回 e-mail 花了一堆時間?你可以試試看「短電子郵件」

工作時間八小時,你每天花在回覆訊息和 e-mail 的時間佔了多少?如果能降低在這上面花的時間,工作的效率和生產力會更高嗎?

一位名叫 Mike Davidson 的網頁設計師,提出「短電子郵件運動」,希望人們能減少撰寫 e-mail 的時間。

通訊軟體、協作工具會提高工作效率?

工作中,逃不開的是不斷傳來的訊息和跳出來的通知,無止盡的工作訊息似乎將每個相關的同事「連結」在一起,沒人可以逃離,也沒人擁有執行「獨立工作」的認知。

類似 e-mail 的工具和通訊軟體旨在加強溝通,但研究顯示,這類辦公上會使用到的工具已經釀成生產力災難、降低了利益,也正使整體經濟成長的速度不斷減緩。

更令人擔憂的是,這些辦公工具使人們感到痛苦,人們根本沒有因為在數位工具上不斷通信、對話而感覺「連結」在一起,而在我們習慣這樣的工作模式下,我們很難再去發想出其他更好的替代方案。

「短電子郵件」運動

2007 年,一位名叫 Mike Davidson 的網頁設計師在他的個人部落格上發表了一篇名為「A Low-Fi Solution to Email Overload」的文章,他在文章中表達了他對電子郵件通信的不對稱本質感到沮喪。

他指出:「發件人通常會在信中問 1~2 個開放性問題,提問通常一句話就解決,但回答問題卻需要花費許多篇幅。」在這樣的情況下,發信人寫下問題只需一分鐘,而收信人卻要花上一個小時以上的時間才能完整回覆。

因此,他發起「短電子郵件」運動,希望所有 e-mail 都維持在 5 個句子以內;也就是說,如果他以 5 個句子寫 e-mail,收信人就只能以 5 個句子回信。為了「禮貌地」向收信者說明這個規則,Davidson 自己架了一個簡潔的 網站 ,簡要地說明了這個運動的理念。

複製這個簽名檔,你也可以參與這個運動,要求收信人用一樣的句數回信

他說明:「確保每一封我寄出的 e-mail 都花了和我寄出同樣的時間回寄,我更能夠平衡電子郵件間的寄與收;整體來說,能處理更多封 e-mail。」

限制 e-mail 句數,真的能減省時間成本嗎?

Davidson 認為,寫 e-mail 這件事對他而言變得更容易,因為在他做出回應之前,他已經知道回覆最多就是五句話,他變得比較不會產生拖延的心理。

同時,這個短電子郵件運動也推翻了 e-mail 長期以來被視為正式、官方、商務往來的定位,將 e-mail 轉型為適合簡短問題、簡短答案的辦公溝通工具。

但是,嚴格限制 e-mail 長度的作法真的可行嗎?

從 Davidson 的網站看來,發現他的「短電子郵件」運動除了 5 個句子的版本,還有 2 個句子、3 個句子、4 個句子的版本。

個人認為 5 個句子執行上應該不算太難,但不斷減少句子的數量,原意應是想縮減撰寫信件的時間(實質上是要訓練人長話短說的能力?XDD)。

然而,要將所有需要傳達的訊息限縮在一定的句子內,是否會需要更多的時間去思考如何將所有訊息組織並完整表達?在這個過程中,訊息能 100% 無誤地傳遞到收信方嗎?

參考資料

CNBC

(本文提供合作夥伴轉載;圖片來源:unsplash。)

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