【富比士富豪都認證】如何成為時間管理大師?誠實記錄自己偷懶的時刻

forbes time management

【我們為什麼挑選這本書】時間管理一直以來都是各行各業、各大小主管及員工眾多的職涯課題之一。本文將從幾個面向如:時間與效率的對價關係,來看花費時間的產出與成效、誠實面對並記錄浪費的時間在哪、再到如何改善時間管理與應用,來讓時間的運用及效益最大化!

本文選自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用 3 本筆記和 2 支筆就能完美應付顧客需求》,作者新井直之是日本管家暨貴賓接待股份有限公司代表董事兼總裁。客戶來自《富比士》雜誌全球富豪榜前十名及日本海內外超級富裕階級。(責任編輯:孫敬)

有著輔助筆記與手帳這兩種記事功能的「第三本筆記本」:APP 應用術。

先前我已經聲明,我不會在手帳記錄預定行程,所以做為替代方案,我會將所有的預定行程輸入行事曆 APP 來管理。因為,將預定行程輸入行事曆 APP,開啟通知功能,應用程式就會像貼身祕書一般,在預設的時間提醒通知。這是紙本手帳不具備的魅力。

工作迅速的人,絕對會事事嚴謹設定截止期限。

例如,「記帳必須在月底 30 分鐘以內結束」、「企劃會議前 1 天,必須在 2 小時以內製作企劃書」、「開會前 1 天必須在 3 小時以內完成發表資料」……每 1 個工作任務的所需時間,都有嚴格的截止期限。

我自己每日的待辦任務,也都有確實設立截止期限,而且一定會輸入行事曆 APP。行事曆不僅會輸入「與他人的約定」,同時也是輸入「自己預計作業時間」的園地。

從管家的經驗淬鍊出,時間跟效率要有「對價關係」

管家的工作完全是「時間契約」。舉例來說,「每月 140 小時」的合約當中,如果不能在這 140 小時完成滿足客戶需求的服務,就會被認定是「性價比低」,或許還會因此被終止契約。

就我的職業性質來說,「拖拖拉拉的工作,與利潤減少有著直接相關」。所以才會養成習慣,在每一件任務設定明確的截止期限,以保任務得以確實完成。

就算職業不是管家,領月薪的上班族若能有這樣的觀念,我想也不會有什麼損失。
近幾年,各大企業都在積極朝向「減少加班」的趨勢前進。工作當然重要,但是同樣的,私人生活也一樣珍貴。我想,為了確保自我投資的時間,以迎接美好未來,有不少人會希望能盡量準時下班。

讓工作達到最高效能的終極做法之一,就是自行將每一份工作細分設置截止期限,並輸入行事曆 APP。

時間管理應集中分配,不應把事情設在死線前

假設提交企劃書的截止日是在「即日起 2 週後」,但是企劃書的實際製作時間頂多僅需 2 個小時左右。

如果內心以為工作時間是「截止日前的 2 個禮拜」,工作時大概就會拖泥帶水。總是無來由的加班、在家夜深也總是無來由的開著電腦、總覺得永遠睡不飽……,如此一點一滴的消磨自己的寶貴時間。

另一方面,如果認為作業時間是「截止日前的 2 小時」,工作時就會更有效率,表現出更高的品質。

並不是時間充裕就能交出高品質的工作成果,而是在充分的時間內,集中精神完成工作,才是品質提升的直接原因。

而且我想大多數的人是同時承攬多項工作。

如果「2 週後是 A 案件企劃書與 B 案件簡報資料的截止日」,就更應該一一設定嚴謹的截止期限,諸如「企劃書在週四 15 時~17 時」、「簡報資料在週五的 10 時~13 時」。

同時,既然設定了排程,就務必在預定的日期及時間內完成。

時間管理第一步:列出預定行程規劃並檢討成效

如此提高警覺,自然就能集中注意力,在截止日前交出高品質的成果,減少加班機會。「準時下班後的時間」必然也會變得充實。

當行程不如預期安排時,務必照實記錄「做了什麼」。

在原本記錄「預定行程」的行事曆上同時記錄「反思」,行事曆就能進階成為提升自我管理能力的工具。

儘管是自己安排的預定行程,人們無法按預定行事是常有的事。

舉例來說,行事曆上分明早已在「製作會議資料」上確保了充分的時間,卻始終無法完成,結果影響到下一個預定排程,我想這是任誰都曾經有過的經驗。

工作無法按行事曆上的預定時間完成,有兩個可能因素:一是可能錯估了自己的工作速度,抑或在應該工作的時段做了其他不相干的事。

這時候,我們必須仰賴先前所提的 「回顧反思」。從公司回家的搭車路上,請試著回顧這一整日,對照預定行程的內容,與自己實際執行的情況 。舉例來說,在預定「製作會議資料」的時段,自己實際做了哪些事情?

誠實面對自己時間管理上的缺失

如果當時十分專心在製作資料,卻還是無法如期完成,那麼下回在安排類似行程時,就必須多抓一些作業時間。

抑或原本預計 15 時~16 時是「製作資料」的時間,但實際上 15 時~15 時 30 分這段期間,不知不覺的一邊做資料一邊上網,結果所做的事和眼前的資料沒什麼直接關聯……這種情況也是經常發生。

這時候,不要把自己打破預定行程不當一回事,而是必須在行事曆 15 時~15 時 30 分的時段填寫「上網」的事實。

如何?是不是光想像,就覺得心情沉重?換個角度來看,這是對自己提出強烈的警訊。

我個人就曾有一段時間完全無法按自己預定的排程工作,一而再再而三的不斷失敗。

時間管理應誠實記錄,正視問題並持續修正

我本身很喜歡家電用品,以前曾有長官拜託我幫他選購加濕器。

我為了挑選性能好一點的產品,不斷在網路上搜尋比較,經常一晃就是 2、3 個小時過去。週末六日則原本預計要閱讀培養自我成長的讀物,卻沉迷在海外影集當中,一部接著一部看下去……。

然而,在我反思自己做了「預定行程以外的事」,明確的將這些事實記錄在行事曆上以後,不知不覺間改掉了上網或是將海外影集一口氣看完的壞習慣。至少,我不再像以前那樣,毫無克制的看下去,而是決定好時間,讓自己盡情觀賞。

我想那是因為透過記錄事實,我才發現自己所浪費的時間超乎想像。透過記錄認識「沒用的自己」,讓人不得不採取行動。

將做了「預定行程以外的事」的實情詳細記錄在行事曆上,說實話會讓人非常沮喪,「唉,我又來了」、「我也太沒用了」。如果不想再重蹈覆轍,就只能「按預定行程進行」。

在我痛下決心歷經一段自我改革之後,就連本性懶散、容易被外界誘惑的我,都能提高自我管理能力,好好工作。

(本文書摘內容出自《 富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用 3 本筆記和 2 支筆就能完美應付顧客需求》,由 樂金文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。);首圖來源:pixabay

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