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客戶都不回 E-mail?Adobe 行銷顧問教你 3 個寫信技巧

進入職場後,主管會跟你傳授工作方法,前輩會跟你說一些與某某同事相處的溝通眉角,但有人教你如何寫 E-mail 嗎?

除了社群平台外,商業世界中,對外尋求合作關係、交換資料訊息還是以 E-mail 作為主要的溝通媒介,但到底要怎麼寫才能獲得你心中想要的回覆呢?Adobe 的商業行銷顧問 Kim Arnold 在她 2019 年出版的書「Email Attraction:Get what you want every time you hit send」(E-mail 的吸引力:每次按「傳送」就能獲得你想要的結果)提出 3 項寫 E-mail 的關鍵重點。

1. 建立與收信者的連結

Arnold 將寫 E-mail 描述為「帶有暫停的對話」。她認為很多人在撰寫電子郵件時往往會進入「自動駕駛」的模式,很快地寫、迅速就按發送,而沒有真正動腦筋。

她建議,撰寫信件時,可以想像一下「如果收件人今天就坐在你的對面」,你的第一句話會說什麼?

類似的開頭如「希望你最近安好」或「請見附檔的報告」都不是很好,她鼓勵人們以「對話」的方式撰寫信件,例如「你好嗎?」之類的簡單內容,並且守記「寫作是以建立聯繫為出發點,而不是為了要給對方留下深刻印象」。

另外一個重點是,不要在信中太側重自己的角色與身分。她在書中強烈建議避免寫出類似「我正在寫信自我介紹……」之類的語句,而是可以一種更側重收信人角度出發,如「您在 LinkedIn 上有關工程技術的文章讓我很受用」。

因此,在撰寫電子郵件之前,請多花幾分鐘思考「收件人是誰」、「寄信後你希望得到什麼樣的回覆」、「對方為什麼要理你」,這樣能提高對方打開你信件並回覆的機率。

2. 提供清楚明瞭的 CTA

CTA 是一種行銷用語,是 call-to-action 的字首縮寫,指的是「行動呼籲」,主要用來刺激消費者行動,「現在就下載」、「點我了解更多」、「立即購買」等都是生活中常見的 CTA。

撰寫 E-mail 也是一樣的道理,Arnold 指出,信件中一定要有明確的 CTA,而這個 CTA 必須要能 100% 傳達你希望收件人做的事。

Arnold 認為,人們常常在信件中將自己的需求、想要的東西寫得又臭又長,因為他們深怕簡短說明太直接,或者對方打開信後只看到一點點內容很沒有意義;但她認為,給出清楚且明確的需求,並提供對方一個截止日期,實際上是更尊重對方的時間。

3. 簡短的內文、主旨最後寫

如同上一點提及的,將信件內容維持簡短。Arnold 建議 E-mail 中的所有解釋必須要言簡意賅,並且應該像 Twitter 的推文那樣簡短(280 個字符);實際撰寫上,可以 2~3 個段落為限制,並在段落之間空行,才能讓收件者容易閱讀。

她解釋,頁面上的空行有很大的價值,因為這樣更能凸顯出你信件中的重點。

最後,Arnold 認為 E-mail 的主旨應該最後寫,因為它是整封信,以及你花時間做這件事最重要的部分,是影響對方是否開信閱讀的關鍵,因此不要一開始就急忙下主旨,而該仔細思考什麼樣的主旨才能引誘對方開信。

參考資料

CNBC

(本文提供合作夥伴轉載;首圖來源:unsplash。)

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