怎麼讓下屬自動自發?日本主管心理教練:只要解決 2 個問題!

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主管們或許都會害怕遇到下屬說一步做一步,永遠在等你的指示的情況,該從何改善呢?主管心理教練大平信孝(Ohira Nobutaka)曾協助萬名主管解決培育員工的問題,他利用腦科學總結,只要解決 2 個問題,下屬就可以自動自發!

會出現凡事坐等指示或不依指示行動的部屬,根本原因只有以下兩個。只要排除這些原因,就能培養出自行思考、主動出擊的部屬,進而創造績效。

覺得自己的工作是「迫於無奈」,而做得不情不願所致:動機問題;因為技術或經驗不足,才無法自行思考、主動出擊:技術問題

聽完這一番說詞,想必有不少人會認為:「我整天被工作追著跑,自己的精神狀態都瀕臨極限,哪管得上激發部屬的工作動機」、「我哪有空慢慢教部屬提升工作技能」。

上司與下屬缺乏溝通

進入正題之前,我想先簡單說明,為什麼部屬會陷入「缺乏工作動機」和「缺乏工作技能」的困境。

在日本企業中,所謂的「主管」,幾乎都是「選手兼教練」(Playing Manager)。主管面對的現實,是既要處理自己的工作,又得培育部屬。產業能率大學在 2017 年進行了「第四屆上市公司課長實況調查」,結果發現,有 99.2%的管理職都是選手兼教練。

工作一忙,主管少了從容,職場氣氛就變得殺氣騰騰,主管與部屬之間的溝通也會隨之大減,於是,雙方就會淪為這種狀態:

  • 除了一早上班時互道早安以外,彼此從不交談。
  • 聯絡事項都透過電子郵件或聊天軟體傳達。
  • 主管總是很忙的樣子,部屬就算有事想商量,也不好開口。

這種狀態將導致主管和部屬之間產生鴻溝,最後會連簡單的公務聯繫都難以完整傳達。況且,這樣的主管經常都很不耐煩。部屬自作主張處理工作,要是出了紕漏,主管就會非常不悅,甚至開口斥責。如此一來,部屬便會畏首畏尾,再也不願自己設法處理任何工作……。換句話說,就是會降低部屬的工作動機。

此外,主管與部屬的溝通一旦減少,主管便無法掌握部屬能做什麼事,又不擅長哪些工作。因此,主管才會無法妥善地指導部屬,導致部屬的工作技能遲遲不見提升。

當主管無法掌握部屬的能力時,就會指示部屬去做他們根本辦不到的事,部屬當然無法依指示行動。不依指示行動的部屬其實不是被動,而是動不了

最後,主管和部屬之間將陷入這樣的惡性循環:主管沒察覺部屬工作技能不足,因而煩躁不已,認為「這傢伙為什麼連一點小事都辦不好!」還對部屬大發雷霆,於是,部屬的工作動機便每況愈下……。凡事坐等指示或不依指示行動的部屬,就此誕生。

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雙方的互動是改變下屬的關鍵

在此,我想先提醒各位,會出現凡事坐等指示或不依指示行動的部屬,並不是因為你這位主管缺乏管理能力。原因出在你與部屬的互動方式。只要調整這點,部屬就能自行思考、主動出擊。

所謂的「調整互動方式」,並不是要各位「必須從繁忙工作中擠出時間和部屬談話」,或「一定要學會某些高難度的管理技巧」。

事實上,要把部屬培養成能自行思考、主動出擊的人才並沒那麼困難。只要調整一些小地方即可,例如:與部屬的日常對話、定期面談的進行方式等

在職場上,我們常常可以看到這樣的現象:明明是同一項指示,卻因為主管和部屬互動方式的些微差異,而讓部屬的工作表現截然不同

你是否也曾在以往的工作經驗中,隱約察覺到「如果主管能調整和部屬之間的互動方式,部屬應該就會有所改變」?

然而,或許有人會這麼想:我知道部屬的表現會因和主管的互動方式不同而改變,可是,能那樣和部屬互動的,就只有一些人人敬仰的主管、高風亮節的上司,或少數具備特殊才華的人罷了。我既無過人的能力或長處,品格也沒特別高尚,根本就辦不到……。

世上的確有人天生就善於管理組織或培育部屬,但只要確實地一步步練習,人人都能掌握個中關鍵,駕輕就熟地培育屬下,就像大家都能學會騎腳踏車一樣。

2 套方法即能改變被動的下屬

將這些人人都能如法炮製的重點,系統化整理後所得的資訊,就是接下來要介紹的這兩套方法―有助於提升部屬工作動機的「行為改革面談」,以及能加速提升部屬工作技能的「成長五步驟」

我再強調一次,部屬無法主動出擊的根本原因只有兩個:缺乏工作動機和缺乏工作技能,僅此而已。

首先,請各位以「行為改革面談」,來解決部屬缺乏工作動機的問題。接著,請再祭出「成長五步驟」,來協助部屬提升工作技能。只要按部就班運用這兩套方法,部屬就會出現驚人的改變,開始主動出擊。

接下來,就讓我們來了解具體的操作方法。

 

*本文書摘內容出自《腦科學打造!頂尖團隊都想要的人才》,由 好優文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Unsplash

(責任編輯:廖紹伶)