【我們為什麼挑選這本書】在台灣從高中到大學的求學歷程中,最大的不同就屬「上台做簡報」,而這項能力更是日後在職場必備的技能,但能演講出一個好的簡報,只跟「口條」有關嗎?為何精心準備了,台下聽眾都還是狂滑手機?

本文選自《簡報心理學:突破大腦陷阱!以4P步驟+LDS法則,抓住聽眾思維的攻心術》,作者為一名臨床心理師與企業講師,從聽眾的心理角度,提供初階、進階簡報者一套改變溝通的方法。(責任編輯:何泰霖)

一個成功的簡報會讓聽眾改變想法,並且願意去行動

簡報或者演講說穿了,就是要把自己腦袋裡的東西,放進別人腦袋裡。可是,簡報最終的目的是什麼?其實就是要讓目標群眾產生行動或者改變行為。如果你的聽眾聽完一場簡報演講,卻還是不知道該如何實行,或聽完後什麼事也沒有改變,那為什麼要花時間去演講?

我們後續會介紹「描述型簡報」和「說服型簡報」,即使描述型簡報是聚焦在呈現一個概念或想法,那也是替往後的改變埋下種子。

以心理學的角度來看,當你描述完一件事、為聽眾的腦袋埋下正確觀念後,對方雖不一定會馬上產生行動,但若遇到和他切身相關的事,他就會想起你曾經講述的內容,那麼你就成功了。

想想以前在學校,接收了那麼多課本上的資訊,就像接收了許多描述型簡報的內容,你常常會覺得已經掌握了九成知識,只剩下一成還沒想通,但最後讓你打通任督二脈的,也往往是生活中某個不經意的事件。

不同於描述型簡報,說服型簡報的目的性往往比較強烈,就是要讓聽眾做出某個決定、產生某個行動,所以在簡報演講的過程,最理想的狀況,就是聽眾聽過你的簡報後,能從一開始的狀態,提升到更高的程度,或者做出某個你預期的改變,如果沒有花時間在這裡下功夫,所有的簡報演講都是講爽的。

我曾聽過某間大公司的業務,每次出門做完提案簡報回辦公室時,總是大肆宣揚自己講得多流暢、對方主管多麼有興趣、合作的機會很高……等,然後每月、每季與每年業績檢討時,卻總是掛零,接著業務會繼續提出許多改善方案,然後簡報也講得天花亂墜,殊不知與會人員的耐心與意識也搖搖欲墜,他講得很爽,但老闆以及合作團隊很不愉快,而且沒有人被簡報說服。

簡報完成後,你的聽眾有什麼反應?

簡報演講其實就是「訊息傳遞」的過程,無論是埋下一個概念種子到聽眾的腦袋,讓日後比較容易說服他們產生行動,或是要讓聽眾立即產生反應、採取行動。演講者扮演訊息傳遞者, 聽眾則是訊息接收者。訊息傳遞的過程, 包含了幾個元素:傳遞者、訊息、管道、解碼、接收者、干擾和回饋。

也就是簡報者(傳遞者)要讓聽眾了解一些訊息,這些訊息透過某種管道傳遞出去,例如在簡報演講中是透過口語講述,如果是透過書信,那文字就是管道;但傳遞過程的干擾因素很多,所以必須花費心力降低干擾,確保訊息可以順利傳遞出去,以及接收者收到沒有偏差的訊息。在實際情況中,因為充斥著各種干擾,所以訊息很容易失真,甚至被加油添醋。因此,同一個主題、同樣的內容,不同的人就會有不同的詮釋方式。

如同前面提過的,簡報演講就是「訊息傳遞」的過程,這樣的歷程可以簡化為訊息傳遞者和接收者的「3R」,也就是接收(Receive)、理解(Realize)和反應(Response)。

訊息傳遞者或簡報者對於某一接收到的訊息,會有他自己的理解,接著他會做出反應,形成自己的立場,可能是支持、不支持或是不表示意見。而這名簡報者會透過簡報演講,來讓聽眾產生改變,或做出某個行為。

但聽眾會不會產生行為的改變,得取決於他所接收到的內容,以及他對這
些內容的理解。 3R 的過程中, 如果一個環節出了問題,就會讓整個訊息傳遞
大走鐘。例如,明明你講的是A,聽眾卻出現三種情況:

❶沒有接收到,或接收到的是 B (俗稱沒有在聽,或是假裝在聽)。
❷接收到的是 A ,但理解成 B (俗稱的誤解)。
❸接收到的是 A ,理解到的也是 A ,但做出的反應是 B (要不是很有實驗精神、勇於創新,就是很豬頭)。

「哈拉閒聊」的簡報反而讓聽眾更能接收訊息

那要怎麼確定你講的,和聽眾接收到的盡可能同步呢?關鍵的基本原則就是「 4P 模式」和「 LDS 法則」,雖然乍聽之下很像在亂講,但背後是有心理學原理的,請聽我娓娓道來。

要完成一場簡報演講, 很像完成一齣舞台劇, 最後要讓聽眾站起來拍手喊安可(讓聽眾願意去行動),可不是隨便把投影片拼拼湊湊就好,至少要經歷四個歷程,我稱之為「 4P 簡報」:事前預備(Preparation)、簡報呈現(Presentation)、表演詮釋(Performance)和溝通說服(Persuasion)。

如果以舞台劇來類比,「事前預備」就是規劃劇本(簡報演講主題)、演員名單(通常主角就是你)、觀眾屬性(不同劇本會有主打的族群)。「簡報呈現」 就是舞台道具、燈光音效、台步走位等,你總不希望演的是現代劇,服飾卻是古裝劇吧?

「表演詮釋」則是如何演出最佳效果、如何和道具搭配讓聽眾身臨其境、如何演誰像誰,讓人覺得你講的是可信的。「溝通說服」則是這齣舞台劇要呈現的核心信念,你希望聽眾看完之後,產生什麼樣的衝擊和想法?就像你觀看一部電影,總是會從中獲得一些啟發,然後開始調整自己的行為模式,以達到理想的改變。

而 LDS 則是拉低賽(台語,意思是沒什麼事,跟人家哈拉哈拉), 比較適合用在一對一或小型簡報裡。 LDS 原則在傳遞訊息過程中,先直接給予聽眾架構(Layout),而且你和聽眾彼此都在察言觀色(Look),所以要特別留意對方的神情,以及你自己散發出來的氣場。接著向聽眾說明選擇方向以及行動方案(Directions & Do),最後摘要重點(Summary),或者說一個好故事(Story)。

身為一名專業的臨床心理師, 有時看似不正經地在和人哈拉閒聊, 其實就是在蒐集訊息以及引導說服。心理師是靠嘴巴吃飯的,你看到的拉低賽都只是表面, 實際在我們內心運作的是「 LDS 原則」,以及一套和人溝通互動的技巧,而我將會逐一和大家分享這些技巧和方法。

(本文書摘內容出自《簡報心理學:突破大腦陷阱!以4P步驟+LDS法則,抓住聽眾思維的攻心術》,由 悅知文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Pexels)

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