【看到紅點就手癢?】史丹佛教授用心理學解釋:為什麼你會忍不住想打開 Email

【我們為什麼挑選這本書】工作的時候常常被時間追著跑嗎?你每天又都花多少時間在處理電子郵件上呢?《專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注》一書從心理學的角度,解釋我們如何看待電子郵件,並提出實用的技巧,教你如何不被信件轟炸。(責任編輯:賴佩萱)

電子郵件對現代員工來說是個詛咒。簡單的計算就可以揭露問題有多大,坐辦公室的人平均一天要收到一百封的訊息。一封信花上兩分鐘的話,這樣每天總共要花費三小時又二十分鐘。如果平均而言,一個工作天是九點到五點,扣掉午休的一小時,那麼電子郵件幾乎吃掉了半個工作天。

你每天花多久時間在處理信件?

但是實務上來說,這個數字仍然非常保守,因為這三小時二十分鐘並未包括從查看電子郵件之後重新回到工作,這中間會浪費掉的時間。事實上,《全球資訊管理期刊》上發表的一篇研究發現, 辦公室人員在查看電子郵件後,平均花費六十四秒來重新讓自己回到工作狀態裡 。而考慮到我們每天會查看各種裝置,次數上百,這些時間還會再往上加。

我怕你認為把時間花在電子郵件上是值得的,《哈佛商業評論》上有研究人員已經得出了結論,職場上毫無意義的電子郵件數量多到令人驚訝。談到經理人們花在電子郵件上的時間時,他們估計「百分之二十五的時間都花在閱讀根本不該被寄給那位經理的郵件上,而百分之二十五的時間則是花在回覆根本不該由他們回覆的信件。」也就是說, 們花在電子郵件上的時間大概有一半就跟數天花板上有多少裂痕一樣 ,非常有生產力呢!

E-mail 的「不定性」,讓你每分每秒都想查看

電子郵件大概是所有習慣性產品之母,一方面,它會提供不同的回饋,如同心理學家 B.F.史金納著名的發現,在養成並鞏固鴿子的習慣時,如果給予牠們的獎勵是不定時的,鴿子會更常去啄把手;同樣地,電子郵件的不定性讓我們一直去查看、去啄食。

電子郵件會帶來好消息和壞消息;可能是令人振奮的消息,也可能是無聊透頂的瑣事, 這些不確定性提供了一個強烈的吸引力,讓我們想知道下次查看收件匣的時候可能會發現什麼 。結果就是,我們不停地點擊和下拉來刷新頁面,好平息預期心理帶來的不適感。

再者,我們有一個強烈的傾向,要去進行報答—也就是對別人的行為,做出相同的回應。有個人說了「哈囉」並且伸出手來跟我們握手,我們會感覺到一種衝動,要給予他回應—不這麼做的話,就會違反一個很強力的社會常態規則,也會顯得很冷漠。

想減少收到的信,就得減少自己寄出的信

但是,就像生活中有很多事情,讓我們付出的時間和注意力皆超乎預期,我們也可以讓電子郵件在我們的掌控之中。我們可以在工作模式當中運用一些技巧,好消除電子郵件這種磁鐵似的、不健康的吸引力。

我們花在電子郵件上的時間可以被拆解成一個方程式,我們每天花在電子郵件上整體的時間(T)是一個函數,其組成是所收到的訊息總量(n),乘以每一則訊息所花費的時間(t),也就是 T = n × t。

要減少我們每天花在電子郵件上整體的時間,我們必須去調整 n 和 t 兩個變數,首先,我們先來探討減少 n 的方法,也就是減少所收到的訊息總量。

由於我們進行報答的這種傾向,當我們送出一個訊息時,收件者很可能就會回覆,也讓這個無止境的循環延續下去。這相當顯而易見,但是我們大部分的行動都跟這項基礎的事實不一致,我們對於提供報答和回應的需求是這麼的強烈,讓我們在收到信之後就迅速回覆。

大部分我們寄出和收到的電子郵件都不是緊急的事。但 想要獲得不定時的回饋,這是我們大腦的弱點,讓我們對待郵件時,無論是什麼形式的郵件,每封信彷彿都是很緊急的事件 。這種傾向讓我們時不時就去查看、回覆,並且在想到任何要求時立刻大聲嚷嚷,而這些都是錯的。

訂下辦公時間處理寄件人的問題

以我的例子來說,我每天都會收到數十封信,想要跟我討論一些跟我的書或文章有關的事情。我熱愛跟讀者們進行交流,但是如果我每一封信都回,我就沒時間做其他事了。為了減少我收到和寄出的郵件,我安排了「辦公時間」,讓讀者可以在我的網站上跟我預約一個十五分鐘的時段。

下次你在電子信箱中收到一個不急的問題時,試著這樣去回覆:「我週二和週四的下午四點到五點這段時間已經保留起來了,如果到那個時候,這個問題依然存在,請過來我們一起更進一步地討論。」你甚至可以架設線上的行事曆工具,像我一樣,讓大家可以自行預約時段

透過要求對方等待,你等於是給了他們自己找到答案的機會 —或者,很多時候狀況會是,有其他更優先的事情,在其之下,原本的問題就這樣消失了。

但是,如果寄件者無法自己搞定,還是需要針對問題進行討論呢?那更好!困難的問題當面處理絕對比起在電子郵件裡處理更好。

善用「推遲發送」的信件功能

基本原則就是: 要減少收到的信,關鍵就是減少寄出的信 ;接著,有件事值得去思考一下,在寫好一封信之後,等一段時間再寄出,這點可以讓像乒乓球似來回往復的電子郵件慢下來。畢竟,是誰規定每封信都一定要一寫好就寄出?

與其匆匆擠出一封回信並且立刻按下送出鍵,Microsoft Office 這類的電子郵件程式或是 Gmail 上的 Mixmax 都可以讓我們延遲發送。每當我在回覆信件的時候,我都會問自己:「這個人最晚什麼時候需要拿到答覆?

推遲發送不只是給了事情一些緩衝時間,讓問題可以用其他方式解決,同時也減少了在不想收信時,收到郵件的狀況 。例如:星期五下午,你可能正在愉快地清空自己的收件匣,把信件推遲到星期一再發送,讓你不至於給同事造成壓力,也保障了你的週末時光,不會被這些讓人緊繃的回信給打擾。

刪除你不需要的訊息

最後,要減少來信,還有一個非常有效的方法。每天,我們都會被大量的垃圾信、行銷信件和電子報給瞄準,其中有些對我們是有用的,有些則否。

要怎麼停止收到那些我們再也不想看到的信呢?如果這是一份你曾經訂閱的電子報,但是現在已經不再需要了, 你最佳的選擇就是點選信件底部的「取消訂閱」按鈕 。作為一個撰寫這類電子報的人,我可以告訴你,電子報的作者希望,如果你不再需要,就取消訂閱。訂閱名單上每多一個電子郵件地址,就需要向電子郵件系統的供應商付出更多的費用,因此我們比較喜歡寄給那些,覺得這封電子報對他們有用的人。

批次處理比時不時查看更有效率!

接下來讓我們來看第二個變數 t,花在撰寫信件上的時間。 愈來愈多的證據顯示, 與其時不時去查看一下你的郵件,批次處理要來得更有效率,也比較不容易引起壓力 。這是因為我們的大腦在轉換任務的時候需要時間,所以最好是專心地一次把信都回完。我知道你正在思考一件事情—你不可能等一整天才去查看一次收件匣,這一點我懂,我也得時不時檢查一下我的信箱,好確保沒有那種真的很緊急的狀況。

你看看這個是不是聽起來很熟悉:一個圖示跳出來,告訴你你有新郵件,所以你點了它,開始在收件匣裡面滑動,同時,一旦進到收件匣,你開始一封接著一封地讀,好確認有沒有哪些內容需要立即回覆,並且把那些不急的信件留待下次。同一天,過了一會兒,你打開信箱,已經忘了你之前讀過的那些信裡確切是什麼內容,所以你再點開一次,但是你沒空回覆全部的信;再晚一點,傍晚時分,你又再度把那些信看過一遍。

依照「該回信的時間」為每封信貼上標籤

從時間管理的角度來看, 電子郵件最重要的地方在於,有多緊急需要給予回覆? 因為我們會忘記寄件者需要在什麼時候收到回覆,我們會浪費時間再次重讀訊息內容。

這種瘋狂情況的解法很簡單:每一封信都只要碰兩次就好了。第一次是打開信的時候,然後, 在關掉這封信之前,先提出這個問題: 什麼時候需要回覆這封信?替每封信貼上「今天」或「本週」這些標籤,這個做法在每封新郵件上面都加註了最重要的資訊,也替我們第二次(也是最後一次)打開它的時機點做好準備 。當然,對於那些超級緊急,「請立刻回覆我」這類型的信件,就直接回覆吧!而完全不需要回覆的信件則是需要立刻將其刪除或是封存。

這種依回覆的時間點加標籤的方法可以解放你的大腦,不再被分心束縛,因為你知道,你只需要在你時間箱式的行事曆上面,已經分配好要來做這件事的時候回信即可。

(本文書摘內容出自《專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注》,由 時報出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。)

你可能會有興趣


科技報橘 LinkedIn 上線!

最新科技產業動態、技術新突破、專業職能技巧提升 ....... 鎖定 TO  LinkedIn 專業品牌,提升職能與產業 Know-how,躋身產業菁英之列 https://www.linkedin.com/showcase/techorange

點關鍵字看更多相關文章: