【投稿】超高效工作法!職場菁英大推的免費軟體、網頁 plugin,用對工具就能事半功倍

【我們為什麼挑選這篇文章】工作上每天接收大量資訊,如何一項項有效率又專注地完成?除了本份工作外,時時精進自己也很重要,那看到好文章想拜讀只能開滿分頁或貼上標籤嗎?本文作者 Jessie Chang  擁有豐富的專案管理經歷,將從自身的工作經驗出發,分享可提高專注力、工作效率的小工具。(責任編輯:賴佩萱)

作者: Jessie Chang 

提升工作效率不是口號,這篇文章主要是講如何運用工具幫複雜的大腦製造一個安穩的工作環境,包含了提升專注力的音樂清單、提升工作效率的筆記以及零碎時間運用的 APP 等等。

對的音樂可給大腦增肌

根據研究發現,選對音樂或是近年來很紅的白噪音,不但可以緩解壓力,還可以提高專注力以效率,以下是兩個我常聽的歌單:

1. Paperfasion 歌單 | 像是洗澡時那樣平靜,是點子製造的好時機

Paperfashion 的靈感清單

Paperfashion 是在時尚界很紅的一位藝術才女 Katie Rodgers,每幅作品都讓我進入一個迷幻卻似醉似夢的世界,像柔軟的圖層可以層層撥開。他建立的 Inspiration 歌單是他創作的時候會聽的音樂,讓腦袋很「中性」,不會太激動也不會悲傷,不知道大家會不會常常在洗澡時想到好點子,就是那種氛圍。

2. Lofi Hip Hop | 像是開著一盞黃燈,窩在沙發上那樣的舒服

很多人在探討工作效率時,會規劃書房要怎麼佈置,那是可視化、可觸摸到的空間佈置,而音樂是可以讓大腦沈浸在一個舒適的狀態,算是另一個維度的非實體佈置。

Lofi hip hop 應該很多人知道,但比起 Spotify,我更愛在 Youtube 打開,配上微動畫(偶爾瞄一眼),有如晚風徐徐撫上臉頰。很多頻道提供無限時間的直播,真的很適合需要讀書或是靜下心來 survey 新知識時播放。

讓我想一個最合適的形容:如醃肉般把大腦放入夾鏈袋裡,撒上醬汁輕輕按摩(抱歉我的獵奇想法又跑出來)

好用的 Plugin 讓你做事事半功倍

你的分頁總是越開越多嗎?有種跟買書一樣的概念,買了一堆書就有已經看了的錯覺。

每次找資料後的視窗(Ref: How-t0-Geek)

那些分頁在工作期間太忙沒時間看,在等車時間又忘記把網址丟到男友或媽媽的 line 可以來個零碎閱讀,以下兩個工具可以幫助你:

1. Pocket | 文章口袋,稍後閱讀、離線收看

Pocket 文章記錄

資訊量爆炸的現在,發現的好文章卻沒時間看是你我日常吧,要記錄重要網址或待讀文章網址可以用 Pocket 去記錄跟分類,顧名思義,像是把所有網站放到口袋的意思。

我覺得 Pocket 最棒的是,提供切換不同載具的網頁瀏覽,比如電腦存文章,通勤時用手機觀看,在家躺在沙發用 iPad 看;並且可以加上 label 分類真的很方便,還可以離線閱讀,真的給他們產品經理一個大姆哥。

2. Toby | 分頁提醒管家,這些文章還沒讀!

Toby 是我最近發現的好物,Google 的 extension,對於 Pocket 會文章越積越多的問題(個人懶惰問題),Toby 的出現可以緩解這個問題。對你已經開的 10000000 個視窗分頁去做分類,並且每重啟視窗就會出現你還沒關掉的視窗,像是提醒你這些未讀文章你還沒閱讀完哦!

Toby 操作畫面

瞧上圖,可以從右邊的欄位看到我開了三個視窗,我們可以拖拉到你創的分類底下(左半部)。在每次開一個新的視窗會出現這一頁,可以快速 review  一下做整理,把已經看完的卡片(網頁)拿掉。

提高自我效率的其他工具和方法

我的專注力絕對是人類排名從後面數來比較快的那一群人,為了讓我持續在做事以及專注在手上的事,我採用子彈筆記以及蕃茄中來治療/鞭策/限制我的海綿腦,大概使用了兩個多月,不斷在摸索適合自己的工作方式,下面主要介紹的有三個軟體。

1. Focus tomato | 像煮糖心蛋一樣,這段時間請讓蛋專注被水沸騰

Focus tomato 專注番茄

🍅 蕃茄鐘最簡單的意思就是在一段時間內你要聚精會神的專注在手上的事,直到蕃茄鐘結束。大部分的人都是工作 25 分鐘,休息 5 分鐘,所以這時候有人要打擾你也請他們 25 分鐘後再來。就像要煮糖心蛋一樣拉,一分不多一分不少。(超爛比喻)

這款 APP 操作直覺,很多蕃茄鐘 APP 功能太過複雜,其實我就是想把它拿來計時並讓我持續專心。在運作時你會發現:哇靠!30 分鐘好長,可以做好多事,本來一本書看兩個禮拜還在 30%,連續兩天都使用蕃茄裝看書就看完了,前面兩個禮拜都在看身體健康的,這就是提升效率的證據吧!

音效可愛(是咳嗽聲)以外還有白噪音可以選!!!!!咖啡廳、火烤、圖書館翻紙的聲音…etc,是一款圍繞著「讓你專心」的目標設計的一款 APP。有個很棒的功能,是可以記錄一天有幾個蕃茄鐘,了解今天的產出狀況,每天都要更進步一點唷!

2. GoodNotes | 課堂筆記/子彈筆記

GoodNote 我拿來做兩件事,快速的課堂筆記,然後可能會整理到 Notion 上;另外很重要的拿來做子彈筆記,這個 section 快速介紹,下次再拉一篇想詳細介紹子彈筆記怎麼寫,不然篇幅會太長。

  • 課堂筆記
新增筆記本/建立大綱/結合照片快速做筆記

Notion 可以建立多個筆記本,可以想像你帶著小叮噹的口袋,裡面可以掏出一堆筆記本(如上圖最左),以我的筆記本分類舉例:日記/自己發想的筆記/英文單字筆記/最近在研究 GA 的筆記等等。

提供加上大綱的功能,可以切換成大綱視角(如上圖中間),讓筆記一目瞭然,快速找到想要的內容;在做筆記的時候,使用科技工具的好處就是,優化傳統的筆記本,比較複雜的筆記需要繪圖什麼的我會使用相機功能直接附上圖(如上圖最右邊)。

  • 子彈筆記 Bullet Journal

「子彈筆記」你可以想像成自己跑「個人敏捷」的方法,每個人撰寫格式可能會不太一樣,依造各自的需求去做客變,市面上很多子彈筆記的解說大家可以上網了解一下,本篇不多做介紹,因為太有心得,下次會單獨拉一篇寫,創造子彈筆記的作者有出書 子彈思考整理術 ,寫得很詳細。

3. Notion | 人生的工作專案管理筆記本

Notion 鼎鼎大名,它的功能太多我只用到很基本的,但,足以。一開始會覺得有點複雜,但原因是 Notion 給的自由度太大,會覺得很難下手,以下幾個我使用 Notion 的目的:

  • 從專案管理的角度:
像 Trello 一樣可以做任務狀態標示

每天的 meeting 我會記錄在上面,並且可以立刻加入 to do list 的框框,做完可以劃掉,而且很快速的建立。最怕一些軟體功能很多但操作複雜,開會的時候大家都在看你表演軟體操作。

開會紀錄,提供 to do list 功能

進階專案管理功能,任務進度條,隨狀態自動調整:

這個功能是我之前看 Youtube 看到的功能,我沒有使用,大家有興趣的可以參考 教學影片

  • 彙整並分類工具/網站

時常在網路上看到大家分享哪個工具可以做競品分析,哪個些網站提供有質感又免費的圖片,這些通通可以彙整到 Notion。

我真的很喜歡標籤的功能,這讓現在需要閱讀的大量網路新知更容易被分類。這功能很強大,神人朋友居然用卡片的形式還做成了美食評論…可以參考神人朋友 Kyle 的 美食地圖

Kyle 的美食地圖
  • 課堂筆記或日記
課堂筆記

日記我就不方便截圖了,由於我是向上的小女孩(自己說)對滿多東西都很有興趣,會做一些網路課程的課堂筆記,每一個欄位都可以點擊是一個文件,可以加入超連結或是一些自己需要補充的參考文件。

用心記錄生活,觀察自己的進步

有些常用的 APP 也想放在一起介紹,雖然跟效率比較沒什麼關係,但是可以用很可愛的方式紀錄自己的生活,在 review 的時候也會發現自己的生活很精彩,比想像中的有趣。

1. MOODA | 心情紀錄,不讓小小哀傷扭曲美好記憶

這款 APP 我拿來記錄我的每日心情,用簡單的表情符號用每天不到一秒的時間做紀錄,選擇當天的情緒,包含難過、開心、平淡、生氣…等等,這樣可以一目瞭然的知道每月情緒,要優化自己當然要從了解自己開始呀!

人真的是選擇記憶的動物,尤其難過的事情記得特別清楚,自憐自艾覺得自己是世界上最倒霉的人,但觀察下來發現,咦?我的生活其實滿開心的 😂 不要因為兩三天的負面情緒扭曲了你對人生的看法,人生起起伏伏,精彩死了。

2. 直播讀書 | Work alone together

Estudiar Derecho’s REAL TIME study with me(with music)

這聽起來很詭異,但這真的有市場,目標族群是我是我,看一下觀看次數跟按讚次數,就知道有多少想努力又不想打扮出門又有人群恐懼又害怕孤獨的人。大家有興趣可以去直播讀書,我會是忠實粉絲的。

想像一下:沖一杯濃縮配上威士忌佐半杯冰塊,頂著大素顏,拿著 3m 標籤貼紙跟螢光筆寫寫畫畫的,知道這世界某一處有人跟你一起在努力,這感覺三個字形容:「Work alone together」。

推薦:

1. Estudiar Derecho REAL TIME study with me (with music) #3
2. TheStrive Studies STUDY WITH ME (with music) 2.5 HOURS POMODORO SESSION!
3.  和小巧一起在剑桥学习 #1

以上是我在提高自己專注力以及生產力的路上使用的一些方法跟工具,如果有的方法或工具也請大家不要吝嗇跟我說,我非常渴望的想知道。

作者:Jessie Chang

擁有豐富產品管理、專案管理經驗,自稱敏捷工作法專家,對於如何高效工作有自己的一套見解,曾任職於 Synology、Gogoro、RealD 與 Klook。

(本文經原作者 Jessie Chang 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈2020 提升個人工作效率的方法及工具:音樂/免費軟體工具/網頁 plugin〉;意投稿者可寄至:[email protected],經編輯檯審核並評估合宜性後再行刊登;首圖來源:unsplash)

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