【為什麼我們挑選這本書】如何做筆記是我們從學生時期就不斷練習的一項技能，好的筆記能讓理解事情的能力更加提升，在工作職場上，做好筆記更能提升辦事效率，也避免在會議後的理解失誤。
本文選自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用 3 本筆記和 2 支筆就能完美應付顧客需求》，作者新井直之是日本管家暨貴賓接待股份有限公司代表董事兼總裁。大學畢業後，進入美商企業日本法人工作，爾後獨立創業，成立日本管家暨貴賓接待股份有限公司，客戶來自《富比世》雜誌全球富豪榜前十名及日本海內外超級富裕階級。作者不僅擔任該公司代表董事，更針對各大企業提供富裕階層商機、提高顧客滿意度、待客之道等相關演講、研習、顧問及諮詢業務。（責任編輯：鄒鎮鴻）
開會前寫下關鍵的「三行字」，包你精準掌握會議內容！
不知道大家開完會後，如果遇到結論留待下週討論、抑或「所以……結論是什麼？」不清不楚的情況，心情上會不會覺得鬱悶？大家特地花時間開的會議，全都白費。為什麼會發生這種狀況？
我想那大概是因為大家內心抱持著「總之」、「總覺得……」的想法在開會。在漫無目的的心態下開會，既抓不到重點，結論也容易模糊不清。
既然要開會，就一定有一個確實的「目的」。重點在於，必須在開會之「前」，釐清那個明確的目的。那麼應該怎麼做才好？答案是，在開會前的筆記上寫下三行字。這樣就夠了。
第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標，要說哪些話？做哪些決定？諸如此類。
第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。
第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」，事先訂立一個時間的基準點，決定何時完成任務。
為什麼多寫三行字就能提高開會效率？
講得如此正經八百，可能有許多人會覺得「感覺很花時間」。但是，養成習慣後，不到幾分鐘就能完成。只需在全新筆記紙的最上端，迅速寫下三行字，沒有必要寫得很正式。
可能又有人會認為「在開會前決定下一步、甚至是截止日，會不會有點強人所難？」確實如此。不過容我提醒，在這個階段頂多是「預計」。
想要讓工作有效率的進展，事先想像「整體的樣貌」，並以此為根基「掌握開會的主導權」是一件非常重要的事。掌握某種程度的主導權，就能大幅減少受他人擺布的機會。
事先想好這三行內容，就能提前部署，進行調整，避免與其他行程重疊。就算工作按自己原先預計發展的可能性無法達到 100％，也必定能大幅提升。
而且，事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」，不光是在提高開會品質一點上具有重大意義，還能預先展望未來，思考下一步，就算同時承攬許多工作，也必定能有效率的完成所有工作，交出最大的成果。
會議紀錄不是聽到什麼就記
序章中我曾提及，開會時「筆記如何掌握重點、記錄精髓」，將會大幅影響工作的效率和品質，更會左右成果及信賴關係。話雖如此，我相信有些人可能會不禁疑惑「我搞不清楚什麼是重點、哪些則非重點」。
在開會場合，你會聽到各種對話。直接記錄毫無重點的對話，筆記當然也就變得不得要領。正因為無法瞬間取捨應書寫的重點，所以人們才會想要記錄所有的內容，也因此會做出一份不知開會重點的筆記 ── 就跟我當年一樣。
如此一來，就算日後因為需求被迫重新檢視筆記內容，但卻依舊搞不清楚開會目的何在？下一個應採取的行動到底是什麼？結果，筆記本身變得毫無意義。
不過，已經閱讀前文的你，可以放心。因為，只要在「開會前」決定好「目標」，應該自然就懂得如何取捨記錄的內容。此處所述的「目標」因人而異。
若是業務初次拜訪客戶，目標或許是「察覺客戶需求」。抑或如果必須事先透過電話或電子郵件詢問客人期望的商品，此時對應的目標可能就是「確認商品品項」。
誠如上述，目標只要符合各位開會時需決定的項目內容即可。事先確立目標，也能額外加快取得所需資訊的速度。
只記錄「感覺」與直達目標相關的字
那麼，究竟該如何做筆記？其實規則相當簡單。凡是遇到「感覺和『目標』有關」的問題，記錄其答案即可。就算沒有用完整的句子記錄，也無傷大雅。個人反而認為「只有關鍵字」的記錄比較簡潔有力。
與其用完整的句子記錄，只寫關鍵字反而更能縮短時間。每一次作業的執行，雖然都會有些微的差距，但藉由累積這種書寫風格，可以創造更多時間。
舉例來說，假設開會的目標是「詢問顧客期望的商品」。開會時，接收到顧客的要求，希望「在二○一九年度更換三台新影印機，處分現有機台，最遲十一月底前支付剩餘尾款」。
這時的筆記該如何書寫？
正確答案是：「影印機三台，2019 年度內處分，剩餘的尾款最遲十一月底」。
如以上示範，記錄與目標有關的關鍵字，自然就會形成一本「連結目標的關鍵字作品集」，也更容易導向開會的重點。
當然，絕大多數的情況不會像範例一般如此順利。然而，是否隨時惦記著「只記錄感覺與目標相關的關鍵字句」的想法，會讓書寫的內容及品質也跟著有所不同。
更重要的是，筆記從此不再是重要與非重要事項混雜的大雜燴。太過專心逐一記錄所有的對話，反而沒聽到重點的風險也會隨之煙消雲散。
有用的筆記這樣做
以下將進一步列舉實例，做為實戰練習。
假設，我即將和想要利用管家服務的客人第一次開會，這時我的「目標」、「下一步」、「截止日」會設定如下。
目標：管家要有什麼技能、業務執行時間／星期、確認契約期間。
下一步：確認管家人選、面試、提交企劃書／報價單。
截止日：十一月十五日。
設定好之後，就讓我們來開會吧。
筆記上只記錄「目標」相關的關鍵字，即可毫不猶豫的歸納出重點，完成一份「有用的筆記」。
目前在職的管家一月底離職。
最遲希望十二月底前開始執行業務。
需要可以彈性應對緊急事務的人才。
必須管理企業老闆的行程。
還需顧及老闆家人的需求。
半年合約，希望每月費用不超過二百萬日圓。
如此，關鍵字全員到齊。開完會後，筆記再稍作整理，導引出重點。
（本文書摘內容出自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用 3 本筆記和 2 支筆就能完美應付顧客需求》，由樂金文化授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題；首圖來源：pexels。）
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