所以,商業分析師在做什麼?求職者們注意了

圖片來源:Hunters Race on Unsplash

文/宋柏陞 

【為什麼我們挑選這篇文章】近期商業分析師 Business Analyst 是相當熱門的職業,許多商管學院、工程師人才也會為了成為商業分析師而出國深造。不過,商業分析師並不是會 coding、懂 data、會分析就好,更要融會貫通,才能真正替公司帶來正面影響力。

本文作者整理自己在三間企業擔任商業分析師的經驗,點出 BA 的角色、責任、影響力、甚至申請前的注意事項,希望對未來有志成為商業分析師的讀者們有所助益。以下為作者第一人稱敘述。(責任編輯:呂威逸)

看到 PTT 這篇才知道原來現在去美國念 BA 有這麼夯,回想四年前本來也是以 Michigan State Master of Business Analytic 為目標準備 GMAT & TOFEL,結果三戰 GMAT 分數還是不夠理想,只好先出來找工作,沒想到誤打誤撞卻來了新加坡,並轉職成當年夢寐以求的 BA。

開始擔任 BA 後的日子裡我從一間 Agency 跳到了旅遊獨角獸,現在則是準備加入一間荷蘭的支付公司,雖然說產業跟公司規模都大不同,但也讓我發現 BA 是個很有意思的工作,除了每天都有新挑戰之外,在工作中所接觸的對象幾乎橫跨所有的團隊(尤其是新創公司),儘管 BA 不像是 Sales 能夠四處跑,但工作本身也絕對不會無聊,加上幾年前 Big data 大爆發之後,大部分的公司也開始意識到數據的重要性,如果能在這時候搭上 BA 或是其他數據相關工作的的熱潮幫助公司進行數位轉型(digitial transformation)我覺得對職涯發展都還是很不錯的經歷,底下我會分享 5 點我對 BA 的觀察,對 BA 有興趣的人也可以看看是不是適合自己。

1. 身為 BA 你該永遠記得—「不要變成 Data ATM」

一般來說,BA 能接觸到的人和數字都非常的廣,從員工 KPI 一直到公司大大小小的數字都有機會碰,在這樣的生活中,收到同類型的需求早已是見怪不怪,甚至有時只是因為日期不同就得重做一次報告,但若每次收到需求就重做一次,那本質上你的工作還是不斷的重複相同的事情而已。所以如何讓自己的努力不要白費,從中想出更聰明的辦法,我認為也是 BA 該練習的事情。

還記得剛加入 Klook 的時候,Analytics team 處理的需求都是零碎的而且沒有延用性,所以時常花了一大堆的時間幫各部門抓數據,在不加班的前提下根本沒有時間做自己的 project,久而久之老闆也不知道你在忙什麼。

發現這問題之後,我們意識到我們必須開始做一些「只有 BA 能做的事情」,於是和 Data engineer team 引進了 Tableau 並一起提升公司的 data visibility。將以前那些 one-off 的需求整併成一個 customisable 的 dashboard 並設定不同團隊的權限讓大家一打開就能馬上看到自己所需的數據,最後成功取代了過去大量重複性很高的 report 以及沒有意義的需求討論時間。

2. BA 的影響力—「這大概是 BA 最吸引人的地方」

BA 的影響力可大可小,尤其在這個人人都把 Data driven 掛在嘴邊的時代(笑),公司的任何一位員工/老闆找上分析師都是一件很正常的事,而且一般情況下公司的分析團隊規模也不會像 BD 或 Marketing 那樣龐大,所以每個分析師都能夠有相當的影響力。我在 Klook 的時候,BA 除了固定和 Data engineer/Data science team 開會之外,和 BA 合作過的團隊橫跨 BD/Ops growth/Marketing/Product 部門;層級從 CEO、 manager 到各國家 Local 的 BD team。而沒有開會的時間就是想辦法建立新的 Data practice 或提出一些新的 insight,可以說沒有一天例外。

在這樣的工作環境下,身為一個同時兼顧 Business 和 Data analysis 之間的角色,BA 會有大量的機會訓練自己「見人說人話,見鬼說鬼話」的能力。舉例來說:你不能夠期待一個 planning team 的 VP 會看聽的懂你為什麼是這樣寫你的 SQL query;也不能覺得 Data engineer 就該理解為什麼 Business team 要求看一些很難拿到的數據;更不用想說你要拿一個充滿細節的 slide 報吿給你的 CEO 看,因此能不能用對方聽得懂的話,去告訴他不懂的事情就很重要,越能夠將這能力發揮的 BA,在公司也就能產生越大的影響力。

3. BA 的責任—「幫公司創造 revenue 很好,但改善效率也很重要」

身為 Data 和跟 Business 之間的橋樑,BA 必須有能力將複雜的數據轉化成 Business impact,這裡的 impact 指的不一定是 revenue 這種可量化的指標,也包含一些流程的改善,或是一些 data practice 的建立。

以前還在航空公司客服部門做分析的時候,整天都在想怎麼樣用 Data 幫公司節省成本,但實際上客服早已是個相對成熟的產業,不論是人力配置或是客服系統市面上早就有很好的系統能管理,所以並沒有太多能夠發揮的地方。直到有天發現客服人員流動性很高的這個現象我才想到:

「如果我們有一套能提高客服解決客人問題效率的方法,那豈不是在管理上會很有幫助?」

於是我把資料庫所有的通話數據進行分類並計算平均通話時間(例如:行李丟失、改機票時間、兌換里程… etc, 當時為了排除 outlier 拉高平均的情況,最終採用了中位數計算),最後再依照員工年資設定 benchmark,並設計了 Tableau dashboard 讓 manager 能夠很快找到每個客服人員擅長與不擅長接的電話並針對性地去訓練,雖然這整個 project 沒有減少實際的人力成本,但客服中心的 service level 卻顯著提高,在管理上也提高了效率。

4. 申請 BA 的時候該注意什麼—「先練好技術,再來想 BA」

如果你曾經在 Linkedin 上搜尋過「Business Analyst」,應該就會發現 BA 是蠻熱門的職缺,原因是只要任何有用到數據解決問題的工作都可以叫做 business analysis 所以很多人都覺得自己可以勝任 BA,而很多公司也都認為只要是跟數據相關的工作找個 BA 來就對了,但實際上這些 BA 的工作卻可能相差甚遠。

跟身邊的分析師朋友討論過後,我們認為底下四個技能是一個好的BA該具備的基本能力,有興趣的人可以參考看看:

1. SQL
必備,必備,必備

2. Visualization
Tableau/Power BI/Looker

3. Python/R (Optional)
Coding 需求會看 BA 在公司的定位,所以 BA 不一定要會寫 code

4. Excel/Google Spreadsheet 

以上的技能會因為公司不同導致比重不同,有些公司也會額外要求 BA 要會一些行銷工具像是 Google analytics,但目前觀察下來大都只是加分項,所以想申請 BA 的人可以先從上述四個硬技能下手(如果想找尋學習資源,歡迎參考我的 Linkedin 證照區

有順利拿到面試的人,首先要認清 BA 的工作內容就是無法被清楚定義,因此在面試的時候我建議不要請面試官給你一個很具體的方向,因為他真的很難給你一個明確的答案,我會推薦用以下的題目取代:

1. Analytics team 成立多久了?這次的招募是替補還是擴編?

如果才剛成立,可以猜測的是你會著重在 Data visibility 的提升、建立 roadmap 以及跟老闆討論未來分析團隊的走向;相對的,如果是已經成立一段時間,應該就會著重在 project management 或思考新的 business insight。

2. Analytics team 使用的工具有哪些?

原則上,在上述提到的四個技能裡面至少要有 2 個是每天都會使用到的,對未來的職涯會比較有幫助。

3. 你加入的是公司的 central analytics 團隊,還是各部門底下的 analytics team?

這題就直接牽涉到未來的工作將會是往「廣」還是「深」的方向發展。

4. Analytics 在公司的定位是什麼?

這題適合問層級比較高的老闆,因為公司重不重視數據是一個文化,原因是很多公司都認為 BA 只是個支援性質的角色,如果對方卡住或是覺得 BA 就是個 supportive 的工作,那建議你重新考慮。

可以發現光是第一頁的截圖,有在找 BA 的產業就包含銀行/保險/電商/外送,點開後也會發現要求的技能都不太一樣,所以找到適合自己的定位也很重要

5. 未來的 BA&總結

長遠來說,我認為 BA 最終會發展成 Business Analytics + Project Management 的角色,也就是除了分析能力以外也需要具備相當的專案管理能力,比較複雜的數據分析會交給 Data scientist 執行,BA 會成為公司最主要的 Data consumer,專注在用 Data 解決問題並提供 Business Insights,把數據變成會為業務帶來影響力 的工作。

會這樣說的原因是 BA 在長期與不同團隊的 stakeholder 合作溝通下,會很了解各團隊最在意的東西是什麼;另外在每天接觸各式數據報表的情況下,BA 也會很清楚公司現在的狀況以及未來老闆可能採取的行動;隨著 Data 在企業扮演越來越重要的角色,仰賴數據管理會成為趨勢,最終 BA 慢慢加進 PM 的身份只是必然的結果。

之前在江湖人稱 S 姊的分享會上看到這張表,BA 跟 PM 都被歸類在創新單位

最後分享一段我很欣賞的一個 BA manager 說的話:

如果你想每天輕輕鬆鬆上班不用帶腦袋,安安穩穩的做到退休,那你就絕對不要做 BA。因為你每天都會投入在不同的 project 思考怎麼去解決問題,絕對不會有兩天是重複的,曾經做過的分析也早就應該自動化或是應用在 business 上了。

BA 也必須要比其他職位更快了解 business,加上處在這個人人都在喊 big data 的時代,隨時都有新的知識或是工具得去學習,單靠學校的知識一定不足夠讓你在這行業生存,因為你幾年前學的東西,已經沒人在用了!

換言之,你要有長期學習的心態,不斷在空閒時間去學習新的知識,才能在這行業長期立足。

作者簡介:
宋柏陞 Tom Sung
退伍當天就飛來新加坡工作的台灣囡仔,現於一家金融科技公司擔任資深商業分析師。 長期關心資料分析在各種產業上的應用,並始終相信 Data 始終在企業裡扮演關鍵性的角色。休閒時間除了嘗遍島內各個角落的 brunch 之外,偶爾會彈彈鋼琴或與朋友一起旅遊,目標是 30 歲以前走完東南亞所有的島嶼們。

(本文經原作者 宋柏陞 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈所以,商業分析師在做什麼?〉;意投稿者可寄至:[email protected],經編輯檯審核並評估合宜性後再行刊登。)

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