工作時很容易被網路分心?3 個步驟提升你的工作效率

【我們為什麼挑選這本書】每天你都花多少時間在網路上?而你完成的工作量與上網的時間有成正比嗎?

在《少才是力量》一書中,作者點出了現代人常常不知不覺在網路上消磨了大量的時間,到頭來卻沒完成幾樣工作,並提出一些方法教導讀者如何有效避免掉入「吞噬工作效率的黑洞」,讓我們有策略地使用網路,成為時間管理的贏家! (責任編輯:陳美羽)

如今,網路不僅是我們獲取資訊的工具,還成了許多人過生活的地方,我們在網上逛街購物、和人會面、溝通交流。我們在網上工作,也在網上玩樂;我們在網上消磨時光,也在網上做調查、做研究。

網路是吞噬工作效率的黑洞

網路有這麼多令人眼花撩亂的功能,難怪我們在網上辦事的時候,很容易沉迷於五花八門的網站,一不小心就浪費了一、兩個小時。網路是吞噬工作效率的黑洞,如果我們聽之任之,它甚至可能主宰我們的生活。

上網的時候,請充分發揮「少即是多」的力量。只有設定限制,才能事半功倍!只有學會設定限制、化繁為簡,才能在網路和實際生活中完成更多的任務。

【閃避黑洞 Step 1】覺察:追蹤瀏覽記錄

試試看,花三天時間追蹤你的瀏覽記錄。你可以用瀏覽器工具追蹤瀏覽記錄,然後就能清醒地意識到自己的時間是怎麼花掉的。

第一步是覺察,這是限制上網的關鍵。要簡化一樣東西,首先就得覺察到它。追蹤瀏覽記錄的過程可能會讓你大吃一驚,你會發現,自己用於處理郵件、瀏覽網站的時間要比想像中多得多。

追蹤瀏覽記錄能讓你一目了然,弄清哪些網站是自己的「時間殺手」。 也就是說,你花了很多時間泡在上面,但它們對實現目標毫無幫助,這些就是你需要限制訪問的網站。

【閃避黑洞 Step 2】警醒:制定計畫

覺察到這一點後,你就會有意識地做一些事。你需要有意識地制定上網計畫,而不是隨時隨地想上網就上網,忘乎所以,只顧玩樂。

「有意識地上網」就意味著要設定限制,帶著目的使用網路。 這不是說你不能享受上網的樂趣,而是說你必須時刻警醒,工作的時候就認真工作,玩的時候就好好玩。

你的上網計畫可能跟我的不一樣,因為每個人的需求都不同。不過,你也可以思考一下以下問題:

● 你真正需要的是什麼?你做的事必須用到網路嗎?你什麼時候需要使用這些網站?你需要在這些網站上花多少時間?

● 哪些網站是你用來娛樂的?你可以上這些網站,但需要限定時間,把它們視為對自己完成工作的獎勵。

● 你什麼時候需要認真專注地工作?什麼時候可以隨意瀏覽網頁,分分心也沒關係?

我建議你把一天的時間切成幾塊,一塊用來做需要專注的工作(離線),一塊用來寫郵件、發即時資訊、搞研究,或者做其他需要網路的工作,一塊用來休閒娛樂或上網閒逛。這會讓你更警醒、更明智地使用網路,同時也能完成更多的工作。

【閃避黑洞 Step 3】專注:學會離線工作

提高工作效率的最佳方法,就是在需要專注的時候離線。 例如,我在寫這本書的時候,就把家裡的網路切斷。這聽起來或許有點太激進,因為有些人無時無刻都離不開網路。但其實只要習慣了離線,你很快就能放鬆下來,充分享受不被干擾的大塊時間。

比方說,你當天的三項「首要任務」之一是寫報告或論文,需要先上網蒐集一些資料。那麼,你就得定下一段時間(例如 30 分鐘),牢記上網的目的(檢索和報告或論文有關的資訊)。蒐集完資料,你就可以切斷網路,埋頭寫報告或論文了。

很多人手上的任務都有部分需要上網蒐集資料或者跟別人溝通,但任務本身並不需要網路。 寫稿、畫圖、編輯和閱讀都屬於這類任務。如果你進行這些任務的時候沒有離線,那麼每隔幾分鐘就會有東西讓你分心:你會想到有郵件要發,有書要看,有歌要下載;你最喜歡的網站也不停地誘惑你去看。網路的誘惑無處不在,你會很難集中精力完成任務。

離線工作的小訣竅

離線能讓你排除雜念,專注於手上唯一的任務,進而完成更多的工作。下面是離線工作的一些小訣竅:

● 先在網上蒐集好資料,這樣開始工作後就不需要網路了。

● 排除一切干擾,斷開網路連接,這樣才能專注於手上的任務。

● 定個鬧鐘,試著在一段時間裡全心地投入工作。

● 如果你想到了一件需要上網做的事,先把它寫下來。你可以稍後再做,它會等你的。

● 考慮每天斷網一小時,在不連線的情況下工作。如果你覺得可行的話,也可以每個星期來個「離線日」。

● 如果有必要的話,你可以關掉 Wi-Fi,這樣就無法馬上連上網路了。

● 如果確實有必要的話,你也可以帶上筆記型電腦出門,找個沒有無線網路的僻靜地方繼續工作。

● 完成任務後給自己一點獎勵,允許自己上喜歡的網站逛逛,但千萬記得先完成任務。

你會驚訝地發現,自己竟然能完成那麼多工作。

(本文書摘內容出自《少才是力量》,由 今周刊 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Pexels。)

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