近期台灣疫情升溫,隨時可能進入第三級警戒,為避免群聚感染,許多企業也宣布重啟遠距辦公 Work From Home 計畫,除了員工需要適應遠距協作、線上會議如何完美進行外。對於主管而言,在看不到下屬工作狀況的同時,如何不成為會議、私訊雙重轟炸的「直升機主管」,卻又能恰當掌握團隊進度也成為一個新課題。

而國外實施遠距辦公一陣時日的企業是如何適應這個「新常態」的呢?

富比士提供企業管理者疫情後的經營 4 要訣

如何不被疫情打垮,企業的經營策略相當重要,富比士雜誌針對企業管理者提出 4 點在 Covid-19 後必須掌握的管理要點。

▪️了解企業運作模式將不復以往
Twitter、Oracle、Google 等大企業已宣布遠距辦公將成為永久的模式,在這樣的情況下,管理者必須了解,就算你不在公司,企業的經營仍要能持續運作。而要達成這個目標,數位化工具的投資勢在必行。

▪️針對新常態建立新的企業目標
Covid-19 對日常生活帶來巨大的變化,包含工作,每個人對於未來都保有不確定性,管理者如何讓員工清楚理解公司未來的目標,甚至下一步每個人能如何協作,將能打造一個更堅固且富有應變力的團隊。

▪️加倍利用團隊的生存優勢
在疫情新常態後,公司哪些部門已經順利維持營運,甚至蓬勃發展,身為企業管理者你必須找出這個「生存優勢」,並將其擴大應用到其他領域。在擴大發展的同時,應該讓每個部門的員工參與「新生存計畫」的創新發想。

▪️為每個部門制訂執行計畫
而訂定了目標,就必須確實執行。企業管理者可以透過選出每個部門的領導者,並邀請他們制定執行策略,再將其與自身的公司發展策略結合,回過頭調整企業目標,如此便能制定出更有彈性與共識的營運目標。

不當直升機主管,遠距辦公如何與員工協作?

除了企業目標的制定,在工作執行中如何與下屬遠距協作也是相當令人頭痛的問題。不像過去可以面對面指導與追蹤,遠距開啟了讓人又愛又恨的工作新模式,如何不成為在 Microsoft Teams、Slack 工作軟體,以及 Line 社群媒體等多重訊息轟炸的「直升機主管」,又能適當的管理團隊進度,與了解員工狀況呢?

CNBC 邀請到在國外擁有 10 年遠端辦公協作經驗的 FlexJobs 企業教練提點 2 個遠距工作的「溝通關鍵」。

▪️確認團隊習慣的協作與溝通工具
想成功讓團隊達成遠距協作,首重確認「部屬們最適應的溝通工具」,許多主管可能以自己慣用的方式執行,卻忽略下屬的工作狀態。主管們可以透過詢問「哪個工具對你最有效益?」、「不同的工作你習慣用哪個工具協作?」。

這個溝通過程中主管們也能發現,或許公司採購的眾多線上協作工具中,僅有 2~3 個被使用,也能因此重新規劃公司支出。

▪️員工意見回饋方式多樣化
在確認團隊的溝通模式後,也別忘了「多方聽取下屬的工作意見」,遠距辦公與公司內不同,員工們在線上會議時,可能因為家中的小孩寵物干擾,或是連線過慢,而無法及時發言,或是有人習慣在整理思緒後再提出個人意見。

這時,提供「多種訊息回饋方式」將是一個解方,除了事前調查部屬們習慣的作業模式,企業教練也提醒透過「匿名蒐集」員工在遠距辦公上遇到好的與壞的事情,也能協助建立更好的遠端工作團隊。

每個團隊的遠距模式都不盡相同,就像 Google 提到他們提倡「面對面的視訊會議」,如此更能展示真實的想法,遠距辦公或許也將成為台灣的新常態,提供企業管理者們在員工管理上超前部署的思考觀點。

參考資料:《Forbes》、《CNBC

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