

P1:面試三位可靠的業務人選

OKR 信心度

O:在經銷商面前,建立優質茶葉供應商的清晰價值形象

KR:回購率八五%

KR:口碑轉介客戶數:五

KR:營業額二十五萬美元

即將到來的重大專案

回購提醒通知

新版經銷商訂單自行輸入流程

經銷商茶葉銷售指標

聘雇客戶服務主管

健康指標

 團隊健康:為營運方向轉變而努力

 經銷商滿意度

 訂戶轉化率

運用 OKR 試擬一些問題

  • 工作優先順序是否可以讓我們達成 OKR?
  • 為什麼對我們達成 OKR 能力的信心度下降?有人能幫忙嗎?
  • 我們準備好迎接重要的新工作了嗎?行銷部門知道產品功能是什麼嗎?
  • 我們是要讓員工精疲力盡?還是允許程式庫裡面良莠不齊?

騰出時間進行對話。如果週一會議分配給簡報說明的時間只有四分之一,其餘都是討論下一步作法,那你就做對了。提早結束是個好兆頭,你預留了一個小時的會議時間,並不代表你就必須用完它。

TO 推薦閱讀:【不開毫無目標的馬拉松會議】會議前寫下三行關鍵資訊,讓議程聚焦效率倍增

使用四方陣表深入問題

對四方陣表的審視盡量簡短,不需要彼此大聲宣讀。使用顏色識別和易於瀏覽的句子,就可以深入任何問題。聚焦於問題本身與衍生出的難題,必要時勇敢地說:「一切都已步上正軌,不需要討論。」會議上講話時間的多寡並非成功的指標。

當大家開會時,可以只討論四方陣表,或者可以把它作為一個狀態概述,然後補充其他詳細的資訊,包括指標、匯集清單或相關的更新。每家公司對會議的容忍度都不盡相同,或高或低。

相信你的團隊會在日常工作中做出不錯的選擇。將會議的基調定為團隊成員互相幫助,以達到他們承諾的共同目標。領導者可以仿效這樣的說法:「看起來我們的第二個 KR 有麻煩了,我們能不能腦力激盪出一些方法讓它回到正軌?」徵求意見,並對團隊的貢獻明確表示感激,對團隊的賦權將有長足的助益,隨著時間的推移,團隊將了解,你並非無所不知、無所不能,他們自己對公司也很重要。

你聘雇了聰明人,讓他們協助你成為一家更好的公司!

找出專屬的節奏,達成成功管理

我收到很多關於在非典型情況下實施 OKR 的問題,譬如:遠距工作團隊、擁有多條業務線的公司,或者支援當前盈利部門同時兼顧研發的公司。大公司無法讓所有人都在同一個會議室開會(隨著公司的發展,谷歌最後把所有的公司會議都搬到戶外),或者是時差使開會不易,或者與敏捷開發計畫(Agile Planning)會議發生衝突。

你可以把「週一到週五」的規律改為「週五到週二」,你可以透過視訊來舉行慶祝活動,你也可以在進度報告郵件裡或線上協同作業軟體 Slack 的頻道上吹牛。只要設定好並舉辦慶祝活動,要如何進行都可以有彈性

OKR 非常適合用來設定目標,但如果沒有一個系統來協助達成,很可能會像其他流行一時的管理工具一樣失敗。向團隊承諾、彼此互相承諾、向共同的未來承諾,並且每週都重申誓言。

OKR最重要的一堂課

(本文書摘內容出自《OKR最重要的一堂課》,由 時報出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Shutterstock)