遠距工作後被「視訊會議」轟炸?微軟員工用研究向主管建議 5 大會議守則

在 2020年已施行 WFH 模式已久的微軟,員工們也因為「線上會議過多」不勝其擾,因此他們透過大規模研究,以數據與真實情境呈現會議的真實成效,以向主管們建議「線上會議」的召開守則。

【為什麼我們要挑選這篇文章】近期許多台灣企業開始遠距工作,然而你可能有耳聞,部分不習慣遠距模式的主管,為了掌握下屬工作狀況,時不時召開線上會議,導致員工工作中斷、狀態不佳。

在 2020 年已施行 WFH 模式已久的微軟,員工們也因為「線上會議過多」不勝其擾,因此他們透過大規模研究,以數據與真實情境呈現會議的真實成效,向主管們提出「線上會議」的召開守則。(責任編輯:何泰霖)

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作者:量子位

必須吐槽一下視訊會議這件事。不僅是遠距工作的絆腳石,尷尬製造機。

會議時間長、效率低,一不小心還容易成為同事們的「快樂泉源」:

微軟的一群員工也忍無可忍,由首席科學家 Jaime Teevan 在內的團隊,拿 715 個同事做「樣本」研究,寫了一篇論文。

這篇論文的主要撰寫人,是史丹佛的博士生曹瀚成。

而研究的結果是,在視訊會議上,幾乎人人都是「時間管理大師」,私下處理自己的多項工作,不僅影響效率,多開無益。

此外,這項研究還被 ACM CHI 2021 評為最佳論文候選。

微軟員工研究:什麼樣的視訊會議讓人分神?

事實證明,微軟的員工也被視訊會議折磨多時。

研究人員蒐集了 715 名微軟員工從 2020 年 2 月到 5 月這一季內參加的所有視訊會議,並分析了會議的時間長度、類型、規模等,會如何影響與會者的注意力。

而研究人員則利用微軟 Outlook 信箱、OneDrive 雲端文件應用程式等等的使用情況,來判斷與會者是否在「做自己的事」。

首先是微軟內部視訊會議的類型分佈情況,包含會議長度、會議規模,以及會議主題

研究顯示,會議長時間越長,就有越多人在電腦上處理其他事物。

此外,視訊會議「留不住人」的原因,還有人員規模、會議類型、開會時段,以及日期等等。

顯而易見,開會的人越多,手邊開啟「多工」操作的與會者也就越多;而「布達」類型的會議,也讓與會者感到無聊。

一天中,開會效果最差的,是 早晨 8 – 10 點,此時,幾乎一半的與會者,都在忙著處理自己的事。

當然還有一點,如果你參加的是一個和自己關聯度不高,只需要旁聽的會議,那麼有極大機率會變成自由支配的時間。

視訊會議全神貫注?來看大家都私下做哪些事

另外,研究還發現,儘管大家不是在每一個會議上都出神,但幾乎每一個人或多或少都出現過這樣的情況。

那麼精神「翹會」的微軟員工們,都在做什麼事?

很簡單,有的人回回 Email,處理一些簡單、不需要太複雜動腦的工作任務,但這個比例大概只有 29%。

大部分人都是吃吃喝喝、疏通筋骨、做飯餵狗…. 當然是關閉麥克風、鏡頭的情況下。

好吧,看來遠距線上會議果真是沒人 care 呢。

但在線上會議的同時完成「多工」任務,真的不好嗎?

研究團隊認為這樣做相比認真開會,反而更有可能提高個人工作效率,優化工作安排的流程。

但當然這樣「翹會」也有弊端,那就是可能漏掉會議中的關鍵訊息,同時對於與會者、主講人不尊重,也會造成不好的影響。最重要的是,一旦忘記關掉麥克風、鏡頭,讓這種尷尬場景上演,恨不得自己挖一個坑跳進去。

研究結果:視訊會議少開,並避免早上進行

其實說到底,工作效率降低、線上會議「出糗」,根源還是會議太多太長。所以研究團隊提出了應對方法。

▪️第一:應避免在早上舉行重要的會議。

編按:早上是 Email 處理的高峰期,在早上參與會議的與會通常都會因信件處理、工作排序分神,建議挑選大家注意力集中的午後 兩到三點時段。

▪️第二:減少不必要的會議數量。

編按:相較專案對焦會議,例行工作進度會議更易讓員工分神。會議舉辦人可以是先提供相關資料給與會者參考,在會議上只要進行「決策」即可。

▪️第三:縮短會議時間,且在會議中間增加休息時間。

▪️第四:設定適當與會人數,鼓勵所有與會者積極參與討論

▪️第五:允許與會者有益的「翹會」。

編按:從研究來看,分神多工其實對於員工的時間管理來說有益,但如何避免與會者分心,研究建議會議主持人可以宣布會議進行原則以約束參與者。

怎麼樣,看到這,是不是應該 @ 你的老闆進來看一看?畢竟,這是史丹佛和微軟背書的權威研究。

作者簡介

主要撰寫人-曹瀚成,目前是史丹佛資訊科學博士生,研究方向是計算社會科學、計算社會科學、數據科學和以人為本的人工智慧。

曹瀚成 2018 年畢業於清華大學電子工程系。

作者團隊中,還包括微軟體驗和設備部門的首席科學家 Jaime Teevan。

Jaime Teevan 擁有 MIT 博士學位,曾經是微軟 CEO 納德拉的技術顧問,以及微軟人工智慧研究院的首席研究員。 Jaime Teevan 的主要研究方向是如何提升生產效率。

參考資料:《 Large Scale Analysis of Multitasking Behavior During Remote Meetings

(本文經 AI 新媒體量子位 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈@老闆:別開視頻會議了,效率低沒人 care,斯坦福、微軟都可以作證 〉。首圖來源:freepik)

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