新光金控如何透過 RPA 的導入,培養整個組織的數位轉型風氣,打造新一代優秀人才嚮往的企業文化呢?

《富比士》指出,2025 年,千禧世代將成為職場主力、佔據全球勞動力的 75%,在這個狀況下,如何滿足千禧世代對工作的期許——做「有價值的工作」,遠勝於一切,是每一個領先企業都不能輕忽的課題。

新光金控也看見了這項趨勢,因此對新光金控來說,數位轉型的核心,已不單單是優化產品與客戶服務能量,員工培育與人才發展,亦同等重要。

「現在是培養數位人才、改革體制的最佳時機。」台灣微軟首席營運長陳慧蓉表示,數位轉型浪潮讓全世界求才若渴,積極網羅最好的人才,但是,最具效益的方式是將目光拉回當下,以數位轉型賦能員工,並優化營運流程。

而這也是新光金控會在今(2021)年初啟動「數位扎根.驅動轉型」策略的原因,透過導入數位科技,將數位轉型的共識、價值以及具體作為落實到各個子公司。

具體如何執行?新光金控選擇透過「外煉內修」的機制,來實踐這項策略目標:於外,在人壽、銀行、證券等前線,透過數位工具,打造出「以客戶為中心」的數位體驗服務,包括客戶體驗再升級、服務流程自動化等。

於內,則擴大人工智慧(AI)、流程自動化(RPA)等科技應用來優化新光金控行政部門的營運流程,包括將紙本流程改為數位流程,以自動化工具取代人工作業,藉此釋放員工生產力,同時大幅提升營運流程效率。

從一年花費 96 小時大幅降至 6.4 小時!員工見證 RPA 如何解放繁複工作流程

相較於人壽、銀行等子公司,新光金控的任務比較偏向財務調度、負責子公司的金流服務、看重的是投資相關業務,以及做資金管理的平台,這樣的職務分工,讓金控的組織分工完整且細緻,人力相對精簡,常常得以「人工作業模式」加工處理各種業務,例如會計部門每逢 10 號就得加班出帳、法遵室得不定期查詢最新法規條文以確保營運流程合規等。

以請款核銷流程為例,在導入 RPA 之前,會計部必須以人工作業模式核銷請款資料、轉出總務系統,以及在系統匯款檔輸入付款對象等,平均每個月都得花費近 2 小時的時間處理相關作業、一年得花費 96 小時處理請款銷核動作,在導入 RPA 後,每年只需要花費 6.4 小時處理該項作業,等於減少 93% 請款核銷作業時間,成效亮眼。

新光金控從個人「小」助理 RPA 的導入賦能員工,產生了什麼巨大改變?

令人驚豔的是,會計部的請款核銷流程並不是特殊個案,短短 2 個月的時間,新光金控便成功將微軟的 RPA 工具 :Power Automate,導入風管、會計、法遵、人資、資訊、數數等 6 個部門,優化 11 種作業流程,如風管部的金管會網站申報作業跟上傳商品部位流程,以及法遵室的簽約對象姓名檢索與法令宣導作業等。

短短 2 個月的時間,新光金控便成功將微軟的 RPA 工具 :Power Automate,導入風管、會計、法遵、人資、資訊、數數等 6 個部門,優化 11 種作業流程。

不過,推行 RPA 的過程也並非總是一帆風順。事實上,在推廣初期,新光金控各部門員工對 RPA 的態度多是保留、觀望的,直到微軟攜手合作夥伴到新光金控展開為期 2  天的教育訓練課程,說明 Power Automate 的特點與應用成效,同時,了解各處室需求並提供客製化服務,以具體成效吸引一個又一個部門員工的投入。

新光金控人資洪明達部資協指出,從前員工可能需要花很多時間整理數據、產出簡報,「因為可能周一早上就得報告」,現在只要在一鍵按下,就能「坐收數據」,等於每個員工都多了一個有力的個人小助理,讓自己能從繁複工作中解放,進而產生工作時的幸福感。

導入 RPA 工具,每個員工等於都多了一個有力的個人小助理,讓自己能從繁複工作中解放,進而產生工作時的幸福感。

員工自發思考:「還有什麼流程可以導入 RPA」?自行創造不加班的工作環境!

之所以深受新光金控採用與員工青睞,除與 Power Automate 可減低學習工具的門檻的友善介面,透過實作獲得工作效率提升的成果,讓新光金控的員工們也主動開始思考:自己部門的工作流程有哪些地方適合導入 RPA?自發性地想要改變工作、設定自動化流程,這也在新光金控形成一股 「RPA 風潮 」。

新光金控 RPA 使用者之一、新光金控會計部協理呂雅茹表示:「導入 RPA 的過程中,同仁們可以從固定、僵化的作業模式中跳脫,思考如何透過數位工具優化流程,並引發構思出新的流程,更不要說 RPA 可以防範人為輸入帶來的錯誤問題,大幅提升工作效率。」

時至今日,新光金控不僅成功透過 Power Automate 打造許多便捷的自動化流程服務,還有員工主動透過 RPA  Low-Code工具自行開發流程,透過員工自己做出的微小調整,大大發揮超乎想像的成效,員工的信心度也因此增加,更會主動挖掘自己部門的新需求。

根據新光金控內部統計,導入 11 種 RPA 應用至今,不僅成功節省 72% 人工作業時間、以 100% 正確率優化流程效率,將自動化比例(以節點計算)拉升到 81%,熟悉 RPA 開發的員工人數也增長到 5%,以數位化流程快速回應現今市場更多且更複雜的需求,從賦能員工出發,將新光金控成功轉型為更有價值的品牌企業。

新光金控總經理吳欣儒指出,「推動全員轉型思維,讓人才發揮最大價值,創造具幸福感的工作環境。」是新光金控一直以來的目標與企業責任,期盼未來透過更多數位科技的應用,讓員工能去做那些真正具有價值、更具有成就感,且能創造自我認同感的工作,同時在人壽、銀行、證券等一線服務,亦透過數位科技應用提升客戶體驗,新光金控的數位轉型,可說是「內外兼修」,將客戶與員工擺在同等重要的位置上。

從賦能員工出發,新光金控成功轉型為更有價值的品牌企業。

RPA 帶來無紙化邊際效益,助新光金控成為更永續金融品牌

導入 RPA 除了能在集團內部優化營運效率之外,其帶來的邊際效益——無紙化,更符合新光金控長期以來的減碳目標。

單以新光銀行為例,光是將行政流程電子化,就在 2020 年度因此省下約 42.30 萬張紙張數,透過電子化服務,年度節省紙張數更達 713.30 萬,總計 2020 年共減少使用 755.60 萬張紙,減少 51.38 噸碳足跡排放。

根據調查,年輕世代熱衷於 ESG 投資,且 57% 的人表示,曾經因為某家企業的所做所為違背社會或環境之最佳利益,故憤而出售股票。

新光金控正以 2030 為目標年,希望能達到淨零碳排,待未來更多部門導入 RPA 工具後,預計能更加速達成新光金控企業永續策略的目標,同時也將新光金控打造成一個更被年輕世代所認同的品牌企業。

導入 RPA 只是第一步,新光金控揭集團數位轉型新藍圖

根據勤業眾信「金融 2025:金融數位化轉型」報告,金融業將在 2025 年面對「人才」方面的挑戰。

該報告指出,數據科學家、業務分析師等人才正在金融世界越來越重要,這代表金融組織也必須面臨巨大改變,除了特定工作所需的技術能力之外,重要的人才品質還包括強靈活性以及良好的協作能力,企業必須確保所有員工都能在溝通、影響力方面做出貢獻,「讓每個員工都至關重要」。

新光金控總經理吳欣儒指出,「推動全員轉型思維,讓人才發揮最大價值,創造具幸福感的工作環境。」是新光金控一直以來的目標與企業責任。

為解放員工時間與精力、培育員工數位能力,以迎接未來更加多變的金融世界,除了導入 RPA 工具之外,新光金控亦攜手台灣微軟,於日前舉辦內部 AI Hackathon 競賽,鎖定風險偵測、生物識別、MarTech、智能投資等主題,透過微軟 Azure 的人工智慧應用模組,開發符合業務需求的 AI 應用服務:包括現股推薦系統「AI 操盤手」、人臉辨識產品推薦系統「新光魔鏡」、跨售資源整合平台「Life Passport」等,以數位創新打造未來金融新樣貌。

新光金控指出,以 RPA 打造自動化流程只是集團內部數位轉型的第一步、一個新的開端,接下來,期盼這個小小因子,能在集團內部形成巨大波瀾。包括因應需求,評估是否導入 NLP 等人工智慧應用與串接多元服務,同時,透過多元活動驅動創新轉型,一步一腳印的朝「數位扎根.驅動轉型」策略目標前進。

從新光金控的例子來看,導入小小工具 RPA,最後成為了該集團數位轉型的一大步。

舉凡企業各單位的商務流程:行銷與銷售、客戶服務、供應鏈與訂單管理、環境永續發展,其實都有著以「創新方式」解放整個團隊生產力的巨大潛力,但各產業領域面臨的困境並不相同,如何導入雲端服務進行組織創新,都有著不同解法!聆聽 10 位各領域專家講者的說法,或可從更多商務創新的成功案例,找出組織轉型新方向。

報名立即觀看「2022 商務創新年會,掌握全新一年企業關鍵致勝力!