行程,規劃

【為什麼我們要挑選這本書】管理工作時間是每個人必備的工作技能,但是如何管理卻成為人生大哉問。

賴婷婷曾擔任許多知名企業顧問,如鮮乳坊、cama café 等,而她用自身經驗撰寫的《複利領導》一書中,為我們一解在規劃工作及擬定行程時,為何不能過於細分時間?快來看看下文她說了什麼、以及向我們推薦什麼高效能的時間管理術吧!(責任編輯:洪郁萱)

著名的時間四象限,是讓事情分別落入重要又緊急、重要不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要的四個區域。我剛出社會時,經常使用這個方法,也的確幫助我很多,使我對於輕重緩急的掌握度很高。

然而,我的職務權責越來越大,事情越來越多,導致超過七成的事項都落在重要又緊急的區塊;我的待辦清單上,每打勾一件、會再冒出兩件,我開始覺得四象限不足以支持我成為時間的主人

專注一件事才有最高的效率

我擔任某零售通路自有品牌的採購經理時,曾為了推出一系列茶飲,參觀十數家飲料工廠。在規劃生產排程時,工廠提出需依據其生產排程下單的要求,我還有點不是滋味,認為供應商不就應該依據買方需求來進行生產嗎?

負責窗口向我解釋,每次生產不同內容物時,所有的器械管道都須拆下來清洗,特別是管子彎角處,得用高壓水柱與高壓蒸汽來回處理多次,才能開始生產下一個產品。每回拆卸、清洗、組裝、確認,就要花上四小時;一天若來回拆兩次,就會大大影響產量,雖不是不行,但必須增加成本報價,也就會影響到末端市場售價。

這麼簡單的生產道理,卻深深影響了我。我相信很多人跟我一樣,過著被時間追著跑的生活,該準備的報告還沒動工、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山;但我很幸運的是,在參觀飲料工廠時,悟出時間管理的精髓:「一次生產一樣東西最高效。」

確保時間花在刀口上的方法,制定「時間預算」

後來,我把時間與金錢的連動概念加重,發展出「時間預算」來規劃並運用時間,以確保我的時間花在刀口上。因此,永遠在跟時間賽跑的狀態逐漸有了轉變,除了能判斷出輕重緩急,我對於時間的規畫精準度也越來越高。即便不在預期內的事件與對話仍會發生,但我總算能游刃有餘地安然度過所有任務。

這套「時間預算」管理法,無論是在我得支援三個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過二十個專案的顧問時期,或是帶領二百五十人集團的總經理時期,都是夠用且適用的工具,其中包含「時間塊、防波堤、安可曲」三個元素:

塊狀切割時間,在固定的間進行同性質的事

㈠ 將一週分為十個「時間塊」

據說比爾.蓋茲(Bill Gates)的行事曆是以十五分鐘為單位,但是他有助理,我們沒有。我不建議一般人以十五分鐘來切割時間,因為錯過行程的機率太高了,突然來一通電話、被老闆叫去問事情,就會讓我們因為無法遵照預定時程,而產生焦慮與沮喪感,最後對時間管理的概念失去信心。

經過反覆測試後,我認為塊狀規畫是最佳解法,亦即每半天為一個單位,一週就會有十個「時間塊」。「時間塊」規畫的重點是,盡量在同一個時段內集中進行同樣性質的事,以避免沒有產能的暖機時間。很多公司喜歡在週一開例會,那就讓你的內部會議盡量集中在同一天,上午開部門會議,下午進行一對一會談,或者討論專案相關進度。

工作性質中包含客戶服務的人曾問我:「我怎麼可能知道客戶哪天有空?」其實,客戶還是有機會被管理或溝通的,你可以試著每週二上午或每月第一個週三去聯繫客戶,時間一久,就像《小王子》裡小王子與狐狸的關係,你們會逐漸建立出一種習慣、一些默契;你會在不知不覺間協助客戶管理他們的時間。

把「意外」放進規劃的時間裡

㈡ 預留兩個「防波堤」

工作中難免會有突發狀況,突然被叫去討論事情、客戶突然打電話要東西、身體突然不太舒服,這些事件的發生難以控制,但其實我們可以預測的,是絕對會有意外發生,因此應該將「意外」規劃進去。

我建議,你只能用掉八個時間塊,預留兩個「防波堤」作為緩衝。這不是指意外只會在預留的時段發生,而是你在必須中斷既定行程去處理某件事時,之後仍有時間補回你原本該做的事,以降低你的煩躁感。

多年下來,根據我與很多人實際運用的經驗,是把這兩個「防波堤」放在週三與週五下午最好,如此一來,每週會有兩次追回進度的機會。

這兩個「防波堤」是必要的存在,一定得留著。20%是很基本且還算健康的假設值,即使很難,你也得想辦法不要把行事曆塞得滿滿的。若你無法每週留出時間去處理問題小雪球,終有一天得付出巨大代價,處理更為棘手的問題大雪球。

「加班」加入規劃的時間內,記住可以有,但不要多

㈢ 最多三個「安可曲」

對有些人來說,加班是常態,特別是某些產業的某些月分,那就可以每週增加一些「安可曲」,亦即白天時間與人互動,另外將可獨立完成的工作排在六點以後。

重點是,一週建議最多三次「安可曲」,其他兩個晚上和週末,你可以去運動、陪伴家人、放鬆、進修,如此才能走得更健康、更長遠。人不是機器人,沒有任何人能夠長年累月加班,還維持絕佳的身心狀態。

預設且迎接「意外」,才能專注解決核心問題

在執行「時間預算」時,有一個心法頗為關鍵,那就是「GSD」(Get Shits Done,把狗屎處理掉)。如果說「GTD」(Get Things Done,把事情處理完)是每個人都該具備的能力,它的進階版或主管版就是 GSD。

對,把狗屎處理掉吧!好吧,狗屎或許有點粗俗,把「棘手問題」處理掉吧!你該不會天真地以為,事情都會照著流程走、所有人都會相親相愛、客戶都會無條件地愛戴我們吧。

事實上,某個環節出現誤差,是非常正常的。沒有人喜歡意外,但若你直接預設會有意外的出現,那麼當意外真正發生時,你的情緒干擾可以降到最低,你就有機會更快聚焦於如何分析與解決問題。

美國知名作家馬克.吐溫(Mark Twain)說:「每天早上先吞掉一隻癩蝦蟆的話,那一天就不會發生比這更糟糕的事了。」

方法都知道,就是看你做不做得到。關於時間管理的能力,沒有奇蹟、只有累積。簡單的事情重複做,就會有力量。

複利領導,時報

(本文書摘內容出自《複利領導》,由 時報 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Unsplash)