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【為什麼我們要挑選這本書】後疫情時代，遠距工作模式興起，過去在實體辦公室的企業管理派不上用場，老闆看不到員工，要怎麼維護辦公效率？本文選自《三無世代》，作者遠藤功（Endo Isao）是前全球 50 大管理顧問公司羅蘭貝格諮詢公司日本 CEO、日本權威顧問，他將在下文剖析，遠距工作模式下，企業和個人該如何學會溝通與自我管理。（責任編輯：陳宜伶）
遵守遠距工作的溝通四原則
隨著遠距工作普及，我們也必須摸索出一套全新管理的方式。管理的鐵則就是看不到的東西無法管理。
從這個角度來看，隨著遠距工作帶來的看不到普及，很可能帶來上司無法管理部下的風險。但如果因此變成無時無刻監控的過度管理，那又本末倒置了。
上司引導部下能自我管理
放著不管居家工作者的狀態，放牛吃草，這也不是一個合格管理入應有的行為。
過度管理會影響部下士氣，放牛吃草又會讓業務品質低落的風險激增。
遠距工作要有卓越成效，關鍵不在於強化管理，而是要由上司正確引導並合宜指導部下，讓部下能自我管理。上司不只管理部下，還要讓部下能自我管理。
能協助部下自立，才是三無世代有能力的管理者。
線上可進行業務管理，但人員管理有其極限
遠距工作管理中最重要的一件事，就是要提高溝通品質。公司成立的基礎就是數不盡的溝通。不論線上（非面對面）或線下（面對面），人與人互相交流各種資訊和意見，企業活動因而得以延續。
我要再次重申，現在我們已經有了線上、遠距這些新選擇，不再跟過去一樣，只能一味偏重線下溝通。對我們來說，重要的是學會巧妙搭配運用線上和線下的智慧。
線上方式適合用來俐落處理機能性業務和溝通。大多數日常作業應該都可以經由線上、遠距方式，有效率地完成。
相對地也有不適合線上處理的業務，如微妙細節資訊的掌握。
他是不是工作遇上瓶頸了？
他是不是有什麼煩惱？
他的健康狀態是不是出問題了？
諸如此類的暗示性微妙細節資訊，很難透過線上溝通掌握。如果是面對面，瞬間就可以接收到無數的暗示性資訊。線上可進行業務管理，但人員管理有其極限。
因此，接下來要逐一了解有效搭配運用線上和線下溝通的公司內部溝通四大原則。
1. 溝通方式因應三種人格特質而不同
前面已經說過後疫情時代的工作方式，最重要的是自我管理能力。
具備確實自我管理能力與習慣的人，應該可以有效活用遠距工作，大幅提高生產力。然而自我管理能力因人而異。
因此管理者必須確實掌握個人適性，因應適性改變溝通方式和頻率。不能因為採用遠距工作，大家就自己來吧。
人有三種。
也就是不用說也會做的人有人說才會做的人說了也不會做的人。
- 不用說也會做的人
不用說也會做的人自我管理能力很強，只要透過線上溝通即可做出好成績。 - 有人說才會做的人
有人說才會做的人並非完全自立的人，所以必須同時運用線上和線下方式溝通。 - 說了也不會做的人
說了也不會做的人根本談不上如何溝通，是原本就不應該留在公司的人。
如果因為線上化、遠距工作流行，就一視同仁全部導入遠距方式，這是短視近利的作法。
了解一個人的特性，決定溝通的頻率和時間，判斷線下（非面對面）溝通的必要性等，必須因人制宜，仔細調整並選擇管理方法。
管理者應該有管理難度提高的自覺。
2. 讓經驗豐富和不足的人組隊
經驗豐富可自我管理的人採用遠距工作，經驗不足無法獨立作業的人在辦公室工作。如果用這種一分為二的方式，又會產生其他問題。
也就是無法培育人才的問題。
大家都在辦公室內工作，可以看到其他人工作的樣子，輕鬆交流溝通，在這種環境中，還在成長的人也不至於會被孤立。
因為在這種環境中，會做事的人可以照顧到還在成長的人。然而如果讓會做事的人在家工作，辦公室中只有還不會做事的人，這些人身邊就沒有可以照顧他們的人。
可是如果因為這樣，就讓原本可以遠距工作的人特地跑來辦公室工作，那就又本末倒置了。
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因此顧問指導很重要。讓經驗豐富和不足的人組對，必要時及時提供建議，這是不可或缺的架構。
線上溝通也可能提供建議。反之還有比面對面時更容易說出真心話、更能輕鬆諮詢的優點。
另一方面，許多開始導入遠距工作的企業，也面臨了新課題。那就是愈來愈多員工無法切換線上、線下，以至於陷入過度工作，或是自己抱著問題孤立無援。
如果可以讓年紀相近的前輩員工，及時傳授在家工作的小秘訣與工作方式的巧思給這些人，應該可以減輕遠距工作的壓力。
重點就是要明確指出誰應該照顧誰。
能輕鬆溝通交流，沒有距離感的心靈導師而非管理者上司的存在，可以鼓舞員工。
要讓遠距工作這種分散式工作方式發揮功能， 提高組織整體生產力，取決於是否能確實確保人與人交流溝通的管道。
3. 建立閒聊廢話的非正式溝通管道
遠距工作也讓我們失去一些東西。那就是在辦公室的非正式溝通。
辦公室裡不經意的閒聊，在走廊相會時站著聊聊，在吸菸室聊八卦等，這些一點一滴的資訊交流都是工作的線索，有消除人與人之間藩籬的重要功能。
線上遠距工作很容易流於公事公辦式交流。雖說只要能俐落執行機能性工作即可，但光這樣總覺得少了一些什麼。
因此活用線上方式，打造可以閒聊、講廢話的非正式溝通管道非常重要。
除了一般的業務交流外，打造線上閒聊、講廢話的管道，可以讓人與人之間的關係更為緊密。
所以我們必須故意建立線上午餐會線上點心時間等加入門檻低，大家可以輕鬆加入的非正式溝通管道。
4. 定期線下，讓日常的線上溝通發揮功能
雖說線上遠距方式可以俐落執行機能性工作， 但這不表示完全不需要線下交流。一定有些事只有面對面才能了解，只有面對面時才能傳達，只有面對面時才敢說出口。
線上遠距看不出一個人的微妙細節資訊，也無法傳達這些資訊。所以每個月最少應有一次線下的個人面談機會。
這和有沒有自我管理能力無關。反倒是自我管理能力越高的人才，表面上看來好像一切順利，其實越容易自己一個人藏著問題，默默苦惱。正因為有線下的交流，日常的線上溝通才能發揮功能，這一點最重要。
（本文書摘內容出自《三無世代：無移動、無需求、無雇用，弱肉強食加速下的未來工作》，由 天下雜誌 授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。）
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