同事相互指責、專案錯過死線、人人都是獨行俠,主管該如何解決「團隊崩壞三跡象」?

【我們為什麼挑選這篇文章】當新創公司開始成長,往往需要更多人才的加入,組織的運作模式就會從一人/幾個熟識的朋友,轉變為加入外部人力的團隊,此時有效的內部溝通扮演著很重要的角色,不只能建立更自由開放的討論氛圍來產生團隊向心力,也能協助所有同仁更有效率地達到團隊目標。

作為新創公司的大力推手,AppWorks 將透過本文說明新創團隊溝通不足的跡象,並提出改善建議。以下為 AppWorks 媒體公關總監李欣岳以其經驗分享。(責任編輯:賴佩萱)

任何新創得以持續壯大,需要有更好的人才加入,而不是每件事都要靠幾位共同創辦人親力親為。在與 AppWorks Accelerator 新創校友交流的過程中,我發現當新創招募的第一批員工加入後,不少團隊會陷入內部溝通不足的困境,花不少時間在內部同事之間互相掣肘,你卡我、我卡你,平白浪費了大好的潛力與商機。

個人作業→團隊協作,有效「溝通」是關鍵

「溝通不足」往往是一個過程,會以各種其他問題浮現,例如士氣低落、業績下滑、責任不清。對這個階段的早期新創來說,溝通不足的原因,瓶頸很有可能就是創業者自己。因為創業者已經習慣草創期的工作節奏,缺少與其他同事協作的意識與經驗,經常不自覺認為「講這麼多真浪費時間,還不如自己做比較快!」

身為創業者,如果你的同事與團隊開始頻繁出現下列幾種現象,歸根究底很可能就是溝通不足導致。

現象一:Deadline 僅供參考,但老是錯過

一位同事經常無法在 Deadline 前完成專案、工作,有可能是個人時間管理的問題,但如果是整個團隊頻繁錯過 Deadline,應該歸咎於溝通失敗。

建議可在內部採用線上專案管理軟體,例如 Trello,這可有助於消弭這個問題。如此可 確保每個人都能掌握每個專案的進度、時程、分工,讓大家知道誰應該在何時做什麼事情,也可即時追究拖延進度的責任,或是快速修正造成阻礙的問題,讓大家可以一起努力在 Deadlinle 前完成

現象二:互相指責、士氣低落

你的新創團隊,是否常因爲搞砸某件事、某個專案成果不如預期、無法準時完成某個計畫而互相指責?這很可能是因為同事不知道如何有效溝通。因為不管是互相指責或是士氣低落,都是負面能量逐漸累積的結果。

建議創業者,能 固定與個別同事安排 1 on 1 的時間,了解每個人的工作狀態與情緒 。尤其是多聊聊那些讓同事感到失望與挫折的人事時地物;或是鼓勵團隊多利用例如 Slack 這類的團隊溝通平台,請他們列出感到不滿、疑惑的問題,並盡可能透過透明公開的討論來找到答案。某種程度上,這些都是適度的負能量釋放,避免所有不滿與情緒,在超過某個臨界點而瞬間爆發。

現象三:人人都是獨行俠、不願提供 Feedback

即使一個人再有工作熱情、再樂意提供同事協助,但如果提出的建議與回饋,總是像石沉大海一般無法產生任何改變,很自然就會讓他開始獨善其身,覺得把自己的事情做好就夠了。這樣的冷漠氣氛,會快速在團隊內部擴散,變成一種溝通的慣性模式——閉嘴做自己的工作就好。

建議可建立讓同事們一起討論的機制。例如,與工作相關的文件,在 G Suite 中進行協作, 讓同事彼此可以留下評論或反應不同角度的意見,讓所有同事都能查看,並參與討論,以此逐步建立起同事們彼此給予回饋的團隊文化

有效溝通才能為團隊帶來正面效益

由於溝通不足或溝通失敗造成的負面影響,透過幾個簡單卻十分重要的步驟,可改善新創團隊成員之間的溝通,身為創業者,你很有可能會訝異這些小改變帶來的具體成果。

作者簡介:李欣岳(AppWorks 媒體公關總監)
負責媒體與社群溝通相關輔導。加入 AppWorks 前有 18 年媒體經驗,是台灣第一批主跑網路產業的記者,先後任職《數位時代》副總編輯、《Cheers 快樂工作人》資深主編、SmartM 網站總編輯。畢業於交大管科系,長期關注媒體產業變化,熱愛閱讀商業與科技趨勢、企業與人物故事,樂於與人交流分享,期許自己當個「Internet 傳教士」。

(本文經 AppWorks 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈三個團隊溝通不足造成的困境,創業者如何解決?〉。

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