manager

【為什麼我們挑選這本書】當上主管,除了做好自己的工作,還必須協助下屬。但是會有一種下屬,他工作常出包,卻不會主動尋求協助,主管詢問工作狀況如何,得到的回答卻是「還好」。這種下屬,主管該如何協助?《解答一萬個主管都煩惱的事》一書,解答主管的這項大哉問。(責任編輯:鄒鎮鴻)

部屬很少主動求救,我問大家最近如何,回答都是還好。究竟該怎麼做才好呢?

想要獲得具體答案,就要具體提問

當聽到有人問你:「最近好嗎?」時,你會怎麼回答呢?既然問題模模糊糊,自然只能也只能含糊以對。想要聽到具體的答案,首先提問時就必須要「問得具體」。

例如:「你說上次提案時,你不擅長應付的那位客戶還沒點頭答應。解決方案是月底提出新提案,修正對方提出的課題。現在準備得怎麼樣?」等問句,具體詢問「煩惱是否已經解決」。

身為主管不是「等待部屬求救」,而是「藉由提問來挖掘」部屬是否需要救援。

特別是員工經驗不足時,極有可能發生「當事人根本不知道自己為何煩惱」、「煩惱太多無法排列優先順序」、「雖然很煩惱,卻不明白自己為何陷入如此境地」等狀況。儘管想向主管求助,卻因為無法順利表達自己的情況,引發「連怎麼求援都不會」的麻煩狀態。正因為如此,主管必須具備挖掘部屬苦惱的能力。主動發掘部屬目前為何苦惱,具體提問苦惱的原因。

接受下屬諮詢,必須清楚記錄時間與提供的建議

察覺部屬求救訊號的重要工具是「筆記」。接受部屬諮詢時必須記錄諮詢的時間與提供了何種建議。事前準備好已註明「日期、內容、意見與改善方式」格式的表格,便於記錄。

我經常在主管研習時詢問學員:「大家記得來諮詢的部屬名字,以及諮詢時間和內容嗎?」十個人裡只有兩個人說記得。

再問一句:「那麼,大家記得自己給了什麼意見,和部屬對於意見有什麼反應嗎?」此時幾乎就無人記得了。

由於原本就不記得,日後自然無法確認諮詢後的情況。然而保留筆記便能具體確認部屬的狀況:「兩星期前的星期二下午五點你來找我諮詢,那時候我們討論決定要採取的行動,現在情況變得怎樣呢?」

挖掘部屬的求救訊號時,不可或缺的是筆記。主管應當根據筆記多多提問。如此一來便能減少事態嚴重到無法挽回的悲慘狀態,及時處理。

(本文書摘內容出自《解答一萬個主管都煩惱的事》,由樂金文化授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題;首圖來源:PixaHive CC Licensed。)

你可能有興趣

當上主管只能默默崩潰?Facebook 產品設計副總:部屬願意和你「誠實」對話才能穩固團隊
【員工提離職才留人,是主管失職】身為管理者要避免這三件事,否則你永遠留不住好人才
【很會當員工,不一定就會當主管】《彼得原理》:53% 的失敗企業就是被無能主管搞垮的!