【為什麼我們要挑選這本書】業務內容繁重的主管們總是分身乏術,處理業務之餘,還要管理下屬。

曾協助萬名主管解決人才培育問題的主管心理教練大平信孝(Ohira Nobutaka),在《腦科學打造!頂尖團隊都想要的人才》利用腦科學知識背景分析人類驅動力的原理,提供主管 2 大下屬成長準則,提升他們自主工作動機!(責任編輯:洪郁萱)

或許有些讀者會覺得「我明白工作動機為什麼如此重要了,但那畢竟是部屬內在層面的問題,主管真的有辦法影響嗎?」「我們真的能讓缺乏幹勁的部屬湧現幹勁嗎?」

其實,這兩個質疑的答案都是「YES」。

積極投入的關鍵在於「動機」

有趣的是,有些人雖然在工作上缺乏動機,卻非常積極地投入私生活的活動。有些人一談到自己的嗜好、當義工,或幫自己喜歡的球隊加油,就會熱血沸騰。

其實每個人都一樣,碰到自己喜歡的事,就會很熱衷投入、積極主動。你我都有一種特性凡是自己真正想做的事,付出多少努力都在所不惜,也能持之以恆,並且不斷成長。

我的大兒子今年十歲,有一段時間對練習籃球非常熱衷,每天先在學校練習投籃,回家後再練運球,晚上則會上 YouTube 觀摩職籃選手怎麼打球。

在這個過程中,身為家長的我從不曾下令叫他「去練習」,他也不曾因此獲得老師讚美,更沒有得到零用錢獎勵,但就是一心只想著籃球。他會這麼努力,都是因為他自己「想當職籃選手,想把球技練得更高超」。

小時候,你是否也曾熱衷過什麼事?抓昆蟲、打棒球、踢足球、跳繩、捉迷藏、蒐集橡皮擦、摺紙……,每個人應該都有過熱衷某件事的經驗。

同樣地,你的部屬無法自行思考、主動出擊,是因為他尚未在目前的工作中找到「欲望」。

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驅動員工工作動機的關鍵:「邊緣系統」

我所謂的「欲望」,在腦科學世界裡,有時會用「令人滿心期待」來詮釋。換句話說,就算我們把目標設定得再清楚明瞭,再怎麼仔細下達指令,光用說的,恐怕還是很難讓部屬起身行動,也就是他們仍處於「我都知道,但就是辦不到」的狀態。

大腦中有「邊緣系統」(Limbic System這個舊腦,以及位在邊緣系統上的大腦新皮質,也就是所謂的新腦。

舊腦為了維持生命而運作,掌管人的本能、情緒和行為;新腦則具備高度的學習能力,以便視情況採取合適行動,並掌管語言系統。若想驅使部屬採取行動,只要設法打動他們掌管情緒和行為的舊腦即可。

接下來要介紹的「行為改革面談」,就是我為了讓每個人都能輕鬆「打動舊腦」所設計的方法。只要將這套方法融入和部屬的定期面談或日常對話中,人人都有辦法提升部屬的工作動機。

「行為改革面談」簡單又極具威力,還能打動部屬的舊腦,讓他們開始自行思考、主動出擊。接著,我就為各位說明該如何妥善運用這套實用方法。

5 個步驟營造員工自主積極的環境

簡而言之,所謂的「行為改革面談」,是一套由主管協助部屬「擬訂目標」、並予以落實的機制,其目的在於協助部屬提升工作動機。

這裡所說的「目標」,不是指公司規定的數字目標,而是能打動部屬的目標。換句話說,是讓部屬「打從心裡想實現它!」的目標。

為了達成「公司單方面強加的目標」、「無法了解個中意涵、感受不到意義何在的目標」、「墨守成規就能達成的目標」而工作,很難讓部屬願意身先士卒、自動自發。

就算部屬用「我們只是捧人飯碗的上班族」、「要領人家的薪水」來說服自己配合公司政策,工作動機也絕不強烈。更何況是被主管說服才去做的事,部屬的工作動機根本不可能有多高。不過,要是知道眼前這個目標和自己的夢想、目標有關,部屬就會自行思考、主動出擊。

「行為改革面談」就是為部屬營造主動環境的工具,它的步驟依序如下:

步驟一:確認立足點

拆解工作內容,確認哪些事項已能做到、哪些事項尚待努力。

步驟二:確認公司目標與部屬角色

部屬要明白自己背負哪些期待、了解自己扮演的角色。

步驟三:確認個人的目標與夢想

再次確認部屬本人真正想做的事。

步驟四:設定部屬的個人目標

擬出具體的執行細節。

步驟五:擬訂行動計畫(十秒行動)

擬出達成目標所需的具體行動。

以上就是執行「行為改革面談」的五個步驟。

只要依這五步驟和部屬建立互動,部屬個人的夢想或目標,和眼前的工作自然就會串聯起來,他們的工作動機也會因此提升,並勇於自動自發地做事。

接著,就讓我來為各位逐項說明。

主管分身乏術,管理下屬還要處理業務

身兼管理和實務的主管,不僅要培育部屬,還有自己負責的業務要處理,因此,各位會覺得「時間再多都不夠用」是很合理的。此外,應該也有人覺得「要從旁偷學前輩的做法」、「要看著主管的背影學習」、「趁年輕多磨練,多試幾次,多失敗幾次,從中掌握工作的訣竅」、「當年我剛進公司時也沒人教,所以後進吃點苦頭也是應該的」。

然而,很多部屬都認為「指導就是主管和前輩的職責」、「主管就是為了指導部屬而存在的」、「我們不會做事,都是因為主管不會教」、「都要怪那些放棄指導的主管」。甚至還有部屬認為「繼續待在這家公司也學不到什麼,不如就跳槽吧!」

不過,請各位放心。接下來我要講解的「成長五步驟」,就是將指導部屬的一連串流程,規格化後所擬定的一套方法,各位只要按部就班、循序推進,就能解決部屬工作技能不足的問題。

因培育部屬吃足苦頭的主管或許會覺得,要解決部屬工作技能不足的問題,簡直是一堵萬仞高牆。實際上,並沒有高牆聳立在各位眼前,牆不在外,而在於各位自認「不擅長」的那顆心裡。

只要你力行接下來介紹的方法,一定能切身感受,培育部屬其實並不難。

分類「雜務」和「技能」,執行才會有效率

所謂的「成長五步驟」,是先把所有工作依「雜務」和「技能」進行分類,再分成部屬「做得到」和「做不到」的事,接著分別傳授知識或加以訓練,直到部屬對該業務熟練到可以教導別人的地步。

不過,這些事並非埋頭苦幹就好。培育部屬是有步驟的,一旦弄錯順序,部屬的成長就會碰到瓶頸。就像我們要求還不識字的小朋友「自己讀本故事書來聽聽」一樣,小朋友根本做不到,工作技能的訓練同樣也有它的順序。

再者,管理許多部屬的主管能否用心對待每位部屬,也是一大關鍵,只作千篇一律的指示,很難期待部屬能有多大的成長。

主管要先掌握每位部屬對工作的熟練程度、實力與有什麼職涯規劃等,也就是要更深入了解部屬的「立足點」,再落實以下五個步驟,效果更佳。

此時,「行為改革面談」的步驟一:確認立足點(確認哪些事已能做到、哪些事尚待努力),就能派上用場了。因此,實施「行為改革面談」,能提升「成長五步驟」的執行效果和效率。接下來,就讓我們來看看這五個步驟。

5 個「成長步驟」,讓部屬盡早獨當一面

步驟❶:把做得到的事做到最好

認同部屬做得到的事,讓部屬精益求精,做到最好。

步驟❷:把做不來的「雜務」做到會擬訂行動清單。
步驟❸:把不會的「技能」訓練到會

讓部屬描繪自己對該工作的想像,並不斷產出。

步驟❹:讓部屬學會指導「雜務」

由部屬教導其他人「成長五步驟」的步驟

步驟❺:讓部屬學會指導「技能」

由部屬教導其他人「成長五步驟」的步驟

在研習活動當中,每次只要我介紹「成長五步驟」,幾乎所有學員都會感到詫異。

「以往根本沒想過雜務和技能的差異。」

「以前我可能只傳授處理『雜務』所需的基本知識。」

「以前我根本連第一個步驟『把做得到的事做到最好』都還沒開始。」

會有這樣的回饋,也表示很多主管平常的確沒時間認真思考,如何培育部屬。只要各位在與部屬互動時,能隨時想到這五個步驟,關於培育部屬的煩惱就會驟減。況且在經過步驟四和五的鍛鍊後,各位培養出來的,就是能拉拔後進成長的部屬。如此一來,主管的工作就會輕鬆許多。

職場管理,腦科學

(本文書摘內容出自《腦科學打造!頂尖團隊都想要的人才》,由 好優文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Unsplash)

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