還在週一開團體會議嗎?管理階級必學「交錯式行事曆」,找回浪費的 10 小時!

【為什麼我們挑選這篇文章】主管階級每天都有開不完的會議嗎? 常常因為會議犧牲掉吃飯時間,甚至沒辦法處理自己的事情嗎?電子郵件平台 Superhuman 創辦人 Rahul Vohra 發現許多 C level 主管曾被會議安排困擾,因此他提出一套「交錯式行事曆」解方,重新定義會議安排模式。(責任編輯:何泰霖)

擔任管理階級的人,時常會遇到這樣的困境:底下員工遇到了各種零星的問題,需要向你請示,或是安排許多的小會議討論報告,導致一週內分散的小會議,讓大的計畫無法順利推動,主管自己也沒有時間專注處理需要深入的高階工作,時間被零碎的事務分割導致效率出現問題,專家透露若能導入「交錯式行事曆」思維,或許能有效增進工作效率。

大腦能一心多用? 專家:多工會讓注意力受影響

我們時常講的「一心多用」,就是指能夠一次處理多個任務,在學術上也稱為「任務切換」。這個觀念其實已被推翻,曾有專家指出一心多用其實會阻擋資訊流入短期記憶,資料沒有進入短期記憶,就無法轉往長期記憶來供存取,也就是說一心多用會降低我們完成工作的能力。

史丹福大學神經科學家 Eyal Ophir 也解釋,「人類不能真正做到一心多用,我們只是在任務切換,在不同任務之間非常快速地切換。」雖然會覺得像在一心多用,但是大腦無法同時專注於兩件事情。此外,在注意力來回切換的時候,表現會受到影響。

若用「大腦無法專注於兩件事情」的觀點來看,每天處理龐雜的混合式問題可能會讓工作效率降低,而電子郵件平台 Superhuman 創辦人 Rahul Vohra 發現了這個問題,並提供了一套安排一週會議行事曆的新思維。

「交錯式行事曆」層層拆解問題,增加任務處理效率

Vohra 介紹這套工作安排法為「交錯式行事曆」(staggered calendar),也就是將低層級(一對一)會議安排在高層級(大團體)會議的前一到二天,例如團隊在週三有團體會議,那就將一對一的小會議集中安排在週二;又或者公司報告是以團隊方式進行,就請團隊在週一進行一對一討論,週二進行團體會議,週三向主管報告。

採用這種交錯式行事曆有兩大好處,第一個是加速公司內的資訊與知識流通,當公司規模漸漸增加,資訊流通的速度也變慢,例如週一發生一件需要處理的任務,先從基層員工與主管進行一對一的討論,萬一解決不了,就在週三與高層管理階級再次商討決策,如此一來,整個任務就能在兩天之內完成,增加事情處理的效率。

第二個好處是,問題可以被一層一層拆解。身為管理階層的大麻煩之一,就是被底下鬆散的小問題困住,導致大目標無法解決。只要採用這套交錯式的行事曆,可以讓問題在週一的一對一會議時被發現,週二團隊則可就問題來討論,通常到了週三團體會議時就能提出相對的解決方案。

找回 C level 主管遺失的時間,每週多 10 小時處理公事

當 C level 主管階層將會議時間交錯安排管理後,週一、週二就能先處理管理階層的事情,週三一次把團體會議問題處理完畢,週四、週五也可以拿來執行一些需要深度思考、全神貫注的工作。

Vohra 透露,這種交錯式行事曆大大增加了他的生產效率,透過將會議照著順序集中安排,讓他每週增加 10 個小時的有效工作時間。同時他提到,過往在安排會議時,每個會議到每個會議之間差不多有 5-10 分鐘的空檔,這些時間很容易就消耗成為一整天的空窗期,如果採用了這套交錯式行事曆,就能更有效減少工作上的停機時間。

參考資料

(本文提供合作夥伴轉載;首圖來源:Pexels)

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