如何當個稱職的主管?你可以練習成為「第一個到辦公室」的人

主管

當主管讓你覺得心累嗎?

在團隊中,主管不只要不斷激勵下屬,讓他們從工作中獲得成就感,還需要在他們遇到問題與困難時,適時地拉他們一把,指引他們往正確的方向前進。

「如何成為一名優秀的領導者?」其他人的領導風格與策略或許很難套用在你身上,但一些成功領導者都有的習慣,是你從今天就能開始練習與培養!

1. 做好時間管理

你的代辦事項清單每天都落落長,讓你不知道該從哪些事開始處理?

如果沒有做好時間管理,你會發現你不斷地處理新冒出來的事,而沒有足夠的時間去處理那些最重要且最需要你的事情。

為了避免這些情況發生,身為領導者,你必須做好時間管理,以下是幫助你做好時間管理的四個方法:

  • 在前一天晚上安排好隔天的行程

做計劃說起來容易,做起來難,因為有些突發事項就是會在你預期之外發生,但如果沒有做好計畫,當一天開始,事情就會蜂擁而至、變得混亂,因此在前一晚花點時間想一下隔天的代辦事項,能幫助你為隔天做好準備,不會遇變則亂。

  • 將最難的工作排在早上

安排行程時,最好將難處理的事情排在早上,因為早上時,你的精神和注意力是最豐沛和集中的。雖然我們的心理傾向盡可能的拖延那個煩人、困難的事,但盡早完成這些任務,比較能夠確保它們不會成為你接下來一天分心的來源。

  • 規劃你的專注時間

主管/領導者身兼多職,除了領導與管理的任務外,一定還有許多其他外務需要處理,因此很重要的一點是,妥善分配好自己為每項任務投入的時間與專注力,才能確保每件事的品質。

  • 適當分配權力與工作

這點可能有點難度,因為它取決於你對下屬的信賴。如果所有事情都要你一個人處理,那你絕對會沒時間吃飯、休息,因此你要適當地下放權力,將一些工作委派給下屬,這樣一來,便能確保你將時間分配在真正需要你處理的事情上。

2. 坦率、真誠地與下屬溝通

領導者最重要的習慣之一是,對團隊成員保持「坦率」。或許你會認為和每個團隊成員「搏感情」不太必要、浪費時間,但是在這種屬於非正式、私下的談話中,其實你正在與他們建立「信任」,而信任對於團隊成長,是不可或缺的元素。

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在與團隊成員一對一談話時,請一定要真誠、誠實且坦率。在這過程中,逐步建立起的信賴感對於打造更強烈的團隊連結與健康的組織文化,會有很大的幫助;此外,你會發現,這樣的談話能幫助你觀察每個團隊成員、整個團隊的運作狀況,協助你找出存在的問題與潛在的機會。

3. 當個「傾聽者」

常常我們在談論領導時,都會提到「溝通」!但其實「傾聽」也同等重要。一個好的主管/領導者,會將「傾聽」列為他的指導原則,而且他會確保他不只聽到「內容」,還要聽出「脈絡」,更厲害的是,他在聽你說話時,不會帶任何評論,也不會試圖控制對話。

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試著當個好的「傾聽者」吧!用心傾聽團隊成員不只會幫助你建立信賴與尊重,也會協助你獲取做決定時所需的資訊。

4. 第一個到辦公室

你都多早到公司呢?

身為主管/領導者,當辦公室第一到的人(或最早到的一群人之一),除了讓你有多餘的時間能整理想法、處理一些瑣事、在開始忙碌之前回覆重要的信件,也為團隊訂下基調,讓他們知道你已經在辦公囉,而且和他們一樣認真工作(不知道會不會逼死下屬…)。

5. 尋找學習的機會

優秀的領導者每天都在尋找新的東西、新的想法,他們已將學習變成一種習慣,並總是透過各種方法收集新知識、新資訊和新技能。

學習的面向很多種,可以是正規的,像是參加專業的職涯發展工作坊或是與其他高階主管一起工作,但學習它也可以是非正式的、輕鬆的,這包括和團隊成員談話、提出問題、傾聽、做筆記和觀察。

成為一個強大的領導者並不容易,但你可以從培養這 5 個習慣開始,做好時間安排、與團隊成員建立信賴感,為公司帶來更大的價值。

參考資料

Entrepreneur

(本文提供合作夥伴轉載;首圖來源:pixabay。)

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