「什麼文件都要蓋章」面對面、紙本溝通的企業文化,讓日本面臨難以遠端工作的抗疫危機

【我們為什麼要挑選這篇文章】「就算宣布在家上班,還是要去公司蓋章」日本上班族無奈的向媒體這麼說。

儘管為了防疫,日本政府呼籲盡量在家工作,但大部分的企業仍然難以落實,其中一大阻礙,就是「要去公司蓋印章」。傳統用印文化、紙本溝通、IT 遠端通訊部署程度低等等,都是疫情當前日本社會正在面臨的轉型危機。(責任編輯:戴慈慧)

為防止新型冠狀病毒(COVID-19,又稱新冠肺炎)疫情擴散,日本自 16 日起全國正式進入緊急狀態,在家上班(WFH)的人口比例提高後,低度科技使用者反而面臨另一場挑戰。對許多至今仍習慣以「傳真」傳遞資料的企業來說,旗下員工在家上班的重大難題之一就是缺乏快速的網路。

《美聯社》(AP)指出,許多日本人缺少在家工作需要的基本工具。對比印象中超現代的日本企業,有機器人、精良的設計以及許多電子玩意兒,其實日本在許多方面都面臨科技挑戰。

講求「面對面」感受的日本企業文化

專家指出,最大的阻礙是日本的企業文化。 許多公司至今仰賴傳真而非電子郵件,很多家戶也沒有安裝高速網路,還有文件寄送也必須要有當事人親自以「判子」(hanko,即日文中的印章)封印後寄出,因此對很多日本人來說,根本無法長時間遠端工作。

為何日本人在家工作的比例偏低?日本遠端工作的倡議者田澤由利(Yuri Tazawa)指出,其中一個因素是日本勞工不像美國勞工一樣,明確界定工作時間,因此許多公司期待自家員工能隨時保持連線,像一個團隊一樣運作。

田澤由利指出,但這次是攸關員工和其家人的生死之死,應該要立即改變這個狀況。她提出一個線上速成課程,教導使用者如何即刻開始在家工作,若在沒有個人筆電的情況下,也可以使用行動電話,田澤由利稱此為「假想的雲端辦公室」(Hypothetical cloud office)。

在防疫期間,許多國家的企業選擇透過「Zoom」開視訊會議,與會人員參與討論時必須登入,結束後登出。田澤由利提議,應該只用 Zoom 當傳聲筒,工作時間隨時保持暢通,這樣一來平時待在同一個空間工作的員工就會像在同一處上班一樣。她說,「遠端工作對於對抗新冠肺炎來說非常重要」

IT 技術不發達、靈活工作效率低

許多日本的大型企業,如豐田汽車(Toyota)、索尼電子(Sony)都已經宣布在家工作的相關政策。 對於遠端工作會出現問題的,主要是中小型企業,這在日本的經濟結構中佔比高達 70%。

提供免費線上會議軟體的日本董事培訓學院(The Board Director Training Institute of Japan)講師貝內斯(Nicholas Benes)企業管理專家畢恩斯(Nicholas Benes)表示,這個利潤出乎意料之外的低。

圖片來源:Unsplash

報導指出,日本缺乏最新的通訊技術(IT)系統,等同是對於形成靈活工作習慣、 辦公規則、以及辦法,以及對於遠端工作態度的發展停滯。這也是導致日本勞動生產率(labor productivity)相對來說較低的原因中。

畢恩斯指出,「遠端工作需要管理職的信任,並更多給予員工更多決策權,因為員工和老闆電子郵件或 Skype 確認往來,太過耗時。」

畢恩斯表示,日本企業仍仰賴能聞到、讀出空氣中的面對面互動細微差異,並在此過程中能用一般的方言表達意思。

高度仰賴傳真機通訊

在家工作的科技挑戰,除了企業文化之外、高速網路普及等問題之外,傳真機的使用率也是一個議題。 根據日本政府統計,1/3 的日本家庭裝有傳真機。

除非有像 SoftBank 這樣的具有前瞻性的公司對這種老式做法不滿意,否則很少會找到沒有辦公室的辦公室。 許多受人尊敬的機構都迴避電子郵件,並堅持僅通過傳真接收信息或其他文檔的請求。

也很難找到有一個日本公司沒有裝設傳真機,除了像是軟銀集團(SoftBank)這一類未來感十足、對於老舊作法看不慣的企業以外。許多備受尊重的企業傳遞訊息,或是申請資料時,都避免使用電子郵件,僅能透過傳真傳遞。

正因這束這些原因,所以即使在新冠肺炎疫情肆虐的時刻,搭電車通勤上班的勞工人數僅微幅下降,只比平時擁擠的車廂狀態緩和一點。

疫情肆虐日本,擠電車通勤者沒少

根據「YouGov」一項調查,一名英國市場研究員發現,近期疫情爆發期間調查的樣本之中,僅有 18% 的受訪者可以不用通勤到公司或學校。同時,調查顯示,有高達 80% 的日本民眾害怕染上新冠肺炎。

這項調查還發現,有近 70% 的印度受訪者待在家中。美國則有約 30% 受訪者可以落實在家上班。

一名日本男性上班族 Futoshi Takami 指出, 他直到 4 月中都仍須到公司上班,之後才被通知可以遠端工作。但是到目前為止,關於他這段期間該做什麼,公司給指引很少。 他說,可能很快會被指派參加線上課程。

這次經歷讓他重新思考職場上,將規定看得比人命更重要的模式。「我會花時間想想,什麼是我生命中真正想做的事」,他說。

(本文經合作夥伴 上報 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈遠端工作防疫時代來臨 挑戰習慣面對面、IT 技術落後的日本企業文化 〉。首圖來源:Unsplash, CC Licensed)

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