摘要重點

【為什麼我們要挑選這本書】在時間即是金錢的職場上,學會扼要地傳達資訊,能夠避免彼此溝通成本的損耗。

在下文中,《摘要力》作者山口拓朗提供一種思考方式,讓我們整理資訊的能力可以進一步提升。(責任編輯:莊彙翌)

說話未經統整、滔滔不絕的人,無法獲得上司、部下、合作夥伴、客戶等周遭人士的信任。

其理由並不只是因為「滔滔不絕會奪去他人的時間」,更因為對方會認定「說話未統整=沒有做好內容摘要(=沒有去理解、整理自己所說的事物)」。

說得難聽一點,對方會覺得這個人「工作能力差」,而很遺憾的是,這種印象是無法被輕易翻轉的。

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學會整理散亂資訊,提高彼此的工作效率

「印象」也可以被稱作「標籤」吧?

恐怖的是,一旦被貼上這種工作能力差的標籤,對方就會對你保持距離,覺得「不想跟這個人工作」、「告訴這個人資訊大概也沒有作用」、「無法找這個人討論問題」、「最好不要跟他有什麼關聯」等等。

另一方面,不管是工作、人或資訊,總是會慢慢聚集到「摘要力」強、能簡潔傳達資訊的人身邊

因為這種人看起來比較「精明」,其他人會想把工作交給他、想拜託他幫忙,因而不斷聚集過來。

從公司的立場來看,自然也不想放走這種人才,會希望能多多提拔這種人吧?

假設你是接收資訊的一方,你會比較喜歡「散亂沒重點的資訊」還是「整理妥當的資訊」呢?答案應該不言自明吧?

我們必須耗費時間、勞力、金錢等成本來處理「散亂沒重點的資訊」,因此收到這種資訊偶爾會有風險或損失。

相反的,如果對方提供的資訊已經好好整理過了,就不用再耗費成本進行資訊處理,之後的工作也較能順暢進行。

而且要再轉告該資訊給另一個人的時候也相當省事(較不需要再次摘要)。

因此能夠提供對方「整理妥當的資訊」的人,還能夠減輕對方的工作負擔(=提高對方的工作效率)

把「摘要」當成「遺言」!

「摘要力」到底是什麼?

針對此問題,我的回答如下。

摘要力就是要找到「臨死前最想說的話!」

雖然單純說「先讓我說完這些!」也可以,不過為了表達出決心,我故意加上「臨死前」的說法。

現在這個瞬間,就算死也想告訴對方的是什麼話呢?徹底想清楚這個問題的行為,即是「摘要」。

可以說,本書不僅會解說該如何找出「臨死前最想說的話!」,也能夠提高你「臨死前最想說的話!」的內容完成度。

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掌握自己最想說的資訊

舉例來說,你會如何回答以下問題呢?

問題:你是什麼樣的人?

你的大腦現在應該正高速運轉著,努力思考自己是什麼樣的人吧?

表現法①
欸……我很開朗,然後喜歡快樂的事……工作方面,大概也不能說我天生適合這份工作,不過我還滿努力當業務的……沒什麼特別的興趣,不過滿喜歡喝酒的……很重視家人。我覺得自己的好奇心比其他人重,喔對,我很喜歡歷史,應該可以說過去從日本戰國武將身上學到了不少人生道理……

你如果是這種腦中有什麼想法就直接說出來的人,會很難讓說話對象對你的話題產生興趣。這段話裡不必要的情報太多且缺乏統整性,顯得發話者的「摘要力」比較差一點。

如果是「摘要力」強的人,可以說出以下這樣的發言。

表現法②
我是重視目標的人。不只在職場上,我在從事休閒娛樂、談戀愛或減重時也喜歡立定目標,並一點一點完成任務。

這段話不只讓人容易吸收,也能輕鬆理解「你是什麼樣的人」。

「表現法①」和「表現法②」的差別是什麼呢?

就是發話者是否具備「臨死前最想說的話!」的概念。

針對「你是什麼樣的人呢?」這個問題,「表現法②」先掌握了自己的數個特徵(資訊),接著按照「分類→設定優先順序→決定『臨死前最想說的話!』」的流程,最終得出「我是重視目標的人」此一結論。

雖然這段話字數甚至不及「表現法①」的一半,卻遠比「表現法①」更讓人印象深刻。

過濾雜訊,提高對方理解程度

順帶一提第二句裡面提到「我在從事休閒娛樂、談戀愛或減重時也喜歡立定目標,並一點一點完成任務」,只是將「我是重視目標的人」換句話說(具體化)而已
不必要、多餘的話語對對方而言就是「雜訊」。

「臨死前最想說的話!」的內容越明確,在具體表達內容的時候雜訊自然沒有介入餘地,也就能夠提高對方的理解度。

終極的摘要力即是「臨死前最想說的話!」──請銘記在心。

摘要力 重點

(本文書摘內容出自《摘要力:刪掉 9 成重點,比別人強 10 倍的表達力》,由 商周出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:pexels)