【我們為什麼挑選這篇文章】該如何在一份報告中完整呈現一年來的工作績效、為公司帶來的價值以及未來目標?(責任編輯:賴佩萱)

作者:數據分析那些事 

今天我就給大家分享一些關於如何製作一份漂亮的年終總結報告的方法,相信一定對你有幫助!

一份好的年終總結報告的 6 個要素

從我入職以來,每年都要圍觀團隊成員的年終答辯,見過不下百份各式各樣的年終報告。很多新人第一次做年終報告,大多都是套用別人的模板,好處是框架基本沒啥大問題,能夠順利把報告說下來,但是難得出彩,千篇一律,很難在老闆腦海裡留下深刻印象。

當然,我也見過很多令我影響深刻的年終報告,從管理層的角度出發,一份好的年終報告對年底的績效評定是非常重要的,很多人沒有意識到,以為年終報告只是個形式。

怎麼製作一份精彩的年終總結報告呢?人民網之前有一篇文章總結了六個字:「精、準、核、重、復、思」。

  1. 精:年終總結一定要精煉
  2. 準:減少模糊表達,用數字說話
  3. 核:突出核心價值
  4. 重:突出重點,去掉冗餘資訊
  5. 復:注重經驗總結,能夠分享給其他人學習
  6. 思:有反思和改進

光看這 6 點還是覺得有點不好理解,不知道該從哪些方面具體入手?接下來我就圍繞這 6 點,給大家分享幾個實用的方法。

1. 列好大綱,等於成功了一半

寫年終總結報告前一定要先列大綱,思考清楚的你報告要包含哪些模組的內容,這也是一份報告的靈魂所在,大綱千萬不要從網上抄!我見過很多套用網上模板的年終報告,報告的框架基本都是一模一樣的,大概是下面這樣:

說實話這樣的框架根本不能叫框架,按照這樣的框架寫下來,很容易變成流水帳,很難脫穎而出。年終答辯不是寫論文,沒有一個萬能的框架能夠套用,回顧總結、和未來規劃這些東西應該都是貫穿在你的報告裡的,開篇前言其實也沒人想看

個人認為年終報告要給主管傳達的主要是這 4 點:

  1. 今年工作成績怎麼樣,給公司帶來了什麼價值
  2. 我是如何達成這個成績的,做了哪些努力
  3. 這一年的工作我在該崗位的工作能力成長如何
  4. 未來還有哪些值得反思和改進的點,讓老闆看到我的上進心

至於框架,要結合你所在崗位的工作內容和能力要求來列,我給不了萬能框架,只能寫個大概給大家參考,個人根據崗位不同,工作內容不同自行調整。

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2. 充分利用資料與圖表展現成果

很多人在給自己的工作做總結的時候,喜歡用形容句,比如「取得了不錯的效果」、「帶來了很大增長」,這種模糊性的表達,讓人不能一下客觀的感知到你的工作成果,你說好是有多好呢?你說好就是真的好嗎?

所以,我建議大家在做總結的時候利用資料充分量化自己的工作,學會用資料彙報,從工作中梳理出重點指標、重點專案,以「資料展示 + 資料分析」的形式,結合圖表視覺化,讓主管直觀地看到成績

像財務、銷售等部門的年終報告,涉及到大量的資料統計和分析工作,可以藉助資料視覺化圖表,讓資料展示更美觀,這裡也給大家提供幾個圖表使用技巧:

1. 資料綜合統計類可以用儀表盤形式來展示目標完成度

2. 發展趨勢可以用折線圖

3. 資料對比分析

一般有這樣幾種:

  • 時間緯度和往年資料對比
  • 和同行資料對比
  • 在構成分析的基礎上比較兩個資料的構成,比如某些財務指標的變化等

比較資料的大小,一般用柱狀圖、條形圖,比較資料結構一般用堆積柱形圖、堆積條形圖進行資料對比分析。除此之外,還可以根據分析的具體情況使用其他圖表。

3. 說重點就好,不要畫蛇添足

對重要的工作和亮點工作突出亮點彙報,小事情不要放上去。這一點是很多人都犯的毛病,年終覆盤的時候覺得自己的工作成就少,硬湊亮點,把做的一些小事情也寫上去湊數,反而起到畫蛇添足的作用。

舉個例子,如果一個人的工作亮點總結是這樣

  • 開闢了一條新的供應商鏈路,節約成本約 50 萬
  • 改變 XX 區銷售策略,擴大了銷售範圍,提升銷售額 xxx 萬
  • 建立了完整的銷售新人技能培訓體系
  • 優化了面對客戶的個人 LINE 形象

前三點都是成體系的亮點工作,最後一點就明顯用來湊數的,會給人留下你工作亮點不多的印象。如果你的全年的工作的確沒幾個,那就在描述重點工作上多花時間,梳理清晰的陳述邏輯,體現你的努力和價值,提高質量而不是要數量

4. 展現真誠,不要自吹自擂

年終總結會非常容易開成「吹牛」大會,大家都是盡情宣揚自己的辛苦勞作、工作業績。適當的炫耀和誇讚是可以的,過多了會令人十分反感,讓人覺得你不真誠;工作業績是工作能力和努力最好的體現,其他的讚美的話都可以少說

除了宣揚成績之外,還有有必要的反思,反思自己的不足,如何能夠做得更好,也可以對所在團隊提出一些可行的建議,主管更喜歡目光長遠的人。

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除了不吹之外,也千萬不要自黑,有些人會在年終總結報告中分析問題原因的時候,將錯誤歸結到主管的工作安排不合理、同事不配合等等,有帶著情緒地發洩告狀之意, 這一點是非常不可取的,不管對別人有多不滿,不要在彙報成績的時候踩別人一腳,這樣給別人的印象很不好

5. 用工具抓住主管的眼和心

一份精美的年終總結報告,除了上述幾個要點,還可以加入很多圖表、創意圖表或者動態影片元素,讓報告更具美觀性,給人留下印象。下面給家分享幾個做彙報總結常用的工具:

▌資料處理、圖表製作

1. Excel

Excel 是大家都比較熟悉的圖表製作軟體了,功能就不介紹了,跟大家推薦兩個比較好用的外掛,對工作效率和效果幫助比較大:

(1)快速處理:方方格子

一款必備的基礎型外掛,有上百個實用功能:文字處理、批量錄入、刪除工具、合併轉換、重複值工具、資料對比、高階排序、顏色排序、合併單元格排序、 聚光燈、巨集收納箱等。

(2)圖表優化:Easycharts

主要圍繞圖表製作與優化的一個外掛,風格、顏色、以及圖表模板等,可以對你的視覺化帶來很大的幫助:

2. FineReport

一款 BI 數據分析軟體,資料處理、資料分析和視覺化功能都很強大,而且操作步驟相當簡單,適合職場小白入手,拖拖拽拽就能生成視覺化圖表,用來製作資料視覺化報告非常方便,圖表之間能夠實現資料聯動,動態展示,圖表型別走商務風,很適合資料類彙報。

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▌報告製作

1. PowerPoint

大部分的報告都是 ppt 形式的,功能大家也很熟悉了,我也不多說了,推薦一個提高 ppt 製作效率的神器 — — islide,是一款基於 PowerPoint 的外掛,可以實現統一字型,一鍵刪減文字、圖文一鍵對齊、圖表自動配色、PPT 長圖等功能,這些都是PowerPoint 自身沒有的。

2. 口袋動畫

有時候我們會在別人的 ppt 開頭看到一段快閃動畫,給人的感覺很驚豔!用口袋動畫外掛做快閃動畫非常方便,只需輸入內容和文字就可一鍵生成快閃動畫,這樣的話我們就不需要花時間去到處尋找快閃模板。

心智圖製作

1. Xmind

心智圖製作工具,能夠清晰梳理工作邏輯,它專有的心智圖引擎,展示效果更好,豐富的繪圖元素,也提供了很多主題模板供使用者套用。

2. 幕布

字不多的話推薦用 Xmind,字多的話可以用幕布,它是一款結構化的大綱筆記,用來寫筆記比較多,它可以將大綱意見轉化為心智圖。

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(本文經合作夥伴 數據分析那些事 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為〈如何做一份漂亮的年終總結報告?教你 5 個實用方法
〉;首圖來源:unsplash。)