進入職場後，主管會跟你傳授工作方法，前輩會跟你說一些與某某同事相處的溝通眉角，但有人教你如何寫 E-mail 嗎？
除了社群平台外，商業世界中，對外尋求合作關係、交換資料訊息還是以 E-mail 作為主要的溝通媒介，但到底要怎麼寫才能獲得你心中想要的回覆呢？Adobe 的商業行銷顧問 Kim Arnold 在她 2019 年出版的書「Email Attraction：Get what you want every time you hit send」（E-mail 的吸引力：每次按「傳送」就能獲得你想要的結果）提出 3 項寫 E-mail 的關鍵重點。
1. 建立與收信者的連結
Arnold 將寫 E-mail 描述為「帶有暫停的對話」。她認為很多人在撰寫電子郵件時往往會進入「自動駕駛」的模式，很快地寫、迅速就按發送，而沒有真正動腦筋。
她建議，撰寫信件時，可以想像一下「如果收件人今天就坐在你的對面」，你的第一句話會說什麼？
類似的開頭如「希望你最近安好」或「請見附檔的報告」都不是很好，她鼓勵人們以「對話」的方式撰寫信件，例如「你好嗎？」之類的簡單內容，並且守記「寫作是以建立聯繫為出發點，而不是為了要給對方留下深刻印象」。
另外一個重點是，不要在信中太側重自己的角色與身分。她在書中強烈建議避免寫出類似「我正在寫信自我介紹……」之類的語句，而是可以一種更側重收信人角度出發，如「您在 LinkedIn 上有關工程技術的文章讓我很受用」。
因此，在撰寫電子郵件之前，請多花幾分鐘思考「收件人是誰」、「寄信後你希望得到什麼樣的回覆」、「對方為什麼要理你」，這樣能提高對方打開你信件並回覆的機率。
2. 提供清楚明瞭的 CTA
CTA 是一種行銷用語，是 call-to-action 的字首縮寫，指的是「行動呼籲」，主要用來刺激消費者行動，「現在就下載」、「點我了解更多」、「立即購買」等都是生活中常見的 CTA。
撰寫 E-mail 也是一樣的道理，Arnold 指出，信件中一定要有明確的 CTA，而這個 CTA 必須要能 100% 傳達你希望收件人做的事。
Arnold 認為，人們常常在信件中將自己的需求、想要的東西寫得又臭又長，因為他們深怕簡短說明太直接，或者對方打開信後只看到一點點內容很沒有意義；但她認為，給出清楚且明確的需求，並提供對方一個截止日期，實際上是更尊重對方的時間。
3. 簡短的內文、主旨最後寫
如同上一點提及的，將信件內容維持簡短。Arnold 建議 E-mail 中的所有解釋必須要言簡意賅，並且應該像 Twitter 的推文那樣簡短（280 個字符）；實際撰寫上，可以 2~3 個段落為限制，並在段落之間空行，才能讓收件者容易閱讀。
她解釋，頁面上的空行有很大的價值，因為這樣更能凸顯出你信件中的重點。
最後，Arnold 認為 E-mail 的主旨應該最後寫，因為它是整封信，以及你花時間做這件事最重要的部分，是影響對方是否開信閱讀的關鍵，因此不要一開始就急忙下主旨，而該仔細思考什麼樣的主旨才能引誘對方開信。
參考資料
《CNBC》
（本文提供合作夥伴轉載；首圖來源：unsplash。）
