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【為什麼我們要編譯這篇文章】疫情趨緩,許多企業採取混合辦公模式,讓部分員工遠端工作。若有部分員工不進辦公室,那辦公型態該如何調整,才能促進員工的工作效率與彼此間的合作關係,讓混合辦公發揮優勢?(責任編輯:郭家宏)

疫情趨緩,許多企業從居家辦公轉為混合辦公;在國外,許多雇主也開始陸陸續續讓員工重返辦公室崗位。荷蘭一家跨國人力資源顧問公司任仕達近期的一項調查顯示,1,200 多名工人中有超過一半(54 %)的人表示,疫情之後,雇主都應該宣布更彈性、靈活的政策,讓他們能夠在居家或辦公室兩個場所間自由選擇。

波士頓顧問公司的調查則顯示,全球 93% 的跨國企業表示,即使在疫情逐漸趨於穩定,他們仍然在準備改變往後會議的進行方式,以及上班是否開放遠距等相關政策。

對於國內外企業都在關注的上班型態問題,波士頓顧問公司負責人 Nadjia Yousif 在與外媒 CNBC 採訪的過程中提及,往後的辦公型態應該朝五個面向進行改變。

改變一:將辦公室的功能利益最大化

已經有不只一項的調查表示,人們雖然認為繼續在家工作是比較有效率且適合的,認為這樣的上班型態能夠幫助完成更多的工作並提升個人工作效率,但也不代表實體辦公空間必須就此荒廢,而是將大家會聚在辦公室的時間看得更為重要,運用彼此共聚一堂的時間來進行重要會議、社交活動或是一些提案式腦力激盪等。

Yousif 說,主管們應該將他們的辦公室規劃為聚會空間,提供更豐富的員工福利活動,而不僅是為了工作會議。例如讓員工們一起進行讀書會或是在一個時段讓大家一同共進午餐等等。

她補充道,對公司的新進人員來說,辦公室的存在仍然是非常重要的,他們可以親自面對面看看自己未來的共事夥伴,或是實際感受公司文化,因此妥善安排與經營公司的辦公空間仍然有其必要性。

改變二:多多舉辦有趣的員工活動

Yousif 引用一份分析報告表示,在 2020 年的全職遠程工作期間,人們傾向跟原先就已經認識,或了解對方工作能力的人進行互動、合作,例如同組的同事或長期待在公司工作的人。這種偏見會使新員工很難融入公司,導致交流愈趨封閉。因此 Yousif 建議,組織應該為新進人員找出合適的歡迎方法,無論是虛擬或面對面。

她補充說,這是一個攸關公司能否維持多元與包容的重要關鍵。因為女性、新進員工和來自邊緣化群體的人在疫情期間是更有可能失業的族群。同樣,Yousif 也叮嚀雇主應該更有意識地為新鮮人和實習生建立與公司他人互動、認識的機會。

這意味著在疫情期間,雇主需要思考的不單單是公司的重大決策,更是公司內部該如何維繫員工與員工之間感情,以及凝聚公司團隊意識與認同的種種方法。

改變三:選擇適合的辦公協作工具

俗話說的好,工欲善其事,必先利其器。

Yousif 表示,大多數組織已經找到了他們偏好的線上協作工具,其中包含電子郵件、即時訊息、視訊會議、文件建立、任務管理、提案討論等各式各樣專門的軟體。但與此同時,不必要的工具也可能帶來不必要的麻煩。她提及,疫情期間也是一個趁機找出員工真正需求的好時機。

儘管在疫情趨緩之後,已經開始有一些員工陸陸續續返回辦公室崗位,但線上協作仍然有其存在的必要,此時雇主也應考量是否要升級線上協作所使用的平台。另外,Yousif 也推薦 Mural,一個可以讓辦公室的個人與團隊進行同步協作的工具。

改變四:讓虛擬會議進行更順暢

前面講完了各式各樣協作工具的挑選,接下來就必須討論如何讓協作、線上會議的過程更加有效率。

Yousif 建議,辦公室應該配備足夠的硬體技術來支援不同性質的會議。在實體會議中,除了考量空間內硬體可不可用,也必須顧慮空間內所能容納的最多人數。但若是改為線上會議,你只需要有一個高畫質的相機,讓參與者有如身歷其境即可。同時,線上會議也該注意到與會者能否在沒有任何技術問題的情況下流暢提問,以及在家中的員工能否順暢地瀏覽會議室狀態和他的演講稿。

最後,Yousif 提到,會議的靈活性也會影響到外部的合作夥伴,即使在未來商務旅行、移動恢復正常,她還是會建議大家減少這樣移動的可能。「從長遠角度來看,我們根本就不想再回到過去天天往返公司的模式。既然如此,我們該想的是如何以有效率的方式解決跨國線上會議可能會遭遇的問題。」

改變五:建立明確的上下班界線

根據波士頓顧問公司的工作場所分析研究,疫情期間員工花在會議上的時間相比過去的 113 分鐘減少了​​ 5 分鐘,變為 108 分鐘。

但是,人們彼此之間往返電子郵件、即時訊息或電話的時間卻顯著增加,且與休假日之間的界線更為模糊。對此,Yousif 提醒雇主、管理者有責任重新訂定員工們上下班的明確界線,「領導者或組織在這個時候發揮的作用即是明確訂定更多界線,告知大家何時開始上班,何時則開始休息。」

畢竟休息是為了走更長遠的路,若是因為在家工作而不知不覺拉長了工作時數,最後累垮員工也是得不償失。

參考資料:CNBC Make it

(本文提供合作夥伴轉載。首圖來源:Pxfuel