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作者:陳慧蓉/台灣微軟首席營運長

過去一年多,全球宛如進入大型實驗室,人類的工作與生活發生重大改變。歷經前陣子各國疫情包括台灣在內都再度升溫,到近期疫情趨緩、各家企業規劃 back to office 彈性措施,顯見了混合工作模式成不可逆的趨勢。根據 World Trend Index 調查,全球 73% 受訪員工表示,即便疫情過後,仍希望保有遠距工作的選項;台灣受訪者也有 66% 表達相同意見。

混合辦公已成主流,企業該如何因應?

混合工作不再是短暫的權宜之計,它已然蔚為主流。事實上,我們早已身處「混合工作模式」之中,而且再也回不去。既然如此,企業該做哪些調整和因應,在這個新常態中持續前進?這其中有很大學問,也需要策略和經驗。比方說:什麼樣的混合模式最理想?多少比例的員工在家工作?每個員工一週應該進來幾天?

微軟幾年前就完成上雲,疫情爆發之初,幾乎無縫無痛轉進遠距工作模式,透過的就是一站式溝通協作平台 Microsoft Teams。而 Teams 在全球每月活躍用戶數也成長到近 2.5 億,顯見未來工作樣貌在全球各地都在重塑。運用我們累積的經驗,今年五月,台灣宣布三級警戒的第一時間,微軟便推出「與台灣,再一起」平台,幫助國內公私部門及社會各界度過難關。

透過 4 個面向,檢視員工的混合辦公體驗與效能

混合工作模式的因應之道,可從三方面來檢視:人、場域、流程。首先在「人」的面向,如何關心並協助員工,發揮同理心與多元包容,便攸關混合工作的成效。要做到這一點,以下四個關鍵相當重要:

一、Social Capital:混合工作模式下,如何創造員工最佳體驗?例如確保團隊成員的溝通同步,相隔遙遠也能有效建立連結。

二、Knowledge Capital:如何促成員工持續學習,確保專業職能得以維持甚至提升?

三、Human Capital:注重人性層面,在家工作缺乏辦公室的社交做為調劑,導致身心更疲累;若能創造幸福感及歸屬感,有助提高向心力及工作效率。

四、Culture:為遠距工作建立起正確的企業文化,例如同理心和包容、授權與當責。

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善用科技工具,達成同步以及非同步的協作

微軟以協作溝通平台 Microsoft Teams 為基礎,在混合辦公的常態下,並非在辦公室轉頭就能夠和同事及時討論,更需要善用科技工具讓不在同一個場域的員工,維持溝通協作效率。

例如,應用 Microsoft Teams 聊天、檔案協作、或者會議錄影的功能,讓即使無法當下參與討論的同事,也能夠透過錄影功能了解會議當下的狀況。人資也能善用此功能,打破時間跟場域的限制,讓員工能夠依照個人的行程,在適合的時間點完成公司指定訓練課程。

另外,微軟也因應此趨勢,開發出員工體驗平台 Microsoft Viva 平台,針對上述四大關鍵開發各種工具,協助企業成功進入混合工作模式。舉例來說,不少人居家上班,起床後直接坐到書桌前,穿睡衣上班一整天,如果能創造與實體工作類似的節奏、情境和儀式感,對於工作效率會更有幫助。

為此,Microsoft Viva 平台打造了許多功能,例如設定「虛擬通勤」時間來獲得上班前的緩衝、設定午休或下班後的靜坐時間,適時減輕壓力,或者也透過我們工作以及會議習慣的分析,提醒設定專注時間等。團隊主管也能透過 Viva Insights 提供的數據,在不見面的狀況下,了解員工的工作狀態以及團隊的協作狀況,有了數據的分析,更能做適度調整,讓整個組織在混合辦公的模式下,效率不減,也能維持員工身心靈平衡。

虛實混合場域,員工必須擁有數位技能

其次在「場域」方面,未來的工作與溝通,是虛實混合的場域,員工必須擁有足夠的數位技能,讓工作更順利。微軟的 Power Platform 讓使用者能夠快速開發 app 及服務,例如疫情健康通報系統及打卡 app。國內某知名鞋業(阿瘦)董事長,便要求每位員工必須學會微軟 Power BI。而這樣的投入很有回報,員工因此快速且自力開發出符合公司獨特需求、整合財務流程與經銷存的工具,大大提升營運效能。

換言之,借重科技,一起為全新的工作場域創造解決方案,是多贏的局面,不僅可提升員工職能、減輕 IT 人員的負擔、還能幫助企業更快實現數位轉型。

第三是「流程」。微軟上雲的過程,有其步驟和方法,先逐步淘汰老舊閒置的 app 及服務,並打造雲端原生的解決方案。最大的好處當然是所有工作可透過雲端完成,隨時都能啟動遠距辦公。但還有一個明顯的績效:節省了 10 到 15% 的成本。因為不必再花大錢投資機房將資料和服務放在地端,省下的 CAPEX 轉為 OPEX 綽綽有餘。微軟花四年完成上雲,一般企業只會更快,因為如今的雲技術日新月異,有更好更快的方案。

採取資安零信任原則,對員工進行資安訓練與考核

最後也最重要的是資安議題,慎選值得信賴的雲端夥伴、建立完善的制度和流程是關鍵。建議企業員工定期接受資安訓練及考核、所有設備及服務採零信任原則、落實資安的同時也兼顧便利性,例如以人臉辨識快速進入系統。這些最高標準的資安,讓微軟獲得全球夥伴的充份信任,他們與微軟攜手,為混合工作模式做好準備。

微軟董事長兼執行長薩帝亞.納德拉(Satya Nadella)說:「未來的應用程式都將是雲端原生,讓人們可以從地端、邊緣或多雲等任何地方運行」。迎接雲的時代、混合工作新時代,我們應該不畏挑戰,勇於做出改變及適應,重新想像下一波變革的榮景。