Photo by daisuke1230 on Flickr

【為什麼我們要挑選這本書】設計思考與腦力激盪是許多團隊在討論時會用上的方法,而唐鳳獨特的思考術也進而啟發了日本人。

採訪記者近藤弥生子(Yaeko Kondo)透過《想法才是主角》,在下文以日本人的視角看見唐鳳的思考術,其中,台灣人才所具備的優勢也是關注焦點。我們能從唐鳳的工作方法得到什麼啟發呢?(責任編輯:莊彙翌)

所謂的設計思考,則是將設計師在執行設計工作時的思維過程加以模式化,現在也被廣泛採用在商業世界中。就唐鳳看來,設計思考是一個較龐大且完整的框架,在一個人或兩個人進行深度思考、凝聚共識時很好用。進行的步驟如下:

.發現(discover)
.定義(define)
.發展(develop)
.提供(deliver)

唐鳳指出,民主主義有「討論問題」、「不同立場或經驗的人之間尋找共通價值」、「找出不會犧牲任何人的方法」和「提出前所未有的新解決方案」這四個階段,其中她特別強調,在民主主義下特有的這個「尋找共通價值」是不能被跳過的。

想知道 2023 年關於 AI 的最新趨勢與台灣企業行動方案嗎?
→ 立即下載《TechOrange 2023 趨勢觀察報告

決策過程保有彈性,才能廣納可能性

就如同腦力激盪,眾人集思廣益並交互提出各式意見時的這個做法,也是唐鳳教我的,她說:

「想要分散想法時,日本文化人類學者川喜田二郎老師( 已故,東京工業大學名譽教授)發明的『KJ 法』就非常好用。眾人先不要彼此討論,並都先在便箋上寫下自己對於某個主題的觀點,例如『你希望達成甚麼目標』,或『你擔心的事情是甚麼』等等。之後再輪流將便箋貼在白板上,並將這些便箋依屬性分類,如此就能整理出大家的想法。」

唐鳳以政委身分執行並取得豐碩成果的「總統盃黑客松」,一開始是由民眾在不考慮法律和預算限制的情況下去找出理想的做法,並在有了初步結論之後,由公務員和專家針對法律、預算及技術方面加以檢討,規劃出能夠付諸實踐的流程。

或許稍微有點偏離一般的工作思考術,但在這個過程中,可以從唐鳳身上學到的重點是「粗略的共識」(rough consensus)和「滾動式修正」(running code)概念,這是一個制定網際網路技術標準規範的團體「IETF」(Internet Engineering Task Force,網際網路工程小組)的思維方式。

雖然這個概念主要存在於科技業,但臺灣擁有非常靈活且高彈性的跨業界風氣。甚至在製作產品或提供服務的時候,也會嘗試在完成度大約為 70% 時就先進入市場,並在觀察市場反應的同時以極快的速度進行調整,追求更高的銷售量。

或許是因為有許多商人更看重成果的優劣,而非過程,因此在進入市場前盡可能地達到最完美的完成度,這是日本的優點所在,但我也經常覺得如果可以增添更多的靈活性也不錯。因此,這種思維方式或許對日本也具有極大的參考價值。

》下載 TechOrange 2023 趨勢觀察報告《

提高專注力的番茄鐘工作法

唐鳳自己平時用來提高專注力的時間管理術是「番茄鐘工作法」。「番茄鐘工作法」的發明者是義大利出生的諮詢顧問弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo),「Pomodoro」在義大利文中便是「番茄」的意思,此時間管理術是以西里洛以前愛用的番茄形狀廚房計時器來命名。

根據他的官方網站,做法有以下的六個步驟:

1. 設定任務
2. 設定計時 25 分鐘
3. 在計時器響起之前完全專注處理任務
4. 當定時器響起,在任務清單上作記號
5. 短暫休息一下
6. 執行四組番茄鐘之後,休息一段較長的時間

「番茄鐘工作法」的秘訣就是在不中斷的情況下盡可能地專注於任務上,並於中間休息約五分鐘。

從現在開始尋找最適合團隊的思考術

無論是過去或是現在,唐鳳總是與許多來自不同背景的人一起工作,例如面對 300 位公務員,分享及教導開放政府的工作方式,或是在討論法規的「vTaiwan」議案中,與眾多利益關係人研擬法案如何修改並達成粗略的共識。

在那些情況中, 她會說「現在我們來用○○○方式進行討論吧」,並將最適合當時情況的工作思考術介紹給大家。我覺得臺灣人的可愛之處就在於,臺灣人通常很願意去嘗試別人的提議,而不會抗拒地說「那個方式有何種缺點…… 」。就是因為每個人都以「既然要做,我們就開心地把它做好」、「讓它成功!」的態度來面對,因此才總是能夠使事情向前推進並順利進展。

不要故步自封或覺得「我做不到」,先試著樂在其中、由實踐從別人身上學到的事物開始做起吧!

面對國際市場快速發展的各項技術趨勢,台灣企業應當採取什麼策略?

→ 立即下載《TechOrange 2023 趨勢觀察報告》

 TO 推薦閱讀:別再 Brainstorming 了!其實「創意」有更有效率的激發方式

職場菁英都這樣思考!Gallup 認證優勢教練告訴你 5 個本質思考的必要條件

多人會議同時講話也不怕聽不清!微軟如何靠 AI 技術打造更好的通話體驗?

(本文書摘內容出自《想法才是主角:轟動日本的「天才數位大臣」唐鳳,打破框架的 30 種破繭思考。》,由 尖端出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Flickr