Envoy 創辦人暨 CEO Larry Gadea

【我們為什麼挑選這篇文章】創業的最佳機會怎麼找?別人認為的瑣事,但是在你眼裡看來很重要的,可能就是契機!美國新創 Envoy 創辦人 17 歲時成為 Google 最年輕的軟體工程師之一,後來進入 Twitter,接著把在大公司對於「辦公室瑣事」的觀察累積起來轉為靈感,創辦了自己的公司,甚至獲 Slack 執行長的力挺投資,一起來看這位天才工程師的創業故事!(責任編輯:徐宇儂)

每個上班族,都希望是辦公室中的要角,對於瑣事,總希望有人代勞。但人同此心,誰願意擔任此不起眼,但對企業日常運作而言,卻又是很重要的工作?這位 3 歲時逃出鐵幕、17 歲就成為 Google 最年輕工程師的青年,則從眾人的「不願意」中看到了機會,從而創立了全球首屈一指的辦公室管理系統公司。

本文經 創新拿鐵 授權轉載
作者:Hayden

創新點:從「不起眼」中找機會,進而成為企業「不可或缺」的夥伴。

本文 4 大重點:
1.一個外掛程式,成為 Google 最年輕的工程師。
2.創業機會來自於別人眼中的瑣事。
3.管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統。
4.生涯中的最大挑戰,促成了產品的調整與擴展。

1.一個外掛程式,成為 Google 最年輕的工程師

對上班族而言,辦公室可能是每個人一天當中待得最久的地方。我們一大早出門,途中順道買個早餐及飲料,然後習慣進到辦公室以後才吃早餐。吃完早餐後,我們開始一天的工作,處理日常的業務,有時會臨時接到專案,還有許多既瑣碎、又需要立即處理的事情。如果有要事在身,但又被一堆瑣事打擾,相信上班族都會希望有方法可以幫他們脫身。

成立於 2013 年的 Envoy,便是一家專門幫上班族處理瑣事,好讓他們能專心工作的公司。

Envoy 的創辦人暨 CEO 為 Larry Gadea,他出生於共產黨統治的羅馬尼亞。三歲時,他躲在汽車後座,跟著父母偷渡邊境,逃離了這個共產國家。Gadea 與父母在德國短暫停留了幾年,便申請到加拿大的首都渥太華定居。

Gadea 的父母在羅馬尼亞時,擁有碩士學位及很好的社會地位,但離開羅馬尼亞後,他們只能從基層做起。Gadea的父親擔任採果工人,母親從事打掃房屋工作。Gadea以雙親的犧牲奉獻及職業道德做為成功的典範,幫助他面對了生活中的許多挑戰。

Gadea 念高中時,Google 推出桌面搜尋軟體 Google Desktop,但只支援某些檔案及 Microsoft Word,並不支援另一個文書處理軟體 WordPerfect。由於 WordPerfect 的總公司 Corel 位於加拿大渥太華,包括 Gadea 在內的許多人都是使用 WordPerfect,於是他便自已為 Google 寫了一個外掛程式(Add-On),讓 Google 可以支援 WordPerfect

結果這個程式紅到了美國,許多在美國用 WordPerfect 的律師都在電腦上添加 Gadea 的外掛程式,引起了 Google 的注意,於是打電話給 Gadea,邀請他到美國為 Google 工作

一開始接到 Google 的電話,Gadea 嚇了一跳,以為是 Google 要告他。他那時 17 歲,還沒拿到高中文憑,無法離開加拿大到美國為 Google 工作。於是 Google 想出辦法,讓他以實習生的名義,每年到 Google 與他們的電腦團隊一起工作幾個月,成為 Google 最年輕的軟體工程師之一。等到 Gadea 高中畢業,便正式加入 Google。

Envoy 創辦人暨 CEO Larry Gadea

2.創業機會,來自於其他人眼中的瑣事

Gadea 總共在 Google 工作了四年,但他始終想要創業。雖然不知道要從何開始,但他總覺得應該到一個初創的環境,一切都還在混亂階段中的小公司去磨鍊。

Gadea 的部門經理,是當初引薦他進入 Google 的人。當他知道 Gadea 的想法後,便建議他可以到當時剛成立的 Twitter,而且還向 Twitter 的 CEO 推薦 Gadea。隔年,Gadea 便轉到 Twitter 擔任基礎架構工程師(Infrastructure Engineer),是 Twitter  創立初期 50 名成員之一。

2013 年,Gadea 自行創立 Envoy,目標是為上班族「創造更美好的工作環境」。由於在辦公室環境中,有關接待訪客、簽收包裹,及預訂會議室等行政事務,對於維持企業的日常運作而言,都是很重要的基本工作,但在員工眼中,卻又不是那麼重要,許多人都視為瑣事。於是 Gadea 從這些沒人想做的事情上看到了機會,當時他 25 歲。

四年後,Gadea 獲選為富比士雜誌 2017 年度「30 歲以下科技企業家」的 30 人之一(Forbes 30 under 30 Enterprise Tech)。那時有許多矽谷大咖,包括 Salesforce 的執行長 Marc Benioff,及知名的創投公司 Andreessen Horowitz 等,都投資了 Envoy,總投資金額達 1,600 萬美元

3.管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統 Envoy

Envoy 研發的「訪客管理系統」,在訪客進入公司前會先請他們拍照,並在 iPad 上簽署一份文件,以檢查其身份是否在企業控管名單中(例如離職員工),或是阻止不必要的訪客進入。系統會詢問訪客最近 14 天的健康情形,如果有生病,則會阻止其進入,以確保工作場所的安全。

訪客可以下載 Envoy 的行動 App 辦理登記,准許進入後,系統會發給訪客通行證,提供辦公室或會議室的路線指示,並通知公司員工訪客已經到達,及來訪的人數。通行證能確保訪客只在前往會面的路線上行進,不會自行跑到公司其他地方,或出現在工作場所的管制區域。訪談結束後,系統會調查訪客的意見,以確保他們對公司留下良好印象,以維繫公司的品牌形象。

Envoy 的「訪客管理系統」可以協助企業自動管理他們的訪客,員工不需要花時間陪訪客辦理簽到,也不必因為擔心訪客會亂跑而一直陪在旁邊,便能節省時間,專注在更重要的工作上。現在每天有超過 13,000 個工作場所使用 Envoy 的「訪客管理系統」,全球有超過 6,000 萬個訪客用 Envoy 系統辦理登錄。

Envoy的會議室管理系統「Envoy Rooms」,則能協助員工快速找到公司內能用的會議室,節省團隊等待的時間。

根據經驗,當員工要預訂會議室時,通常會先將整個上午或下午的時間都訂滿,以確保會議能順利進行。其結果是,有 14% 的會議沒有按時開始,還有 25% 的會議預訂根本不會發生,因此浪費了員工的等待時間,也浪費了會議室的空間。

Envoy Rooms 可以安裝在會議室外的 iPad,上面分別以綠色(尚需等待時間)、黃色(閒置中),及紅色(會議已進行時間)來顯示會議室使用情形。員工也可以使用 Envoy 的行動 App 來瞭解各會議室需要等待的時間,及尋找臨近可使用的會議室。

找到會議室後,員工輕拍 iPad 螢幕辦理報到(Check-In)。如果會議時間開始 5 分鐘後沒有人報到,系統便會自動釋出空間給其他的等待者;如果會議提早結束,使用者離開會議室後,系統也會通知後面的等待者。

Envoy Rooms 可以產生並提供有關會議室實際使用情況的分析資料,管理者可以看哪些會議室最受歡迎,哪些會議室需要重新設計才能更有效利用。透過分析和節省空間的功能,企業便能更輕鬆的規劃辦公室的空間。

2017 年,Envoy 推出「郵包管理系統」(Envoy Deliveries),能將寄到公司的郵件及包裹迅速的交到正確的員工手中。

當公司收到郵件時,承辦人員用 Envoy App 掃描郵件上面的名字或條碼,便能迅速找出收件人是哪一位員工,並立即通知對方領取的地點,例如到企業總部,或是在辦公室的大廳領取。如果員工是在家工作,Envoy 也能迅速安排轉運事宜。

當員工收到郵件後,在系統上完成簽收即可。如果有郵件遺失,透過系統便能查看郵件是否曾經到達公司?由何人簽收?以確保郵件都能安全的交到正確的人手中。

根據 Envoy 的調查,「郵包管理系統」能減少公司裡 30% 的郵件堆積,並能分析何時的信件包裹最多;對於無人認領的郵件,也能儘快處理而不至於堆放過久。自郵包系統推出以來,Envoy 已經幫企業掃描超過一百萬個包裹,解決了辦公室員工包裹數量激增的問題。

Envoy 的平台能與 Slack,Microsoft,Aruba 等第三方工具,及其他五十多個應用軟體結合在一起。無論是郵包系統、會議室系統,還是最早開發的訪客系統,都可以整合在企業現有的應用軟體中,以省去員工還要適應新系統的麻煩。

Envoy 的整合分析功能

4.生涯中的最大挑戰,促成了 Envoy 產品的調整與擴展

從 2013 年成立,一直到 2020 年為止的七年,Envoy 一直都是以實體辦公室的應用為產品的開發核心,但 Covid-19 的大流行,迫使辦公室及會議室從實體走向虛擬,重創了 Envoy 的核心業務

許多人對 Envoy 的印象,是其產品能帶給訪客很棒的體驗,但現在沒有了訪客,Envoy 何去何從?

Gadea 面臨了職業生涯中最大的挑戰,他想起了父母所帶給他的成功典範,於是重新思考了如何將辦公室活動整合在一個平台上,將所有的活動組件整合在一個工作場所的作業系統中。

這些活動組件,包含如何在大流行期間讓工作場所更安全的設計。例如用系統管制辦公室內的訪客及員工總人數;訪客及員工進入辦公室前,均須經儀器掃瞄體溫,並回答「健康問卷」;辦公室大門、房間,用行動 App 即能開啓,不須用手碰觸;與世界衛生組織(WHO)的 Covid 協定(protocols)連結,讓人們可以在安全的環境下,繼續從事重要的工作等。

Gadea 表示,這種產品的調整和擴展,不僅對 Envoy 的業務至關重要,對於許多想要在這個新環境中,安全重啟活動的組織也有益處。

Gadea 在 Covid-19 限制企業活動期間,重新思考了產品的定位及調整他們的服務。他們不斷的思考「我們能提供什麼協助?」、「針對這種情形,我們能做出什麼?」他們協助企業建立「辦公室安全資源中心」,趁此機會讓人們覺得 Envoy 能使他們更安全。

Envoy 在這段期間,研發的速度更快,推出產品的速度也更快。他們為企業的員工而努力,也同時努力鍛鍊自己的「肌肉」,以因應未來任何嚴峻的挑戰。

亞馬遜創辦人貝佐斯在他親述的自傳《創造與漫想》(Invest & Wander)中提到,他反對企業用小恩小惠留住人才。一個人為企業工作的原因,不應是著眼於辦公室的免費按摩及鄉村俱樂部的優惠,而是能從事重要的工作。Envoy 的服務,正是代勞員工眼中的瑣碎事務,讓他們可以專心在更重要的工作上。

目前全球有 70 幾個國家的企業,包括 Slack、Pinterest、Warby Parker、Lionsgate  及 L’Oreal,超過 14,000 個工作場所,都使用 Envoy 的辦公室管理系統。Gadea 的願景,是在十年內讓所有的上班族都能藉由 Envoy 的協助,在最現代化的辦公室中上班。

(本文經 創新拿鐵 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈高中還沒畢業,就在Google當工程師!他從「不起眼」中找機會,創辦為上班族處理「瑣事」的企業,讓大家有時間做「大事」〉。)

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