【辦公室 Google Drive 達人是你】學會這 7 個隱藏版功能,文件處理效率大加倍


工欲善其事,必先利其器。Google Drive 是現代工作者的必用工具,但卻少有人把它用得淋漓盡致,Google Drive 其實藏有許多不說沒人知道的實用技巧。把以下 7 點秘招學起來,讓文件處理效率十足,原本要 1 小時的工作,只要 5 分鐘解決。

1. 內建文件翻譯功能

Google Drive 內建 Google Translate 功能,只要開啟 Google Doc 點選工具(tool)下方的翻譯文件(Translate Document)即可翻譯。

更棒的是,可選擇的語系不只英文、西班牙文、韓文、日文,只要 Google Translate 能翻譯,文件就能數秒內轉為該語言,但使用者需注意,翻譯內容還會稍有不順,建議還是自己潤試過一次比較好。

2. 硬碟容量從 15G 變無上限

雲端硬碟上限 15 G 根本不夠,但據《Business Insider》指出 ,如 Google Doc、Google Sheets 等 Google 檔案在雲端硬碟裡是不佔空間的。

換句話說,只要使用得當,這小小 15 G 容量可存放超過 100 G 的檔案。所以在此建議各位使用者,都使用 Google Doc 作業,別存 Word 檔上雲端了。

3. 不用跳離檔案,也能查資料

打開任何雲端硬碟的檔案,點選工具下方的 Explore 功能。以 Google Doc 為例,文件右方會出現搜索區域,Google Drive 此時會從檔案裡尋找關鍵字,並且協助找尋不同關鍵字的圖片、網址等,無需跳轉至 Google 搜尋引擎就能做到。

4. 一鍵整頁截圖,直接上傳 Google Drive

截圖功能需要下載一個外掛程式,叫做「Save to Google Drive」。

操作十分簡單,只要進入需要截圖的頁面,並且點選右上角的外掛圖示,頁面將即刻開始整頁截圖,並且上傳 Google Drive。若擁有兩個帳號的使用者,外掛將詢問要上傳至哪一個帳戶。

方便的是,系統會詢問用戶是否需要改名,或是因為截錯頁面需要移至垃圾桶。

5. 超方便!一秒圖片轉成文字

雲端硬碟中具備圖轉文的辨識功能,用戶只需將圖片上傳雲端,並且右鍵選擇「Open with」(以…… 打開),選擇 Google Docs。

系統將一秒把圖中文字、格式轉成可編輯的文字檔,節省使用者輸入資料、建置表格的大半時間。此外,系統也會將圖片上傳至文件方便用戶重複確認。

6. 找不到引用網站?Google Drive 幫你搜

這個功能對一個編輯、記者來說最有感。常常找資料的過程中網頁開開關關,用戶會忘記引用的文字是來自哪個網頁,只好再花時間重新搜尋。但 Google Drive 早就內建連結搜索功能,只是沒有人真的注意到。

用戶只要到填入超連結的欄位(右鍵+Link)中稍等一下,Google Drive 即會推薦跟選擇文字類似或符合的網址,提供作為參考。

除此之外,Google Drive 也提供「搜尋更多」(Find more)的功能,讓想放置超連結卻沒有想法的用戶擁有更多選擇。

7. 辨識聲音轉成文字,會議記錄就靠它了!

工作中時常需要處理把影音寫成逐字檔,或是做會議記錄的時刻。此時,用戶即可使用 Google Drive 中聲音轉文字的功能。

Google Doc 中,選擇工具中的「Voice Typing」,並且點選圖示上的麥克風。這時用戶需確保電腦的麥克風是打開並且允許 Google Doc 使用的。接下來,所有收入的聲音就會轉成文字。小編我親自實驗,準確度挺高的。

以上就是 7 點 Google Drive 的暗藏使用秘笈,無論是任何行業都能輕鬆上手,並且高效應用。趕緊收藏起來複習複習吧。

參考資料:

Business Insider

(本文提供合作夥伴轉載,首圖來源:Google Drive 官網 。)

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