【為什麼我們挑選這篇文章】主管階級每天都有開不完的會議嗎？ 常常因為會議犧牲掉吃飯時間，甚至沒辦法處理自己的事情嗎？電子郵件平台 Superhuman 創辦人 Rahul Vohra 發現許多 C level主管曾被會議安排困擾，因此他提出一套「交錯式行事曆」解方，重新定義會議安排模式。（責任編輯：何泰霖）
擔任管理階級的人，時常會遇到這樣的困境：底下員工遇到了各種零星的問題，需要向你請示，或是安排許多的小會議討論報告，導致一週內分散的小會議，讓大的計畫無法順利推動，主管自己也沒有時間專注處理需要深入的高階工作，時間被零碎的事務分割導致效率出現問題，專家透露若能導入「交錯式行事曆」思維，或許能有效增進工作效率。
大腦能一心多用？ 專家：多工會讓注意力受影響
我們時常講的「一心多用」，就是指能夠一次處理多個任務，在學術上也稱為「任務切換」。這個觀念其實已被推翻，曾有專家指出一心多用其實會阻擋資訊流入短期記憶，資料沒有進入短期記憶，就無法轉往長期記憶來供存取，也就是說一心多用會降低我們完成工作的能力。
史丹福大學神經科學家 Eyal Ophir 也解釋，「人類不能真正做到一心多用，我們只是在任務切換，在不同任務之間非常快速地切換。」雖然會覺得像在一心多用，但是大腦無法同時專注於兩件事情。此外，在注意力來回切換的時候，表現會受到影響。
若用「大腦無法專注於兩件事情」的觀點來看，每天處理龐雜的混合式問題可能會讓工作效率降低，而電子郵件平台 Superhuman 創辦人 Rahul Vohra 發現了這個問題，並提供了一套安排一週會議行事曆的新思維。
「交錯式行事曆」 層層拆解問題，增加任務處理效率
Vohra 介紹這套工作安排法為「交錯式行事曆」（staggered calendar），也就是將低層級（一對一）會議安排在高層級（大團體）會議的前一到二天，例如團隊在週三有團體會議，那就將一對一的小會議集中安排在週二；又或者公司報告是以團隊方式進行，就請團隊在週一進行一對一討論，週二進行團體會議，週三向主管報告。
採用這種交錯式行事曆有兩大好處，第一個是加速公司內的資訊與知識流通，當公司規模漸漸增加，資訊流通的速度也變慢，例如週一發生一件需要處理的任務，先從基層員工與主管進行一對一的討論，萬一解決不了，就在週三與高層管理階級再次商討決策，如此一來，整個任務就能在兩天之內完成，增加事情處理的效率。
第二個好處是，問題可以被一層一層拆解。身為管理階層的大麻煩之一，就是被底下鬆散的小問題困住，導致大目標無法解決。只要採用這套交錯式的行事曆，可以讓問題在週一的一對一會議時被發現，週二團隊則可就問題來討論，通常到了週三團體會議時就能提出相對的解決方案。
找回 C level 主管遺失的時間，每週多 10 小時處理公事
當 C level 主管階層將會議時間交錯安排管理後，週一、週二就能先處理管理階層的事情，週三一次把團體會議問題處理完畢，週四、週五也可以拿來執行一些需要深度思考、全神貫注的工作。
Vohra 透露，這種交錯式行事曆大大增加了他的生產效率，透過將會議照著順序集中安排，讓他每週增加 10 個小時的有效工作時間。同時他提到，過往在安排會議時，每個會議到每個會議之間差不多有 5-10 分鐘的空檔，這些時間很容易就消耗成為一整天的空窗期，如果採用了這套交錯式行事曆，就能更有效減少工作上的停機時間。
參考資料
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