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每個人一天都是 24 小時,但有人可以快速成長、升遷,有人則是職涯停滯,長期當低階勞動者。若你有心升主管,或者是已經升上主管,想往更高的目標前進,就必須更高效的管理時間,讓每分每秒發揮最高的效益。美國創業家 Blake Johnson 近期在 Entrepreneur 撰寫一篇文章,分享時間管理的 5 個技巧。

技巧 1:建立工作流程,用更少的努力做更多事情

洗碗機、徒手都可以洗碗,但兩者要付出的努力卻截然不同。接到任務,與其馬上埋頭苦幹,不如花點時間思考工作方法,讓任務不那麼繁瑣。要建立工作流程,儘量讓它自動化,並持續尋找創新的工作方式,讓自己以更少的努力作更多的事情,並把省下來的時間用來解決下一個難題。長期累積下來,就會大幅領先競爭者。

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技巧 2:估計待辦事項的工時,彈性調整執行順序

很多人上班前會列待辦事項清單,並且排出執行順序。但照順序做並不是好的策略。比較好的做法是,先估計每個待辦事項的工時,然後再按照實際工作狀況,有彈性的調整執行順序。例如兩場會議中有 10 分鐘的空檔,就可以執行工時在 10 分鐘以內的小任務;如果飛機延誤了兩小時,就可以處理較大的任務。

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技巧 3:善用通勤時間,不要浪費

出差的時候,通常會有幾十分鐘到數小時的通勤時間,這就是寶貴的時間資源,可以回 Email,準備接下來的會議;也可以聽 Podcast、讀書。絕對可以看電影、看風景或睡覺,讓自己休息放鬆,但如果妥善安排工作、學習與休息的時間,而不是把全部的車程都拿去耍廢,就能將通勤時間的效益最大化。

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技巧 4:思考投資報酬率

做事情之前,先考慮可能得到的回報,並且問自己,得到的回報是否合理,是否與付出的時間成本相稱,是否還有機會成本更低的選項。例如朋友邀約聚餐,就可以思考,這是否影響自己下班的休息、進修、陪伴家人的時間,如果投資報酬率不理想,就可以拒絕。

技巧 5:將自己不擅長、不重要的工作外包

很多管理者都會嘗試參與工作的每一個面向,但更好的做法是了解自己的專業所在,並且發展它,讓自己成為該領域的佼佼者。不要花太多心力在自己不擅長或不重要的事情,可以將這種它外包,讓自己有更多時間專注在強項,讓時間的效益最大化。

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主管要處理的任務更多,更複雜,甚至有權力設計組織的工作流程,就更需要提升自己的工作效率。透過上述技巧,可以讓時間效益最大化,讓自己能利用有限的時間,處理真正重要的事,進一步提升職涯高度。

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參考資料:Entrepreneur

(本文提供合作夥伴轉載。首圖來源:Akshay Gupta/Pixahive)